Тайм-менеджмент

Статья обновлена 10.07.2022

Тайм-менеджмент – это умелое управление временем. Под этим узким термином подразумевается совокупность методик и правил, целью которых является повышение личной и профессиональной эффективности. Техники этой области знаний направлены на то, чтобы успевать больше за меньшее количество времени, добиваясь конкретных результатов, а в идеале – лучших из возможных.

В узком понимании науки управления временем, помощь в организации труда персонала, в контексте конкретно взятого человека можно охарактеризовать, как тайм-менеджмент. Кратко этот процесс можно сформулировать в меры, принятые для повышения эффективности сотрудника или компании. Более широкая грань управления временем включает личную продуктивность, причем в разных сферах жизни. 

Основной вопрос, который поднимает современный time management, имеет многолетнюю историю. Ведь даже древние греки, заслужившие славу своими мудрыми высказываниями, могли неосознанно говорить об эффективности.  К примеру, высказывание Сенеки, призывавшего Люция копить и беречь время, наверняка можно соотнести с известным принципом Парето.

Сегодня основы тайм-менеджмента изучают все уважающие себя деловые люди, нацеленные на продуктивную деятельность. Информационные технологии позволили максимально автоматизировать рабочий процесс, освобождая дополнительные временные резервы для более значимых задач.

Важность тайм-менеджмента

Современному человеку постоянно не хватает времени: на работе и дома, в банке и интернете. Мы везде и постоянно спешим, набирая скорость – от социума до коммуникации. Одновременно на людей регулярно давят отрицательные факторы извне, а стрессы делают последствия спешки еще более ощутимыми. Кроме того, люди постоянно отвлекаются от достижения важных целей.

Существует напрямую связанное с тайм-менеджментом явление, которое называется прокрастинация, – и управление временем постоянно борется с ней. Что такое прокрастинация? Это определение подразумевает неспособность концентрироваться на важных задачах, рассеивание внимания на второстепенные дела и внешние факторы. Такое явление — настоящий бич современности.

Тема тайм-менеджмента подразумевает много классификаций и подходов. Но есть и несколько общепринятых параметров в бизнес-литературе и психологической науке.

Поиск мотивации

Для начала, важно понять, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая задача – это часть общей картины, будь то работа или образ жизни. Необходимо понять, в чем состоят сложности, почему не получается достичь нужного результата. Причин может быть несколько:

• отсутствие смысла, ценности в деле;
• негатив при выполнении;
• нехватка знаний и ресурсов;
• отсутствие желания;
• нехватка личного пространства и невозможность сконцентрироваться на задаче;
• наличие более сложных и важных задач, вынужденная работа.

Важно разобраться в сути. Если ситуации возникают с завидной регулярностью и повторяются, отыщите общую проблему, которая их объединяет.

Планирование времени: основные принципы 

Планирование можно начинать, когда вы чётко понимаете, где вы и что делаете. Сначала необходимо обозначить цель, затем распланировать её достижение, и только после этого – двигаться к ней. Но есть и трудности, которые могут произойти на этом пути.

Во-первых, далеко не все могут начать планировать свой день или хотя бы режим рабочего дня. Планированием необходимо управлять, видеть в нем смысл. Составив предварительный список, вы поймете, что вам нужно, сможете действовать максимально экономично, в том числе и в финансовом плане.

Во-вторых, оформить список бывает невозможно в принципе. Начните с самого основного. Существуют техники тайм-менеджмента, в соответствии с которыми базовый список дел должен состоять из 4 самых важных целей. И эффективен он только тогда, когда главные дела доводятся до конца и занимают минимум времени. Оптимальный вариант — выделить в отдельный блок маленькие, 15-минутные дела. Не стоит забывать о перерывах каждые 2-3 часа.

В-третьих, есть риск почувствовать себя автоматизированной машиной. Оцените количество свободного времени на досуг и общение с близкими людьми. Вспомните про свои проблемы со здоровьем – большая часть недугов сейчас связана с нарушениями распорядка дня. Наконец, не придумывайте лишних проблем. Планирование – это всего лишь средство для понимания того, как управлять временем правильно, а не конечная цель.

Не обязательно мыслить стандартными штампами, проявите креативность, ведь речь идет о структуре вашего персонального списка. Существуют специальные инструменты тайм-менеджмента, и диаграмма Ганта – один из таких. Она структурирует проект, отслеживает прогресс, включает в работу новых сотрудников.

Принцип структурирования

С делами нужно работать последовательно: если задача большая и сложная, её целесообразно разделить на более мелкие части. Затем обозначить этапы и сроки, порядок и очередность действий.

Принцип приоритетов

Дела и задачи раскладывайте по приоритетности. Научитесь структурировать ранги и самодисциплинироваться, расставляя сложные  задачи впереди остальных. Поможет упомянутый нами ранее принцип Парето, который говорит о том, что «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — всего 20% результата». Для достижения успеха необходимо всего лишь найти нужную точку эффективности.

Подойдет и SMART-проектирование, методически обозначающее такие цели, как:

• конкретные – Specific;
• измеримые – Measurable;
• достижимыми за адекватное время – Attainable;
• актуальные – Relevant;
• ограниченными во времени – Time-bound.

Это чёткая методика, составляющая эффективный тайм-менеджмент. Определив с её помощью главные ориентиры действий, тайм-менеджер может наиболее рационально использовать свои ресурсы.

Рационализация привычек

По мнению специалистов-психологов, на выработку привычки понадобится 21 день.

Действуйте в двух плоскостях:

1. Избавьтесь от вредных привязанностей. Например, откажитесь от курения, установите лимит на пользование соцсетями.

2. Заведите новые полезные привычки. Заботьтесь о собственном здоровье.

Привыкайте планировать: скачайте специальное приложение на смартфон или пользуйтесь режимом дня в ежедневнике. Составляйте список покупок, ведите семейный бюджет.

Матрица управления временем

Матрица Эйзенхауэра – это уникальная схема, которая часто представляется, как тайм-менеджмент таблица. Она состоит из четырех квадратов, где два блока «Важные/Неважные» и «Срочные/Несрочные» пересекаются между собой.

Квадрат A – срочные важные задачи. Они не просты с психологической точки зрения, требуют энергетической отдачи и высокой концентрации внимания. Не стоит чрезмерно концентрироваться, теряя приоритеты и возможности, растрачивая не только ресурсы, но и здоровье. Есть риск потерять работоспособность.

Квадраты C и D – это дела, которые всегда оказываются в приоритете. Но чаще всего такая позиция не объективна, она всего лишь отражает ожидания, превращая человека в жертву обстоятельств. Поэтому планы и перспективы теряют смысл.

Наконец, квадрат B такой системы тайм-менеджмента — это основополагающая составляющая эффективности личности. Люди, которые уделяют первоочередное внимание стратегическим вопросам, всегда выигрывают. Они совершенствуют навыки, связи, материальную и методологическую опору – работают на перспективу, которая обязательно даст результат.

Этот квадрат способствует выработке позитивного мировоззрения, нацеленности на развитие и перемены к лучшему. Точка усилий меняет положение с принятия решений на закладку фундамента в надежное будущее.

Мы рассмотрели основные подходы науки управления временем. Невооружённым взглядом вы можете заметить, что обуздать эту стихию нельзя без дополнительных усилий. Зато система тайм-менеджмента дает контроль над собой и своими достижениями. Происходит это за счёт приёмов, которые можно применить в повседневной жизни для повышения качества работы и личного времени.