Тендеры в digital: кому нужны и как правильно организовать

Статья обновлена 01.10.2022

Тендер — это конкурс, который владелец бизнеса или маркетолог компании проводит среди подрядчиков. Допустим, бизнесу нужна разработка сайта. Он идет на тендерную площадку, публикует свою задачу, условия работы и ждет откликов от агентств. Исполнитель, который устроит его больше других, выигрывает тендер. С ним заключается договор и начинается разработка сайта. 

Часто спрашивают: зачем такие сложности? Можно же найти подрядчика по сарафанному радио или опубликовать вакансию в соцсетях. Можно, но у этих способов есть свои минусы. Например, то агентство, которое идеально подошло коллегам, не подойдет вам и конкретно вашему бизнесу. А после публикации вакансии в соцсетях или в популярном паблике вы получите десятки и сотни откликов. Многие из них будут нецелевыми. Вам будут писать новички, специалисты других сфер, агентства без портфолио и кейсов. Чтобы найти по-настоящему полезные отклики, нужно потратить время.

В каких ситуациях бизнесу нужен digital-тендер? 

• Когда нужно выбрать подрядчика на крупный проект. Например, разработку сайта или создание мобильного приложения. Или долгоиграющий проект — постоянное ведение контекстной рекламы, реализация стратегии контент-маркетинга, SMM. На серьезные проекты важно найти опытного надежного подрядчика. Часто в этом помогает тендер. 
• Когда другие способы поиска подрядчика смущают, недоступны или не приносят результата. Про поиск в соцсетях уже сказали, знакомых, кто мог бы посоветовать — нет, на HH.ru вакансия висит уже два месяца и все безрезультатно. Тендерная площадка — это дополнительный бесплатный канал для поиска, который не будет лишним. 
• Когда далек от сферы диджитал и вообще не представляешь, где искать подрядчика. На тендерных площадках есть огромная база агентств разных специализаций: можно самостоятельно изучить профили, а понравившихся пригласить в тендер.  

• Когда не можешь определиться с агентством. Вроде все похожи, не поймешь, кто лучше, а сидеть и сравнивать нет времени. Когда заказчик услуги организует тендер, он сам прописывает критерии, по которым будет выбирать агентство. Соответственно, на него откликаются те, кто соответствует требованиям, и вы не тратите время на отсев нецелевых откликов.
• Когда надо сэкономить. На тендерной площадке правила диктует заказчик: он сам выставляет примерный бюджет и сроки. Готовые работать по этим условиям агентства откликаются на тендер. Поскольку конкуренция высокая, вполне реально найти недорогого подрядчика с подходящими компетенциями.   

Как организовать тендер: пошаговая инструкция

1. Регистрируетесь на площадке. На тендерной площадке Workspace регистрация очень простая: достаточно ввести имя и фамилию, данные о компании, контакты — желательно корпоративную почту.
2. Выбираете услугу, которая вам нужна. Например, разработка сайта, контент-продвижение, ведение соцсетей и т.д.

• Подробно расписываете проект и задачу. Ключевое слово «подробно». Чем больше информации вы дадите, тем проще будет агентствам сориентироваться в вашей задаче, предложить конкретные решения, оценить выгоду для себя.

Сравните два тендера:

И другой пример:

Что стоит указывать в описании задачи:

• Название компании, сфера деятельности, ссылка на сайт, если есть. Основное направление деятельности. 
• Суть задачи. Например, сделать сайт с определенной структурой и функциональностью.
• Цель проекта. Например, нужен сайт, чтобы повысить продажи. Или надо запустить контекстную рекламу по определенному региону, чтобы привлечь местных жителей.
• Целевая аудитория вашего бизнеса. Все сегменты, на которые ориентируемся при запуске проекта.
• Основные конкуренты и их проекты. Лучше всего в виде ссылок на сайты, соцсети, отдельные страницы.
• Примеры, которые вам нравятся. Почему именно они вас заинтересовали.
• Примерные сроки выполнения. Советуем закладывать еще +25-30% от желаемого срока, потому что могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, новые пожелания.
• Примерный бюджет. Если сомневаетесь — лучше указать вилку цен. Не советуем ставить слишком низкую цену — на такой тендер откликнутся разве то неопытные агентства. Качество их работы гарантировать нельзя. Ставьте среднюю цену по рынку — не прогадаете. И да, тоже добавьте +25-30% — вдруг в процессе захочется сделать что-то еще, а в бюджете это не заложено.
• Критерии, по которым будете выбирать победителя. Это позволит агентствам, которые не подходят под ваши требования, не подавать заявку и экономить ваше время. Критериями могут быть определенный регион проживания, опыт работы, наличие кейсов по нужной специализации, возможность работы под NDA и т.д.

Это идеальное описание задачи. Если у вас нет возможности указать все эти моменты или вы не разбираетесь в тонкостях digital, просто напишите все, что знаете и что хотите получить. Если имеется документация по проекту — ТЗ, заполненный бриф, наработки от предыдущего заказчика, прикрепите их.

• Публикуете тендер. Сначала он отправится на модерацию, потом появится в ленте у представителей агентств. Если тендерная компания делает рассылку, агентства увидят новые тендеры по своей специализации в почте.
• Собираете отклики заинтересовавшихся агентств и выбираете лучшего. Далее мы расскажем, как не ошибиться в выборе подрядчика и выбрать оптимальный вариант. 

Как выбрать лучшего подрядчика: советы бизнесу

Итак, дело сделано: тендер опубликован, вам начали поступать отклики от агентств. Как выбрать самого достойного кандидата? Изучите профили агентств на тендерной площадке, посмотрите их сайты. Обратите внимание на следующие моменты.

• Имеются контакты, реквизиты, название агентства пробивается в Интернете. Базовое правило безопасности: изучите информацию о потенциальном подрядчике, чтобы не обжечься о мошенника. В меню сайта обязательно должны быть контакты — чем больше вариантов, тем лучше. В подвале сайта есть реквизиты или данные о ИП или самозанятом владельце агентства. 

Обязательно пробейте кандидата в поисковых системах. Если название агентства не гуглится — скорее всего, это или новичок, или мошенник. Если много отрицательных отзывов на сторонних площадках — будьте внимательны, вероятно, подрядчик не всегда делает работу качественно.

• У агентства нужная специализация. Правило простое: если вам нужна веб-разработка, ищите тех, кто специализируется именно на ней. Если надо запустить блог — ищите контент-агентство, а не специалистов широкого профиля. Люди, которые выбирают в качестве главной какую-то одну услугу, обычно глубоко в теме и всегда в курсе последних трендов и тенденций. Есть и крупные агентства с большим штатом и различными направлениями работы. Но их услуги обычно недешевы.
• Есть достаточный опыт работы. Не обязательно искать агентство, которое на рынке со дня основания Рунета. Двух-трёх лет в выбранной нише вполне достаточно, чтобы оказывать качественные услуги.

Однако сам по себе опыт мало что значит. Можно работать 10 лет и все эти 10 лет делать одинаковые сайты с устаревшим дизайном и тяжелой структурой. Можно и за 15 лет не отточить навыки коммуникации с клиентами и не наладить внутренние бизнес-процессы.

Главное все же не возраст компании, а качество её работы.

• У агентства есть кейсы. Раньше все смотрели на портфолио — теперь в тренде кейсы. Это статьи, в которых подрядчики рассказывают, как работали над проектом и каких результатов для бизнеса достигли. В отличие от портфолио, кейсы наглядно показывают, на что способно агентство. На тендерной площадке Workspace собрана не только база диджитал-агентств, но и их кейсы. 

• Есть социальные доказательства профессионализма. Это отзывы, награды в конкурсах, победы в других тендерах, места в специальных рейтингах агентств. Если профессиональное сообщество признает компетенции агентства, значит, это не просто так. С большой вероятностью подрядчик хорошо справится и с вашей задачей.
• Налажены бизнес-процессы. В агентстве они напрямую связаны с коммуникацией с заказчиком и «внутренней кухней». Например, вы организовали тендер и получаете отклики. Если подрядчик опытный и бизнес-процессы отлажены, ваше взаимодействие пойдет примерно так:

— Сначала вам пришлют отклик с кратким сопроводительным письмом.
— Затем вышлют коммерческое предложение. Не шаблонный документ, а предложение именно по вашему проекту. Опытные агентства проводят минимальный маркетинговый анализ и предлагают конкретные решения и идеи.
— Все это время агентство будет на связи: скорее всего, там есть отдельный сотрудник, который общается исключительно по вопросам тендеров.
— Если вы выберете этого подрядчика, вам пришлют рыбу договора. Не просто скачанного из сети, а вполне рабочего, опробованного на других клиентах.
— После заключения договора вам будут ежемесячно присылать отчеты и данные по результатам в удобной для вас форме. 
— При необходимости будут проводиться созвоны или личные встречи с отчетами о проделанной работе.

Опытному подрядчику не надо напоминать, что пора бы выслать отчет за ноябрь и рассказать, что будет сделано в декабре. Он об этом не забудет —  все задачи отражены в его планировщике задач или CRM-системе. 

• Вам комфортно общаться. Проведите созвон или личную встречу с представителем агентства, чтобы понять, приятно ли вам общение. Особенно это важно, если задача долгосрочная. Месяцы, а то и годы общаться с людьми, которые неприятны — так себе перспектива. 

Итак, выбор сделан: вы отдаете победу лучшему и начинаете с ним работать. Советуем сохранить контакты тех подрядчиков, которые вам понравились, но немного не дотянули до звания победителя. Они могут понадобиться для выполнения других задач или проектов друзей и партнеров.

И, конечно, вне зависимости от задач и финального выбора всегда будьте вежливы, уважайте подрядчиков и выполняйте свои обещания.