Как оптимизировать работу с контентом с помощью канбан-досок

Вы фрилансер или управляете командой контент-мейкеров и сталкиваетесь с трудностями: выгораете, не успеваете сдать задачи в срок, не можете организовать слаженную работу специалистов? Ваши проблемы решит внедрение канбан-доски. Как это сделать — читайте в пошаговом руководстве по внедрению метода для персональной и командной работы.

Что такое канбан

Канбан — способ планирования задач и управления проектами с помощью визуализации. Он состоит из трех элементов.

• Доски — основное пространство, которое объединяет все задачи вместе. Доска может быть реальной или электронной. Чаще используют виртуальные доски, которые позволяют вести совместную работу удаленно.
• Колонки — они делят доску и определяют этапы работы над будущими задачами. Количество и название колонок произвольное и зависит от особенностей проекта и задач в нем.
• Карточки — на них прописывают задачи и делают важные пометки к ним: сроки, ответственные за выполнение, бюджет и любые другие нюансы. Одна карточка — одна полноценная задача. 

Как работает метод

Канбан наглядно разделяет рабочий процесс на понятные шаги и превращает его в непрерывный поток. После того как задачи сформулированы, команда начинает двигать карточки по колонкам. При этом команда полностью контролирует этот процесс:

• определяет оптимальное количество задач в работе, чтобы сбалансировать свою нагрузку;
• находит в проекте слабые места и неучтенные задачи, чтобы оптимизировать работу;
• корректирует время на выполнение отдельной задачи или всего этапа, чтобы соблюсти сроки.

Канбан — практическое выражение философии гибкого подхода к управлению проектами Agile. В системе ценностей Agile люди и коммуникация важнее процессов, документации и плана, а единственным приемлемым результатом может быть только работоспособный продукт. Подход одинаково хорош для повышения личной эффективности или командной работы над проектами.

Польза канбана для персональной работы 

Если вы маркетолог, SMM или автор-фрилансер, канбан поможет расставить приоритеты, систематизировать работу, выполнить задачи в срок без переработок и выгорания. Разберем плюсы метода на примере доски для SMM-специалиста, организовав его работу за 3 шага. 

Шаг 1: разгрузим мозг

Для этого создадим доску и добавим на нее все текущие и планируемые задачи. Теперь вам больше не придется держать в голове все задачи, и вы можете быть уверены, что в процессе не забудете о чем-то важном. Достаточно просто взглянуть на канбан. 

Создать канбан-доску можно в разных сервисах: Trello, Jira, KanbanFlow, Todoist и других. В этом примере мы используем планировщик ЛидерТаск. Создайте и назовите доску. Выберите для нее цвет, он поможет ориентироваться между досками, если их будет несколько.

Добавьте в канбан первую колонку и назовите ее «неразобранное». Она будет сортировочным центром со всеми задачами. Отсюда вы распределите их по другим колонкам в соответствии с приоритетностью и степенью выполнения. 

Добавьте в «неразобранное» все текущие задачи: рабочие и личные, потому что их выполнение занимает время и требует планирования. Если вам нужно обновить портфолио, пройти обучение или провести встречу, обязательно создайте карточку с задачей. Чтобы не запутаться, присвойте каждому проекту или типу задач свой цвет. Добавьте к карточкам важные детали: изображение, описание, текстовую заметку, дедлайн и напоминание.

Шаг 2: выстроим систему

Для этого создадим дополнительные колонки, которые разделят задачи на этапы выполнения. Пройдя этот шаг, вы оцените объем работы и расставите приоритеты. Самый простой вариант — 3 колонки: «сделать», «в работе», «выполнено». Но вы можете создать любое количество колонок с удобным для вас названием. Распределите задачи по колонкам. Каждая карточка должна пройти путь от «неразобранного» до стадии «выполнено». Только тогда задача считается завершенной. 

Шаг 3: оценим нагрузку, установим лимит по задачам, спланируем сроки

Поработайте несколько недель, постоянно обновляя канбан: вовремя добавляйте карточки с задачами и перемещайте их по стадиям. Посчитайте, сколько в среднем карточек находится на стадии «в работе» и оцените, успеваете ли вы завершить задачи в срок. Следите за своим состоянием: приходится ли вам перерабатывать и отказываться от других дел в пользу работы. Если да, то вы переоценили силы. Уменьшайте количество одновременно выполняемых задач, пока не найдете оптимальное число — это будет ваш лимит. Планируя новые проекты, вы должны составлять график работы так, чтобы число задач «в работе» не превышало лимит. 

Канбан полезен для повышения личной эффективности. Он наглядно показывает объем задач и спасает от выгорания. С помощью канбана вы сделаете свою работу системной: определите оптимальную нагрузку, правильно установите дедлайны, научитесь планировать день. 

Польза канбана для работы в команде

Если вы работаете в команде, канбан сделает рабочий процесс наглядным и системным. Метод поможет найти в проекте слабые места и направит усилия всей команды на их устранение. Канбан повысит ответственность и вовлеченность сотрудников, потому что управлять задачами и предлагать идеи может каждый. С помощью канбана удобно управлять созданием контента. Организуем работу копирайтеров и составим контент-план с помощью канбан-доски за 4 шага. 

Шаг 1: продумаем и организуем рабочее пространство

Создадим доску и добавим колонки, отражающие этапы работы с контентом. Их количество и названия зависят от состава вашей команды и этапов, через которые проходит статья перед публикацией. Если кроме авторов есть редактор и дизайнер, то подойдет такой набор:

• у автора в работе;
• на редактуре;
• у дизайнера;
• ожидает публикации;
• опубликовано.

Добавим всех участников команды, ответственных за проект. Настроим для них роли и права доступа в соответствии с должностью и задачами. 

Шаг 2: сформируем список публикаций

Для этого создадим колонку «неразобранное». Мы составляем контент-план, поэтому в роли задач у нас будут темы для будущих публикаций.

Шаг 3: распределим задачи, согласуем нагрузку и сроки

Назначим ответственных для каждой публикации и дополним карточки важной информацией: прикрепим файл с ТЗ или референсы, оставим комментарий для автора. На этом шаге важно расставить приоритеты, они зависят от потребностей бизнеса или клиента. Чтобы наглядно обозначить приоритет для всей команды, используйте пометки: «срочно», «сдать до» или любые другие маркеры, обозначающие важность.

Совет: если публикации делятся на несколько рубрик, выберите свой цвет для каждой. Так вы сможете ориентироваться в объеме контента по каждой теме, просто взглянув на канбан.

Шаг 4: выстроим эффективную систему работы

Поработайте несколько недель, анализируя работу на каждом этапе. Оцените, с какой скоростью статьи проходят каждый шаг: от написания до публикации. Если на каком-то из этапов случается задержка, корректируйте нагрузку: 

• увеличивайте дедлайны; 
• привлекайте дополнительных сотрудников; 
• закладывайте на одну публикацию больше времени. 

Результат применения канбана — наглядный контент-план с оптимальными дедлайнами и равномерной нагрузкой на всю команду и каждого сотрудника. Кроме этого, канбан повысит вовлеченность команды, выявит зоны роста сотрудников и поможет улучшить их навыки. 

Как сделать работу в канбане эффективнее

Не ждите лучшего момента: начинайте работать с тем, что есть

Канбан легко внедрить в работу, потому что он быстро дает результат, не требуя серьезных изменений, знаний или навыков. Начинайте в любой момент: добавляйте все задачи на доску, визуализируйте рабочий процесс и подключайте сотрудников.

Управляйте работой в канбане, не бросайте процесс на самотек

Информацию на доске нужно обновлять: вовремя добавлять карточки с задачами и перемещать их по этапам. Без этого вы не сможете объективно оценить нагрузку, скорость выполнения задач и выстроить слаженную систему работы. 

Адаптируйте процесс под нужды проекта и команды

Гибкость — один главных плюсов канбана. У метода нет строгих правил по количеству колонок и жестких сроков на выполнение каждого отдельного этапа. Его главная задача — визуализировать рабочий процесс в удобном для вас формате. Поэтому смело удаляйте и добавляйте колонки, создавайте удобные отметки или комментарии к задачам, если они сделают вашу работу проще и удобнее.