Как составить ТЗ: даем подробную инструкцию

Статья обновлена 27.04.2024

Сегодня разберёмся с таким термином, как техническое задание. Что это такое? Как его правильно разработать? На что стоит обязательно обратить внимание? Ответ на эти вопросы важен, ведь именно от того, как составлено техзадание, во многом зависит результат работы. 

Если задачи сформулированы не точно, то и выполнены они будут соответствующим образом. Видение исполнителя далеко не всегда соответствует видению заказчика, поэтому в статье мы расскажем о том, как правильно формулировать свои требования и пожелания. 

Почему разработка технического задания так важна

Техническое задание (ТЗ) – это не просто формальность, а основополагающий документ любого проекта.

Почему же его разработка так важна?

1. ТЗ – это договор между заказчиком и исполнителем

• В нем четко прописываются все требования к проекту, его цели, задачи и желаемый результат.
• Это обеспечивает прозрачность сотрудничества и защищает интересы обеих сторон.
• ТЗ минимизирует риски разногласий, ошибок и недопонимания.

2. ТЗ – это инструкция по выполнению работы

• В нем детально расписывается каждый этап проекта, используемые технологии, сроки и бюджет.
• Это позволяет исполнителю ясно представлять себе объем работы и правильно спланировать ее выполнение.
• Заказчик же может отслеживать ход выполнения проекта и быть уверенным, что все идет по плану.

3. ТЗ – это гарантия качества

• В нем прописываются все характеристики конечного продукта, его функциональность, дизайн, производительность и т.д.
• Это позволяет заказчику получить именно тот продукт, который он хотел.
• ТЗ служит эталоном, с которым можно сравнивать результат работы.

4. ТЗ – это основа для дальнейшего развития

• В нем фиксируются все решения и наработки, полученные в ходе работы над проектом.
• Это позволяет использовать их в дальнейшем для разработки новых продуктов или услуг.
• ТЗ является ценным источником информации для будущих специалистов, которые будут работать над проектом.

5. ТЗ – это дисциплина

• Процесс разработки ТЗ заставляет все стороны проекта четко формулировать свои мысли и цели.
• Это учит мыслить системно и комплексно подходить к решению задач.
• ТЗ способствует повышению эффективности работы и достижению лучших результатов.

Помните: разработка технического задания – это инвестиция в будущее вашего проекта.

О стандартах написания технических заданий

Как писать ТЗ часто не знают даже те, кому по роду своей деятельности регулярно приходится ставить определенные задачи перед исполнителями. Главными требованиями здесь являются продуманность, чёткость и полная передача нужной информации. Но, не имея должного опыта, сложно реализовать задуманное, опираясь исключительно на заявленные требования. Для написания полноценного задания, необходимо знать стандарты разработки ТЗ, которые считаются общепринятыми и применяются во всех сферах деятельности.

В некоторых профессиях от кандидатов при трудоустройстве даже требуют знания ГОСТ 34 и/или ГОСТ 19. Например, это относится к таким профессиям как технический автор или системный аналитик. Речь идет о государственных стандартах, которые успешно применяются как образец оформления и составления ТЗ.

Важно отметить, что указанные выше ГОСТы относятся непосредственно к программным комплексам, поэтому применять их можно как шаблон технического задания на разработку ПО и тому подобных продуктов.

Для многих станет настоящей неожиданностью то, что ГОСТ 19 действует с 1980 года. Но, поскольку модель программного обеспечения не  подвергалась значительным изменениям, актуальность этого стандарта не теряется и сегодня.

В этой сфере деятельности, как и в большинстве других, есть свои азы и основы, которые остаются неизменными даже с течением времени и развитием новых технологий.

ТЗ на разработку ПО обязательно должно включать в себя такие пункты:

• Вступление
• Основа для разработки ПО
• Сфера применения
• Ключевые требования к ПО
• Обязательные требования к документации и к программе
• Технико-экономические показатели
• Этапы работы и их очередность
• Сроки и особенности приемки и контроля готового ПО
• Приложения

ГОСТ 34 принят на 10 лет позднее описанного выше стандарта. Нельзя сказать, что он сильно отличается от предшественника, но свои особенности у него точно есть. Пример оформления ТЗ согласно этому документу выглядит следующим образом:

• Общая информация о системе
• Назначение системы
• Информация об объектах, для которых создается система
• Ключевые требования к готовому продукту
• Этапы выполнения работы и особенности каждого этапа
• Порядок приемки готового продукта
• Этапы подготовки системы к вводу в действие
• Требования к программной документации
• Источники разработки

Нельзя сказать, что современные ТЗ пишутся исключительно по этим образцам – время внесло свои корректировки и появилось множество новых правил и рекомендаций. Но эти документы точно можно использовать как базу на проектирование ГОСТ-совместимого технического задания. Полностью следовать перечисленным требованиям необходимо исключительно в случае взаимодействия с государственными структурами. 

Что касается составления заданий для международных проектов, то здесь применяется стандарт  ISO/IEC/IEEE 29148:2018, разработка которого принадлежит Международной организации по стандартизации ISO. Как и в случае с ГОСТами, тут есть опорные пункты по составлению полного и качественного технического задания. Задание международного образца включает:

• Описание системы или продукта. Для кого предназначен объект и что пользователь может в нём делать.
• Технические характеристики: производительность программы, интерфейс, безопасность и так далее.
• Описание этапов тестирования.
• Приложения и история изменений проекта. 

Общие рекомендации для составления понятного ТЗ

Даже зная ГОСТы, разбираясь в требованиях и понимая, что такое инструкция по написанию хорошего ТЗ и как её использовать, без практического опыта сложно сделать все с первого раза именно так, как запланировано. Если составление технического задания требуется не для государственной системы и не для официальной иностранной организации, совсем не обязательно следовать ГОСТам. Можно дополнить ТЗ элементами, которые сделают жизнь заказчика и исполнителя гораздо проще. 

Во многом советы от специалистов в сфере разработки ТЗ дублируют пункты ГОСТов, однако тут есть и дополнительные детали, которые точно помогут приблизить реальный результат к желаемому.

1.   История правок – обязательно сделайте таблицу, в которой будут прописаны все изменения в документе и причины правок. Указывайте дату и автора идеи. Это поможет увидеть слабые места и сформировать устойчивый алгоритм действий на будущее.

2.   Словарь – все термины, сокращения и аббревиатуры должны быть внесены в отдельный список. Неважно, будут ли эти слова применяться в дальнейших проектах или же используются только в этом ТЗ.

3.   Уделяйте внимание мелочам – в результате выполнения работ по составленному техническому заданию должен получиться идеальный продукт, готовый для работы.

Последний пункт особенно важен и требует внимания. Ряд деталей может ускользнуть из вида из-за того, что какие-то из моментов покажутся заказчику очевидными и включенными в работу по умолчанию. Данное мнение может быть субъективным и исполнитель не всегда обладает таким же видением. При написании технического задания стоит абстрагироваться от оценочных суждений, расписав каждый пункт максимально подробно. К примеру, если составляется ТЗ для разработки сайта, то оно должно содержать не только технические моменты, но и такие нюансы, как оплата сервера, адаптация юзабилити под пользователя, для мобильных устройств и тому подобное.

Что может помочь при составлении технического задания

Бриф

• Главный опросник, заполняемый заказчиком перед началом работы.
• Грамотно составленный бриф может заменить ТЗ, так как он представляет собой полноценный план работ.
• Сложность заполнения брифа зависит от специфики заказа.
• Пример брифа: бриф на разработку сайта.

Коммерческое предложение (КП)

• Подробное описание услуг или продукта.
• КП содержит: описание товара, технические характеристики, стоимость, условия взаимодействия с клиентом.
• Изучив КП, заказчик сразу видит все условия сделки и выгоду сотрудничества.
• Информация, которую обязательно стоит включить в КП:
  • О компании: название, сфера деятельности, направления работы, опыт работы на рынке, предоставляемые услуги.
  • Выгода для клиента: отличия продукта от аналогов, количество довольных клиентов, условия доставки, преимущества компании.
  • Цена: прозрачная и удобная для восприятия информация о стоимости с учетом всех вариантов комплектации продукта.
  • Технические характеристики продукта: срок эксплуатации, комплектация и т.д.
  • Условия взаимодействия: гарантия, доставка, возврат товара, контакты.

Бриф и КП могут стать отличными помощниками для начала работы над проектом. В некоторых случаях их можно разместить на сайте компании, чтобы потенциальные заказчики могли ознакомиться с ними и сделать выводы о целесообразности сотрудничества.

Грамотное ТЗ – залог  хорошего результата. Помните об этом и присматривайтесь к мелочам!