Как составить ТЗ: даем подробную инструкцию

Статья обновлена 23.06.2022

Сегодня разберёмся с таким термином, как техническое задание. Что это такое? Как его правильно разработать? На что стоит обязательно обратить внимание? Ответ на эти вопросы важен, ведь именно от того, как составлено техзадание, во многом зависит результат работы. 

Если задачи сформулированы не точно, то и выполнены они будут соответствующим образом. Видение исполнителя далеко не всегда соответствует видению заказчика, поэтому в статье мы расскажем о том, как правильно формулировать свои требования и пожелания. 

Почему разработка технического задания так важна

Нельзя недооценивать важность ТЗ. На самом деле этот документ по значимости можно сравнить с договором, в котором прописаны обязанности всех участников сделки.

Техническое задание на разработку того или иного проекта можно назвать инструкцией по выполнению работы. Поскольку структура ТЗ подразумевает перечисление всех условий процесса и деталей результата, то сотрудничество становится более понятным, комфортным и безопасным как для заказчика, так и для исполнителя.

Происходит это потому, что в ТЗ детально описывается каждый нюанс, подробно разъясняется каждая мелочь. Как итог – пространства для ошибки, неверного действия или обмана практически не остается, ведь любое нерегламентированное действие будет считаться нарушением инструкции.

Но даже не это является главным преимуществом полноценного ТЗ, а то, что профессиональный подход гарантирует качественный итог. Чтобы в результате получить продукт, который будет отличаться бесперебойной работой и отвечать всем нормам и требованиям, важно остановиться на деталях, всё тщательно просчитать и продумать. А основные требования к техническому заданию как раз подразумевают скрупулезное отношение ко всем рабочим моментам.

Ошибочно считать, что подобный подход применяется исключительно при выполнении сложных процессов. Даже самые простые задания требуют чётких инструкций, а все ходы должны быть просчитаны на три шага вперед. Именно поэтому написание ТЗ является обязательным этапом любой работы.

О стандартах написания технических заданий

Как писать ТЗ часто не знают даже те, кому по роду своей деятельности регулярно приходится ставить определенные задачи перед исполнителями. Главными требованиями здесь являются продуманность, чёткость и полная передача нужной информации. Но, не имея должного опыта, сложно реализовать задуманное, опираясь исключительно на заявленные требования. Для написания полноценного задания, необходимо знать стандарты разработки ТЗ, которые считаются общепринятыми и применяются во всех сферах деятельности.

В некоторых профессиях от кандидатов при трудоустройстве даже требуют знания ГОСТ 34 и/или ГОСТ 19. Например, это относится к таким профессиям как технический автор или системный аналитик. Речь идет о государственных стандартах, которые успешно применяются как образец оформления и составления ТЗ.

Важно отметить, что указанные выше ГОСТы относятся непосредственно к программным комплексам, поэтому применять их можно как шаблон технического задания на разработку ПО и тому подобных продуктов.

Для многих станет настоящей неожиданностью то, что ГОСТ 19 действует с 1980 года. Но, поскольку модель программного обеспечения не  подвергалась значительным изменениям, актуальность этого стандарта не теряется и сегодня.

В этой сфере деятельности, как и в большинстве других, есть свои азы и основы, которые остаются неизменными даже с течением времени и развитием новых технологий.

ТЗ на разработку ПО обязательно должно включать в себя такие пункты:

• Вступление
• Основа для разработки ПО
• Сфера применения
• Ключевые требования к ПО
• Обязательные требования к документации и к программе
• Технико-экономические показатели
• Этапы работы и их очередность
• Сроки и особенности приемки и контроля готового ПО
• Приложения

ГОСТ 34 принят на 10 лет позднее описанного выше стандарта. Нельзя сказать, что он сильно отличается от предшественника, но свои особенности у него точно есть. Пример оформления ТЗ согласно этому документу выглядит следующим образом:

• Общая информация о системе
• Назначение системы
• Информация об объектах, для которых создается система
• Ключевые требования к готовому продукту
• Этапы выполнения работы и особенности каждого этапа
• Порядок приемки готового продукта
• Этапы подготовки системы к вводу в действие
• Требования к программной документации
• Источники разработки

Нельзя сказать, что современные ТЗ пишутся исключительно по этим образцам – время внесло свои корректировки и появилось множество новых правил и рекомендаций. Но эти документы точно можно использовать как базу на проектирование ГОСТ-совместимого технического задания. Полностью следовать перечисленным требованиям необходимо исключительно в случае взаимодействия с государственными структурами. 

Что касается составления заданий для международных проектов, то здесь применяется стандарт  ISO/IEC/IEEE 29148:2018, разработка которого принадлежит Международной организации по стандартизации ISO. Как и в случае с ГОСТами, тут есть опорные пункты по составлению полного и качественного технического задания. Задание международного образца включает:

• Описание системы или продукта. Для кого предназначен объект и что пользователь может в нём делать.
• Технические характеристики: производительность программы, интерфейс, безопасность и так далее.
• Описание этапов тестирования.
• Приложения и история изменений проекта. 

Общие рекомендации для составления понятного ТЗ

Даже зная ГОСТы, разбираясь в требованиях и понимая, что такое инструкция по написанию хорошего ТЗ и как её использовать, без практического опыта сложно сделать все с первого раза именно так, как запланировано. Если составление технического задания требуется не для государственной системы и не для официальной иностранной организации, совсем не обязательно следовать ГОСТам. Можно дополнить ТЗ элементами, которые сделают жизнь заказчика и исполнителя гораздо проще. 

Во многом советы от специалистов в сфере разработки ТЗ дублируют пункты ГОСТов, однако тут есть и дополнительные детали, которые точно помогут приблизить реальный результат к желаемому.

1.   История правок – обязательно сделайте таблицу, в которой будут прописаны все изменения в документе и причины правок. Указывайте дату и автора идеи. Это поможет увидеть слабые места и сформировать устойчивый алгоритм действий на будущее.

2.   Словарь – все термины, сокращения и аббревиатуры должны быть внесены в отдельный список. Неважно, будут ли эти слова применяться в дальнейших проектах или же используются только в этом ТЗ.

3.   Уделяйте внимание мелочам – в результате выполнения работ по составленному техническому заданию должен получиться идеальный продукт, готовый для работы.

Последний пункт особенно важен и требует внимания. Ряд деталей может ускользнуть из вида из-за того, что какие-то из моментов покажутся заказчику очевидными и включенными в работу по умолчанию. Данное мнение может быть субъективным и исполнитель не всегда обладает таким же видением. При написании технического задания стоит абстрагироваться от оценочных суждений, расписав каждый пункт максимально подробно. К примеру, если составляется ТЗ для разработки сайта, то оно должно содержать не только технические моменты, но и такие нюансы, как оплата сервера, адаптация юзабилити под пользователя, для мобильных устройств и тому подобное.

Что может помочь при составлении технического задания

Теперь, когда мы разобрались с обязательными пунктами, которые должно содержать техническое задание, поговорим о других документах, призванных помочь в его составлении. В небольших компаниях и на ряде проектов эти элементы даже могут заменить ТЗ, так как представляют собой  пошаговые инструкции с исчерпывающей информацией. 

Бриф

Главный опросник, который заполняет заказчик перед началом работы. Если создать список вопросов грамотно, то можно и вовсе избежать подписания дополнительных инструкций. Так как бриф в данном случае будет являться полноценным планом работ. Во многом сложность заполнения инструкции зависит от специфики заказа. Так, составление задачи на разработку полноценного интернет-магазина будет содержать куда больше пунктов, чем бриф на создание рекламного баннера. 

Приведем для примера бриф на разработку сайта. Он поможет стать отличным фундаментом для начала работы.

Бриф на разработку сайта

Коммерческое предложение

Описание услуг или продукта в данном случае оформляется наиболее подробным образом. Презентация содержит не только описание товара, но и технические характеристики, стоимость и прочие условия взаимодействия с клиентом. 

Прочитав такое коммерческое предложение, потенциальный заказчик сразу же видит все условия сделки и выгоду сотрудничества. На основе имеющихся данных ему проще принять решение о работе или сравнить компанию с другими исполнителями. 

Какую информацию обязательно стоит включить в коммерческое предложение?

• Информацию о компании: название, сфера деятельности, направления работы. С какого года вы работаете на рынке? Какие услуги предоставляете? 
• Выгода для клиента. Как продукт отличается от прочих аналогичных? Сколько довольных клиентов у компании? Какие условия доставки? В данном пункте эффектно будут выглядеть чёткие цифры, которые дадут понять клиенту, почему нужно выбрать именно вас.
• Цена. Обязательный блок с ценами стоит оформить наиболее прозрачным и удобным к восприятию образом. Учтите все вариации комплектации продукта, чтобы максимально подробно донести информацию до заказчика.
• Технические характеристики продукта. Срок эксплуатации, комплектация и так далее.
• Условия взаимодействия. Гарантия, доставка, возврат товара, контакты.

И бриф, и коммерческое предложение станут отличными помощниками для старта взаимодействия по тому или иному проекту. В ряде случаев вполне уместно разместить данные документы на сайт. Так заинтересованный заказчик сразу сможет сделать выводы о рациональности сотрудничества. 

Грамотное ТЗ – залог  хорошего результата. Помните об этом и присматривайтесь к мелочам!