Что такое ZOOM и как его использовать в интересах развития бизнеса

Статья обновлена 29.02.2024

Zoom — что это такое и как работает? Это одноименное приложение, выпущенное компанией Zoom Video Communications. Она была основана в 2011 году и предоставляет услуги удаленной видеоконференцсвязи. Zoom позволяет проводить деловые встречи с любыми людьми по всему миру, если, конечно, у них есть надежное интернет-соединение. В программе есть варианты только для аудиосвязи и традиционного видеочата.

Многие компании давно используют Zoom для деловых встреч, интервью и других целей. Но резкий прирост пользователей был  отмечен только в прошлом году. На конец 2020 года выручка Zoom выросла на 367% по сравнению с аналогичным периодом 2019 года и составила 777 миллионов долларов США. Ранее компания сообщила, что на конец октября 2019 года у неё было всего 74 100 платных клиентов — при текущим количестве в 433 700! Всего за 3 месяца пандемии Zoom получил 63 500 новых регистраций. Даже если консервативно предположить, что в каждом бизнесе работает всего 10 сотрудников, это означает, что компания приобрела 635 000 новых пользователей. Общее количество, скорее всего, исчисляется миллионами.

Но эта история не столько о Zoom, сколько о том, как это приложение может помочь бизнесу адаптироваться к новым реалиям. Учитывая, что быстрое прекращение пандемии выглядит менее вероятным, а многие уже применяют удаленные методы работы в своей повседневной практике, налицо — новая возможность. Мы расскажем о том, как ее можно использовать на все 100%.

Возможности Zoom

Вспышка коронавируса заставила многие компании перейти на удалённую работу, что привело к взрывному росту популярности сервисов видеоконференций. Zoom, как один из лидеров рынка, быстро адаптировался к новым реалиям и сегодня предлагает широкий спектр возможностей для самых разных сфер деятельности.

1. Спорт

• Онлайн-тренировки по йоге, фитнесу, танцам и другим дисциплинам.
• Индивидуальные и групповые занятия.
• Интеграция с Facebook и Instagram для продвижения и управления расписанием.

2. Общественное питание

• Мастер-классы от шеф-поваров.
• Онлайн-курсы по приготовлению блюд.
• Составление меню на дому.

3. Мероприятия

• Виртуальные конференции, форумы, семинары.
• Международный охват без ограничений по географии.
• Экономия на транспортных и арендных расходах.

4. Сообщества

• Объединение людей по интересам.
• Проведение онлайн-встреч и собраний.
• Интеграция с Facebook, Instagram, Reddit и другими платформами.

5. Образование

• Дистанционное обучение для школьников и студентов.
• Разработка онлайн-курсов и вебинаров.
• Групповые занятия по программе.
• Получение дипломов и сертификатов.

6. Розничная торговля

• Видеоконсультации стилистов и продавцов.
• Онлайн-примерочные с использованием ИИ.
• Подбор товаров: от оборудования для тренажерного зала до помады и кроссовок.

7. Архитектура и строительство

• Удаленные обсуждения проектов.
• 3D-визуализация и сравнение материалов.
• Просмотр и оценка образцов товаров.

Программа Zoom: преимущества и недостатки

Как и у любого сервиса, у Zoom есть свои плюсы и минусы.

Преимущества

• Бесплатный план: Достаточно для базовых потребностей, включает до 100 участников, 40-минутные встречи, запись видео, разделение на группы, интеграцию с календарем и Dropbox.
• Платные планы: Расширяют возможности, доступны от $14.99/месяц.

Недостатки

• Ограничение бесплатного плана: 40 минут для конференций.
• Проблемы безопасности:
  • Отсутствует сквозное шифрование: Данные доступны не только участникам.
  • Передача данных в Facebook: Из iOS-приложения, даже без профиля.
  • «Zoom-бомбардировка»: Хакеры вторгаются в встречи.

Как безопасно использовать Zoom?

• Используйте сложные пароли.
• Не делитесь ссылками на встречи публично.
• Включите функцию «Зал ожидания».
• Отключите возможность «Присоединиться к конференции до хоста».
• Используйте функцию «Блокировка экрана».
• Обновите Zoom до последней версии.

Настройка Zoom от А до Я

Работать с программой несложно — у неё интуитивно понятный интерфейс и настройки. Достаточно один раз узнать о том, как все работает, чтобы потом уверенно «рулить» любой видеоконференцией. Мы рассмотрим несколько популярных вопросов, которые возникают у новичков.

Как пройти регистрацию

Создать аккаунт в программе можно двумя путями — со стационарного компьютера или с мобильного устройства. Оба процесса полностью аналогичны, меняется только дизайн интерфейса. Поэтому рассмотрим регистрацию по шагам, например, с ноутбука.

1.   С главной страницы сайта перейдите на страницу регистрации. Далее откроется окно, где нужно ввести дату рождения. Делается это для того, чтобы исключить пользователей младше 16 лет. Дети и школьники могут создавать аккаунт в рамках общего доступа школы, которая уже зарегистрирована в системе.

2.   Программа предложит авторизоваться в системе несколькими способами. Тот, что находится в самом верху — это регистрация по электронной почте. Хотя это поле просит ввести рабочий адрес, можно вводить любой — главное, чтобы у вас был к нему доступ. Если вы выбрали такой вариант, переходите к следующему шагу.

Аккаунт также можно сделать при помощи опций входа через SSO, Facebook или Google-аккаунт. SSO — это аккаунт нового бизнес-пользователя в случае, если у компании уже есть свой аккаунт в Zoom. Остальные варианты понятны без объяснений. Если выбрать один из них, Zoom загрузится автоматически, и можно пропустить остальные шаги, перейдя прямо к 5.

3.   При регистрации с электронной почты на указанный адрес придет письмо с кодом активации. Ссылку можно скопировать в браузер или же перейти по ней прямо из письма.

4.   В открывшемся окне нужно задать пароль, а также указать свои имя и фамилию. При переходе по ссылке программа также уточнит, создаете ли вы учебный аккаунт от лица школы или другого образовательного учреждения. Если это не ваш вариант, нужно указать, что нет, и перейти к следующему шагу, нажав «Продолжить». 

5.   Программа предложит пригласить все ваши контакты в Zoom. Если в планы это не входит, пропускайте этот шаг.

6.   На данном этапе Zoom создает первую тестовую конференцию. Чтобы продолжить, нажмите на «Начать конференцию сейчас» — это одновременно запустит процесс загрузки приложения.

7.   Готово! Программа установлена. Теперь ей можно управлять. Чтобы лучше изучить возможности, можно сразу перейти в созданную тестовую конференцию с помощью кнопки «Запустить конференцию».

8.   Чтобы попасть на главный экран программы, используйте кнопку «Войти». Здесь понадобятся регистрационные данные, которые вы предоставили ранее, — почтовый адрес и пароль или доступ к сторонним аккаунтам. Воспользуйтесь соответствующими опциями. Главный экран содержит все функции, которые могут вам понадобиться. Тут можно начать новую конференцию, присоединиться к какой-то другой и так далее.

При регистрации со смартфона нужно пройти аналогичный процесс. Загрузите соответствующую версию приложения для iOS или Android и следуйте инструкциям, которые в основном повторяют те же шаги, что и на стационарном компьютере.

Как создать конференцию

После регистрации и установки клиента Zoom на смартфон или на компьютер начать конференцию — проще простого.

1.   Откройте приложение в смартфоне или на стационарном компьютере.

2.   Выберите кнопку «Новая конференция», если хотите начать встречу немедленно. Откроется видеотрансляция, а поверх неё — всплывающее окно. В нём попросят подтвердить, хотите ли вы присоединиться к Zoom конференции, используя звук с компьютера. Здесь можно будет также протестировать динамик и микрофон. Если вы больше не хотите решать такие вопросы при каждом входе, установите соответствующий флажок в нижней части всплывающего окна «Автоматически подключать звук с компьютера…».

3.   Чтобы пригласить людей на конференцию, найдите панель инструментов. Она появляется, когда вы наводите указатель мыши на нижнюю часть окна. Щелкните на маленькую стрелку на кнопке «Участники». Когда вы это сделаете, Zoom откроет окно с участниками. Нажав на кнопку «Пригласить», вы сможете: пригласить свои контакты, которые уже есть в программе; разослать письма по электронной почте с полной информацией о конференции; скопировать и вставить в буфер обмена ссылку на конференцию или полный текст приглашения. Затем эти данные можно разослать в мессенджерах вроде Telegram, WhatsApp, Skype и других. В данном окне также виден код доступа к данной Zoom конференции.

4.   Если у вас есть приглашение на конференцию, и вы просто хотите к ней присоединиться, перейдите по ссылке, которую вам прислали — всё остальное программа сделает автоматически.

Как запланировать конференцию в Zoom

1.   В главном меню приложения нажмите синюю кнопку «Запланировать».

2.   Во всплывающем окне нужно заполнить разные поля, включая название Zoom конференции, время проведения, часовой пояс, станет ли данное мероприятие повторяющимся и нужно ли включать «зал ожидания». Последняя опция означает, что люди будут попадать на конференцию не сразу, а по разрешению на вход, которое дает организатор, когда видит их запросы. Вы также можете добавить мероприятие в Google-календарь или другие планировщики.

3.   Если вы нажмете на ссылку «Расширенные параметры», то сможете решить, смогут ли участники присоединяться к встрече до того, как туда попадет организатор, нужно ли отключать всем звук при входе и автоматически записывать сеанс. В разделе можно также запретить вход из определенных стран или регионов.

4.   Запланированная конференция будет видна на главном экране Zoom, где вы сможете начать ее или удалить.

Видеоконференция: как настроить основные параметры безопасности

Безопасно ли использовать приложение для видеоконференцсвязи Zoom? Да, если вы знаете, как правильно его настроить.

После неприятных инцидентов с хакерами, вмешивающимися в процесс, Zoom включил функции, которые нужно использовать для защиты конференций. Например, компания приняла дополнительные меры безопасности, включив виртуальные «залы ожидания» и генерацию паролей.

Необходимость иметь дело с дополнительными настройками может немного усложнить работу с приложением. Но это также означает меньшую вероятность того, что кто-то без приглашения появится на вашей бизнес-встрече или семейной вечеринке. Если вы используете бесплатную версию Zoom, вот несколько способов обеспечить безопасность ваших конференций. 

Используйте уникальный идентификатор встречи и пароль

С недавнего времени Zoom автоматически добавляет пароль к каждой создаваемой конференции, который встраивается в ссылку. Его изменить нельзя. Это означает, что получить доступ к видеовстрече может только тот, кто переходит по такому URL, либо тот, кому известен код доступа. Его можно найти в настройках любой конференции в разделе «Безопасность». Поэтому не стоит выкладывать ссылки на конференцию в общий доступ там, где его увидит множество посторонних людей. Сообщайте код доступа только проверенным участникам.

И хотя изменить пароль невозможно, пользователь все еще может выбрать, следует ли автоматически генерировать уникальный идентификатор Zoom конференции или задать персональный, который в дальнейшем не меняется. Мы настоятельно рекомендуем выбирать первый вариант. Используя программный идентификатор, который меняется, вы значительно снижаете вероятность того, что ваша конференция будет взломана.

Используйте виртуальный зал ожидания

Не менее полезен и виртуальный зал ожидания. Эта опция позволяет проверить всех участников до того, как они получат доступ к конференции. Вы можете либо впустить этих людей, либо нет.

Реализуется это следующим образом. Когда участник нажимает на ссылку Zoom конференции, ему будет предложено подождать, а вы получите уведомление о том, что кто-то вошел в «зал ожидания». Вы можете сразу рассматривать будущих участников по мере их появления либо нажать на кнопку «Посмотреть зал ожидания».

Открывшаяся боковая панель покажет всех, кто ожидает участия в конференции. Вы можете одобрить их вход, удалить из «зала ожидания» без возможности попасть на встречу либо отправить им сообщение — например, с вопросом «Кто вы и как сюда попали?».

Используйте настройки конференции

В Zoom есть и другие настройки конференции, которыми вы можете воспользоваться, чтобы обеспечить безопасность для себя и других участников.

• Если вы точно знаете, кто участвует в вашей конференции, и все они присутствуют, вы можете заблокировать мероприятие, щелкнув ссылку «Безопасность» в нижней части экрана и выбрав пункт «Заблокировать конференцию». Как только вы это сделаете, даже тот, у кого есть идентификатор встречи и пароль, не сможет войти.
• Используя то же меню, можно снять флажок «Демонстрация экрана» в разрешениях для участников. Это особенно полезно, когда вы проводите встречу с большим количеством людей. Если в списке присутствующих есть тот, кто намеревается сорвать конференцию, то разрешение на демонстрацию экрана поможет ему сделать это без особых усилий. Если же в какой-то момент у пользователя возникнет законная потребность предоставить общий доступ к своему экрану, вы всегда сможете повторно включить эту функцию в любое время.
• Если кто-то из присутствующих начинает странно себя вести либо вы просто хотите обсудить, что собираетесь подарить человеку на день рождения, чтобы он не услышал, — можете вернуть такого пользователя обратно в «зал ожидания». Щелкните значок «Управление участниками» в нижней части экрана, найдите имя участника на появившейся боковой панели, а затем выберите пункты «Еще» — «Поместить в зал ожидания». У человека больше не будет доступа к Zoom конференции до тех пор, пока вы не решите позволить ему вернуться.

Где найти «горячие клавиши» в Zoom

Зачем они  могут понадобиться? Представьте, что работаете из дома и во время сеанса в Zoom ваша кошка внезапно начинает выть диким голосом. Конечно же, нужно как можно скорее отключить звук. В этом случае есть выбор: начать поиск кнопки «Отключить звук» либо использовать быстрое сочетание клавиш Ctrl+A, чтобы немедленно прекратить шум. Конечно, последний вариант выглядит более предпочтительным. Есть даже шанс, что инцидент с кошачьим концертом не успеют заметить.

У Zoom есть большой список «горячих клавиш», которые можно использовать до или во время видеоконференции. Применяя их, вы можете быстро отключить и включить звук; сделать снимок экрана; запускать, приостанавливать и останавливать запись; переключить режим просмотра — с большого изображения спикера на галерею, то есть несколько изображений одинакового размера, независимо от того, кто говорит; и так далее.

Список всех решаемых задач и сочетания клавиш, которые можно использовать, находятся прямо в приложении Zoom. Конечно, сочетания для Mac или ПК с ОС Windows будут разными, для каждой системы — свои, и главное их запомнить. Как их найти?

• Перейдите в настройки Zoom, нажав на иконку шестеренки в правом верхнем углу.
• В меню слева выберите «Сочетания клавиш». Можно выбрать действующие, отметив их флажками, или назначить свои сочетания для каждой операции, которые вам более удобны.

Как изменить виртуальный фон и картинку в Zoom

Если вы плотно работаете с Zoom, то, возможно, уже поняли, что груды игрушек, техники, одежды и прочих атрибутов дома на заднем плане начинают мешать. Особенно это смущает, когда вы пытаетесь рассказать про свой профессионализм в уборке, и одновременно зрители видят, например, натуральную Джомолунгму из разного хлама.

Если ваша компания, как и многие другие, использует Zoom для проведения видеоконференций, то вы можете не затевать генеральную уборку перед каждым сеансом, а просто включить функцию виртуального фона. Она позволяет использовать неподвижное изображение или видео в фоновом режиме, чтобы скрыть истинную картину, если ваш компьютер может с этим справиться.

На сайте техподдержки Zoom есть длинный список требований в зависимости от типа компьютера. Если у вас высокопроизводительная система — обычно это более поздняя версия ОС с четырехъядерным процессором Intel Core i5 или i7 — то вы можете сразу же использовать виртуальный фон. Если же ваш компьютер более низкого уровня, то эту функцию все равно можно включить, но понадобится физически установить хромакей. Зеленый экран или хромакей — это тканевый фон, используемый при съемках. Он продаётся в магазинах для фотографов и стоит от 300 рублей за полотно размером от 0,5 м2.

Вот как настроить виртуальные фоны и фильтры в Zoom:

1. Откройте приложение Zoom.
2. Нажмите на значок настроек — шестеренку в правом верхнем углу.
3. В левом меню выберите «Фон и фильтры».

На вкладке «Виртуальные фоны» Zoom позволяет выбрать бесплатный фон из нескольких вариантов — от космического до пляжного. Нажмите на тот, который хотите использовать.

На вкладке «Фильтры видео» можно добавить забавных черт своему изображению на экране –примерить усы, шляпы, маски, цветочки и так далее. Дополнением к фильтрам могут стать «Студийные эффекты» справа внизу — возможность примерить определенный цвет губ, форму бровей, а также усы и бороду.

Если вы предпочитаете использовать собственный фон, во вкладке «Виртуальные фоны» щелкните на значок «плюс» вверху слева, выберите изображение или видео на своем компьютере и добавьте его. Если ваш компьютер не сможет обработать загруженный виртуальный фон, то появится предупреждение. Вас попросят установить флажок «У меня есть зеленый экран» под образцами фонов. Соответственно, сам хромакей тоже понадобится — его надо будет купить и установить позади вас.

Фон также можно сменить во время видеоконференции. Для этого нужно выбрать во всплывающем нижнем меню кнопку с видеокамерой «Остановить/включить видео» и нажать на стрелочку на ней. В появившемся окне можно переназначить виртуальный фон и эффекты видео.

Как записать конференцию в Zoom

Zoom позволяет записывать конференции независимо от того, платный или базовый у вас аккаунт. Однако если вы бесплатный пользователь, то сможете сохранять записи только на свой компьютер. Если же вы хотите пользоваться облаком, понадобится одно из платных предложений компании.

• Если вы являетесь организатором Zoom конференции, нажмите кнопку «Запись» на панели инструментов в нижней части главного окна, чтобы начать запись. Если у вас платный план, вы должны увидеть возможность выбора между записью на локальный компьютер или в облако.
• Когда запись начнется, вы сможете приостановить или остановить её с помощью кнопок в верхнем левом углу экрана или на панели инструментов масштабирования.
• Если вы выбрали запись на локальный компьютер, она будет преобразована в файл формата MP4 и сохранится на вашем диске, как только вы закончите встречу.
• Если вы выбрали запись в облако, по завершении встречи Zoom предупредит, что отправит ссылку на неё в электронном письме. В уведомлении будет ссылка на сайт Zoom с аудио- и видеоверсией конференции, а также защищенная паролем ссылка, которой можно поделиться с другими, чтобы они могли также просмотреть и загрузить запись.

ТОП-9 вариантов использования Zoom в интересах вашего бизнеса

Корпоративные встречи, обучающие семинары, вебинары для маркетинга — вот лишь небольшой список идей, как использовать Zoom в бизнесе. Рассмотрим все популярные варианты. 

1. Корпоративные встречи

• Регулярные собрания для поддержки командного духа.
• Четкая организация с использованием советов, таких как 15-минутный «лаг» перед встречей.
• Поощрение к обмену изображениями экрана и активному участию.

2. Неформальные встречи команды

• Ежедневные 10-минутные встречи для спонтанных разговоров и поддержания чувства команды.
• Использование вопросов, чтобы побудить людей делиться своими достижениями и открытиями.

3. Вебинары для маркетинга и продаж

• Предложение ценных вебинаров, решающих проблемы клиентов.
• Ограничение времени вебинара 40 минутами (или использование платного тарифа).
• Переход на более совершенные платформы (WebinarJam) при росте бизнеса.

4. Индивидуальные семинары

• Проведение «продающих» встреч с потенциальными клиентами в Zoom.
• Разделение семинара на части, если он длится более 90 минут.
• Использование слайдов и рисунков для наглядности.

5. Бесплатные консультации

• Предоставление возможности запланировать время для бесплатной консультации в Zoom.
• Использование сервисов You Can Book Me или Calendly для планирования встреч.

6. Мини-проекты

• Выполнение небольших задач, чтобы начать долгосрочное сотрудничество.
• Примеры мини-проектов: создание технического задания на дизайн, составление отчета, календарь идей.

7. Онлайн-курсы

• Создание онлайн-курсов на основе вашего опыта.
• Использование Zoom для пробной версии курса.
• Предложение курса конкурентам, если у вас есть уникальные навыки.

8. Комплексные программы обучения

• Сочетание онлайн-курсов, семинаров, живого сообщества и индивидуальных занятий.
• Эффективный способ поддержания мотивации участников.
• Продажа таких программ по более высокой цене.

9. Онлайн-презентации

• Рассказ о чем-либо интересном вашей аудитории с использованием функции демонстрации экрана.
• Примеры тем: сталинские высотки, книги, отели, рестораны, путешествия.
• Расширение аудитории, создание маркетинговых активов и эксперименты.

Будущее бизнес-моделей при использовании Zoom

Во время пандемии для многих отраслей бизнеса полностью изменились правила игры. Из-за стагнации экономики клиенты приостановили оплату по договорам или отложили заключение сделок на неопределенный срок со словами вроде «Как насчет где-нибудь в сентябре?». Некоторые столкнулись с тем, что их привычная работа вообще не может быть выполнена удаленно, так что невозможно закончить ни один начатый проект.

Чтобы реагировать на все эти изменения, можно пойти двумя путями. Цепляться за традиционный уклад вещей, даже если он не работает так, как нужно в текущих условиях, или пойти ва-банк и попробовать внести изменения.

Когда всё идет как обычно, бизнесмен похож на белку в колесе, которое крутится постоянно и состоит из поиска клиентов, уплаты НДС, проведения аттестации персонала и других элементов «работы в бизнесе», которые мешают найти время для «работы над бизнесом».

Пройдя через цикл шока, отрицания, разочарования и депрессии, связанный с адаптацией к пост-ковидному миру, вы будете открыты для новых идей. Если бизнес замедлился, воспользуйтесь этим как возможностью подумать о других способах получения прибыли.

Подумайте, можете ли вы ввести другие стандарты для удаленной работы с клиентами. Как насчет Zoom конференции при запуске нового продукта или записи приветственного сообщения там же для отправки ссылки в автоматической рассылке по почте? Есть ли часто задаваемые вопросы, которые интересуют 80% клиентов — может, пора записать видео с демонстрацией экрана или презентацию? Это сэкономит время, уделяемое каждому клиенту, значительно упростит и улучшит пользовательский опыт.

Кроме того, запись обучающего видео в Zoom, возможно, с демонстрацией экрана или того, как использовать ваш продукт, поможет клиентам запомнить вас и простимулирует их интерес — например, приведет на лид-магнит. Это даст конкурентное преимущество, тем более, что такие записи не обязательно должны быть супервысокого качества.

Заявленная цель Zoom — сделать видеоконференции «лучше, чем личные встречи». Многие поспешат сказать, что пока сервис далек от достижения этой цели, но, кто знает, что готовит нам будущее. Использование Zoom может стать первым шагом на пути к переводу бизнеса в виртуальную реальность. Может быть, эта тенденция актуальна только на время, а, возможно, это наша новая реальность.

Многие компании отмечают значительную экономию средств и времени за счет использования Zoom и аналогичных сервисов вместо того, чтобы проводить личные встречи и по-прежнему работать в офисе. Такова природа событий, которую мир пережил недавно. Люди адаптируются, и эти изменения меняют и их поведение. Недавние доходы Zoom показывают, что десятки тысяч предприятий все еще адаптируются к новой цифровой эре и внедряют инструменты удаленной работы.

Подумайте, сможете ли вы без ущерба перевести большую часть своего бизнеса на «удаленку» — или даже все 100%? Не забывайте, что целевая аудитория Zoom и подобных приложений существенно расширилась за время карантина. Благодаря вынужденной изоляции многие пользователи по всему миру довольно быстро освоили этот способ общения. Даже люди, не особо разбирающиеся в современных технологиях, были вынуждены научиться новому. Поэтому можно с уверенностью предположить, что видеоконференции станут обычным способом общения наряду с аудиоприложениями вроде Clubhouse.

Кроме того, стоит учитывать еще один момент. Zoom конференции дают уникальную возможность масштабирования бизнеса. У нас нет иного выбора, кроме как приспосабливаться, и нам всем придется научиться жить по-новому. Возможность состоит в том, что мы можем освоить удаленную работу, конференц-связь, цифровые и мультимедийные инструменты так хорошо, как никогда раньше. Эти навыки пригодятся после того, как кризис пройдет, и откроют новую эру эффективных методов продвижения бизнеса по всему миру.

Так что начните задавать себе вопросы о том, как изменить то, что вы делали обычно, и создать новую бизнес-модель с постоянным доходом, учитывающую тенденцию к виртуализации бизнеса. Диджитал-среда становится для компаний все более привычной. И чем быстрее ваш бизнес приспособится к этому факту, тем больше у него возможностей «встроиться» в изменения, которые неизбежно наступят.