Тайм-менеджмент

Статья обновлена 30.01.2024

Тайм-менеджмент — это искусство управления временем. Оно включает в себя совокупность техник и методов, направленных на повышение личной и профессиональной эффективности. Цель тайм-менеджмента — помочь человеку успевать больше за меньшее количество времени, добиваясь конкретных результатов.

В узком смысле тайм-менеджмент понимается как помощь в организации труда персонала. В этом контексте он представляет собой совокупность мер, направленных на повышение эффективности сотрудника или компании. Более широкое понимание тайм-менеджмента включает личную продуктивность, причем в разных сферах жизни.

Вопросы управления временем актуальны не только для современного человека. Еще древние греки задумывались об эффективности использования времени. Например, высказывание Сенеки о том, что «время — это самая большая ценность», можно рассматривать как один из основополагающих принципов тайм-менеджмента.

Сегодня основы тайм-менеджмента изучают все, кто стремится к продуктивной деятельности. Информационные технологии позволяют автоматизировать многие рабочие процессы, освобождая дополнительные временные резервы для более важных задач.

Важность тайм-менеджмента

Современному человеку постоянно не хватает времени: на работе и дома, в банке и интернете. Мы везде и постоянно спешим, набирая скорость – от социума до коммуникации. Одновременно на людей регулярно давят отрицательные факторы извне, а стрессы делают последствия спешки еще более ощутимыми. Кроме того, люди постоянно отвлекаются от достижения важных целей.

Существует напрямую связанное с тайм-менеджментом явление, которое называется прокрастинация, – и управление временем постоянно борется с ней. Что такое прокрастинация? Это определение подразумевает неспособность концентрироваться на важных задачах, рассеивание внимания на второстепенные дела и внешние факторы. Такое явление — настоящий бич современности.

Тема тайм-менеджмента подразумевает много классификаций и подходов. Но есть и несколько общепринятых параметров в бизнес-литературе и психологической науке.

Поиск мотивации

Для начала, важно понять, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая задача – это часть общей картины, будь то работа или образ жизни. Необходимо понять, в чем состоят сложности, почему не получается достичь нужного результата. Причин может быть несколько:

• отсутствие смысла, ценности в деле;
• негатив при выполнении;
• нехватка знаний и ресурсов;
• отсутствие желания;
• нехватка личного пространства и невозможность сконцентрироваться на задаче;
• наличие более сложных и важных задач, вынужденная работа.

Важно разобраться в сути. Если ситуации возникают с завидной регулярностью и повторяются, отыщите общую проблему, которая их объединяет.

Планирование времени: основные принципы 

Планирование времени – это процесс, направленный на эффективное использование времени для достижения поставленных целей. Оно позволяет расставить приоритеты, распределить задачи по времени и ресурсам, и избежать потери времени.

Чтобы начать планирование, необходимо четко определить свои цели. Что вы хотите достичь? Какие задачи необходимо выполнить? После того, как цели определены, можно приступать к планированию их достижения.

При планировании времени могут возникнуть следующие препятствия:

• Нежелание или неумение планировать. Некоторые люди просто не хотят или не умеют планировать свое время. Они считают, что планирование – это скучная и ненужная процедура. Однако планирование может значительно повысить эффективность использования времени и помочь достичь поставленных целей.
• Неумение составлять план. Даже если человек хочет планировать свое время, он может не знать, как это сделать. Существует множество методов и техник планирования, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки. Для того чтобы выбрать подходящий метод, необходимо изучить различные варианты и выбрать тот, который будет наиболее эффективным для конкретного человека.
• Нереалистичный план. Если план слишком загружен или нереалистичен, он не будет выполнен. Поэтому необходимо тщательно продумывать план и учитывать все возможные факторы, которые могут повлиять на его выполнение.

Чтобы преодолеть эти препятствия, необходимо:

• Понять важность планирования. Планирование – это инструмент, который может помочь достичь поставленных целей. Поэтому необходимо осознать, что планирование – это не пустая трата времени, а необходимый шаг для достижения успеха.
• Изучить различные методы планирования. Существует множество методов планирования, поэтому необходимо изучить различные варианты и выбрать тот, который будет наиболее эффективным для конкретного человека.
• Сделать план реалистичным. План должен быть составлен с учетом всех возможных факторов, которые могут повлиять на его выполнение.

Принцип структурирования

С делами нужно работать последовательно: если задача большая и сложная, её целесообразно разделить на более мелкие части. Затем обозначить этапы и сроки, порядок и очередность действий.

Принцип приоритетов

Дела и задачи раскладывайте по приоритетности. Научитесь структурировать ранги и самодисциплинироваться, расставляя сложные  задачи впереди остальных. Поможет упомянутый нами ранее принцип Парето, который говорит о том, что «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — всего 20% результата». Для достижения успеха необходимо всего лишь найти нужную точку эффективности.

Подойдет и SMART-проектирование, методически обозначающее такие цели, как:

• конкретные – Specific;
• измеримые – Measurable;
• достижимыми за адекватное время – Attainable;
• актуальные – Relevant;
• ограниченными во времени – Time-bound.

Это чёткая методика, составляющая эффективный тайм-менеджмент. Определив с её помощью главные ориентиры действий, тайм-менеджер может наиболее рационально использовать свои ресурсы.

Рационализация привычек

По мнению специалистов-психологов, на выработку привычки понадобится 21 день.

Действуйте в двух плоскостях:

1. Избавьтесь от вредных привязанностей. Например, откажитесь от курения, установите лимит на пользование соцсетями.

2. Заведите новые полезные привычки. Заботьтесь о собственном здоровье.

Привыкайте планировать: скачайте специальное приложение на смартфон или пользуйтесь режимом дня в ежедневнике. Составляйте список покупок, ведите семейный бюджет.

Матрица управления временем

Матрица Эйзенхауэра – это метод тайм-менеджмента, который позволяет расставить приоритеты и эффективно использовать время. Она состоит из четырех квадратов, в которые распределяются задачи в зависимости от их срочности и важности.

Квадрат A: срочные и важные задачи

Это самые важные задачи, которые необходимо выполнить в ближайшее время. К ним относятся, например, важные встречи, дедлайны по проектам, решение неотложных проблем. Задачи из этого квадрата требуют немедленного внимания и приоритетного выполнения.

Квадрат B: несрочные и важные задачи

Это задачи, которые не требуют немедленного выполнения, но имеют большое значение для достижения целей. К ним относятся, например, планирование долгосрочных проектов, развитие навыков, повышение квалификации. Задачи из этого квадрата необходимо планировать и выполнять в первую очередь после выполнения задач из квадрата A.

Квадрат C: срочные и неважные задачи

Это задачи, которые не имеют большого значения для достижения целей, но требуют немедленного выполнения. К ним относятся, например, просьбы коллег, звонки, срочные письма. Задачи из этого квадрата необходимо делегировать другим людям или выполнять в последнюю очередь.

Квадрат D: несрочные и неважные задачи

Это задачи, которые не имеют большого значения и не требуют немедленного выполнения. К ним относятся, например, просмотр социальных сетей, чтение новостей, просмотр развлекательных программ. Задачи из этого квадрата необходимо исключить из своего графика или выполнять в свободное время.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Чтобы использовать матрицу Эйзенхауэра, необходимо проанализировать свои задачи и определить, в какой квадрат они попадают. Затем необходимо составить план действий для каждой задачи.

Вот несколько советов по использованию матрицы Эйзенхауэра:

• Составьте список всех своих задач. Это поможет вам увидеть общую картину и определить, какие задачи являются приоритетными.
• Определите срочность и важность каждой задачи. Это можно сделать, задав себе следующие вопросы:
  • Требуется ли выполнение этой задачи в ближайшее время?
  • Окажет ли выполнение этой задачи существенное влияние на достижение моих целей?
• Распределите задачи по квадратам матрицы.
• Составьте план действий для каждой задачи. Укажите сроки выполнения задачи, а также необходимые ресурсы.

Мы рассмотрели основные подходы науки управления временем. Невооружённым взглядом вы можете заметить, что обуздать эту стихию нельзя без дополнительных усилий. Зато система тайм-менеджмента дает контроль над собой и своими достижениями. Происходит это за счёт приёмов, которые можно применить в повседневной жизни для повышения качества работы и личного времени.