Что такое деловой этикет и зачем он нужен

Статья обновлена 25.01.2024

Французский термин «этикет» появился три столетия назад, но и сегодня его значение осталось неизменным. Правила поведения являются важнейшей составляющей общественной жизни. Они меняются с течением времени, но всегда будут оставаться признаком хорошего тона и воспитания. В этом материале рассмотрим понятие «деловой этикет»: что это такое, и из каких основных правил и нюансов он состоит.

Предназначение делового этикета

Деловой этикет — это совокупность правил поведения, которые приняты в деловом мире. Он регламентирует общение с коллегами, деловыми партнерами, подчиненными, начальниками, а также внешний вид на работе и на деловых мероприятиях.

Деловой этикет важен, потому что он помогает:

• Выглядеть более образованным и воспитанным. Люди, которые соблюдают правила делового этикета, производят хорошее впечатление на окружающих. Они выглядят более уверенными в себе и вызывают доверие.
• Экономить время и ресурсы. Знание правил делового этикета помогает избежать неловких ситуаций и конфликтов. Это позволяет сэкономить время и силы, которые можно направить на развитие бизнеса.
• Показывать себя профессионалом. Соблюдение правил делового этикета свидетельствует о высоком уровне профессионализма. Такие люди вызывают уважение коллег и партнеров.
• Упростить взаимодействие и отношения с другими людьми. Деловой этикет помогает создать комфортную атмосферу в общении. Люди, которые соблюдают его, легче находят общий язык и сотрудничают друг с другом.

Несколько примеров того, как соблюдение делового этикета может помочь в работе:

• Если вы приходите на деловую встречу вовремя, это показывает, что вы уважаете время своего собеседника.
• Если вы одеваетесь в соответствии с правилами делового этикета, это свидетельствует о том, что вы серьезно относитесь к работе.
• Если вы умеете вести деловую беседу, это поможет вам заключить выгодную сделку.

Правила делового общения

Очевидной нормой вежливой офлайн-коммуникации является чистая и понятная речь без слов «паразитов» и с чёткой структурой. Помимо этого, деловой диалог должен строиться на:

• аргументированных фактах;
• лаконичном содержании, без «воды» и запутанных фраз;
• уважении к собеседнику или группе лиц, с которыми строится диалог.

Однако правила этикета формализованы не только для словесной формы коммуникации. Во время простого общения или в ходе деловой беседы большая часть информации воспринимается вербально, то есть с помощью жестов и мимики. Поэтому данному аспекту также следует уделить внимание. Формируя у себя деловой стиль общения, важно уметь увидеть себя со стороны и уделять внимание общей картине в целом, а не только отдельным деталям.

Для тренировки делового поведения психологи советуют делать репетиции перед зеркалом: одеться в рабочий костюм и начать речь, наблюдая за собой. Особенно тщательно следует изучить следующее:

• осанку;
• положение головы и её движения;
• положение стоп и ног;
• уверенность и плавность движений;
• положение рук в спокойном состоянии и во время беседы.

Если вживую вам сложно уловить все эти нюансы, попробуйте записать свою речь на камеру, а при просмотре представьте, что перед вами выступает посторонний человек. Так будет легче оценить собственный внешний вид, поведение, движения, мимику и жесты.

Положение в пространстве играет существенную роль не только для восприятия собеседником, но и для ощущения уверенности в себе. Речь человека, который занял правильную позу, будет заметно отличаться в лучшую сторону. 

Попробуйте сказать фразу: «Наша компания является лучшей в своём деле. Мы счастливы выпускать такой продукт и гордимся им!», – и всё это со сгорбленной спиной, опущенной головой и сидя на стуле. Получается не очень убедительно, не так ли? 

Существуют общие советы по использованию жестов и мимики, которых следует придерживаться деловому человеку:

1. Во время общения нужно держаться ровно, смотреть прямо перед собой.

2. Во время рукопожатий следует слегка наклонять голову вперед, тем самым выражая собеседнику почтение. Кстати, эти нормы уместны и в дружеском разговоре.

3. Не нужно напрягать плечи, наоборот, их следует расслабить и слегка опустить, тем самым выравнивая спину.

4. Слушая собеседника, стоит кивать время от времени – это признак уважения и заинтересованности.

5. Совершая во время разговора движения, не делать их слишком резкими, не суетиться и сохранять спокойствие.

6. Свою речь можно дополнять жестами, однако руки в это время должны быть перед вами, чтобы они оставались в поле зрения собеседника.

7. Во время разговора нужно смотреть в глаза собеседнику, но не делать этого чересчур пристально, чтобы не быть неправильно понятым. 

8. На протяжении разговора выражение лица должно быть расслабленным и спокойным, хорошо сохранять легкую улыбку, чтобы сделать обстановку доброжелательной и непринужденной.

К нежелательным жестам относятся те, которые могут быть интерпретированы собеседником как негативные. Такое восприятие обусловлено бессознательными рефлексами. Существует даже целая наука — физиогномика, которая изучает влияние положения тела человека в пространстве на  его мимику и на эмоции. 

Изучение азов этой науки поможет не только распознать намерения собеседника, но и скорректировать своё поведение так, чтобы расположить к себе оппонента. Ниже приведём жесты, которые с наибольшей вероятностью вызовут отрицательные эмоции. Если вы хотите произвести положительное впечатление и соблюсти основные рамки этикета, то во время официальных встреч их лучше избегать: 

• скрещенные на груди руки – такой жест является закрытой позой и признаком нежелания общаться;
• пожимание плечами – покажет непрофессионализм, неуверенность и замкнутость;
• потирание частей лица – свидетельствует о неискренности и лжи собеседника;
• если человек подпирает голову рукой, это означает, что ему неинтересна тема разговора.

Этикет рабочего места

Рабочее место — это не только место, где мы проводим большую часть своего времени, но и визитная карточка нашего профессионализма. Порядок и организованность на рабочем столе свидетельствуют о том, что мы являемся ответственными и целеустремленными людьми.

Следуя нескольким простым правилам, вы сможете создать на своем рабочем месте комфортную и продуктивную атмосферу:

• Избавьтесь от всего лишнего. На рабочем столе не должно быть ничего, что не относится к работе: личных фотографий, сувениров, а также предметов, которые вас отвлекают, например, журналов или счетов. 
• Сортируйте документы. Рабочие бумаги и документы следует систематизировать по определенным папкам или стопкам. Это поможет вам быстро найти нужную информацию. 
• Организуйте пространство. Каждый ящик и полка в столе должны иметь свое предназначение. Это поможет вам поддерживать порядок на рабочем месте. 
• Не бойтесь использовать аксессуары. Несколько небольших аксессуаров, таких как фото семьи или настольное растение, могут сделать ваше рабочее место более уютным и индивидуальным. Однако не переусердствуйте, чтобы не перегрузить пространство. 
• Будьте аккуратны. Не забывайте поддерживать порядок на рабочем столе в течение дня. Если вы получили новое письмо или документ, сразу же определите его в соответствующую папку.

Соблюдение этих простых правил поможет вам создать на своем рабочем месте атмосферу, которая будет способствовать вашей продуктивности и успеху.

Общение по телефону и переписка

В современном мире деловые звонки являются одним из важнейших средств коммуникации. Они позволяют быстро и эффективно обмениваться информацией, решать рабочие вопросы и строить отношения с партнерами.

Чтобы деловой звонок прошел успешно, необходимо соблюдать определенные правила этикета. Вот несколько советов, которые помогут вам произвести хорошее впечатление на собеседника:

• Подготовьтесь к звонку. Перед тем как набрать номер, узнайте как можно больше о собеседнике. Это поможет вам составить план разговора и расположить к себе человека.
• Будьте вежливы и тактичны. Приветствуйте собеседника, называя его по имени, и представляйтесь сами. Будьте внимательны к тому, что говорит собеседник, и не перебивайте его.
• Будьте кратки и лаконично. Деловые звонки должны быть короткими и по существу. Не затягивайте разговор, если у собеседника нет времени.
• Контролируйте тон своего голоса. Ваш голос должен быть уверенным и спокойным. Не повышайте голос и не используйте жаргонные выражения.
• Не забывайте о завершении разговора. Подведите итог беседы и поблагодарите собеседника за внимание.

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам сделать деловой звонок более эффективным:

• Общайтесь в тихом месте, где вас не будут отвлекать посторонние звуки.
• Если звонок оборвался, перезвоните как можно скорее.
• Во время беседы берите на заметку важные моменты. Это поможет вам не забыть о том, о чем договорились с собеседником.

Соблюдение этих простых правил поможет вам произвести хорошее впечатление на собеседника и добиться желаемого результата от делового звонка.

После официального звонка принято отправлять в письменной форме краткое резюме беседы и список договорённостей. При обсуждении рутинных рабочих моментов и встреч такой фидбек не требуется. 

Переписка также имеет свои нюансы. Например, начиная переписку или отвечая на письмо, в шапке следует указать название и контактные данные вашей организации. По правилам хорошего тона на письмо следует ответить в течение двух часов.

Не забывайте прописать тему письма. Одно письмо должно содержать ответную информацию лишь относительно вопросов, предложений или пожеланий контрагента.

Конечно, живя в 21 веке нельзя обойти негласные правила этикета в мессенджерах. Это пункт, на котором стоит заострить внимание ещё и потому, что обмен быстрыми сообщениями считается менее формальным. Так что часто чувства собеседника при данном типе общения часто игнорируются. 

Правила в общения в мессенджерах очень просты, но, соблюдая их, можно зарекомендовать себя как приятный собеседник. Основные правила переписки следующие:

• если к вам пришла  гениальная мысль в 2 часа ночи,  не стоит ею немедленно делиться, подождите наступления рабочего времени;
• не «мельчите», отправляя несколько коротких сообщений поряд, лучше уложить все свои мысли в одно сообщение;
• не стоит также грешить аудиосообщениями, в деловом общении они или вообще не уместны, или уместны редко по обоюдной договорённости и необходимости;
• оставьте рабочие чаты для работы, не загромождая их мемами и смешными видео. 

Коммуникация с коллегами: принципы делового общения в коллективе

Деловое общение — это основа любой успешной работы. Оно позволяет эффективно взаимодействовать с коллегами, клиентами и партнерами. Однако часто бывает так, что сотрудники соблюдают правила делового этикета при общении с внешними лицами, но игнорируют их при общении внутри коллектива.

Это большая ошибка, которая может привести к серьезным проблемам. Ведь общение между сотрудниками составляет основу работы любой компании. Если оно не будет правильным, то это негативно скажется на продуктивности, атмосфере в коллективе и даже результатах деятельности компании.

Вот несколько советов, которые помогут вам соблюдать правила делового этикета в общении с коллегами:

• Будьте вежливы и доброжелательны. Обращайтесь к коллегам по имени и титулу, если это необходимо.
• Спокойно и аргументировано излагайте информацию. Не повышайте голос и не допускайте резких высказываний.
• Общайтесь только в рабочее время. Исключением могут быть экстренные ситуации.

Также важно соблюдать следующие правила:

• Не посвящайте в коммерческие тайны лиц, не имеющих нужного уровня допуска.
• Не распространяйте сплетни.
• Не повышайте голос при общении с подчиненными.
• Давайте возможность высказать точку зрения и не перебивайте собеседника неуместными комментариями.
• Если человек допустил ошибку, тактично скажите ему об этом наедине.
• Хвалите сотрудника прилюдно.
• Особое внимание уделяйте новым членам коллектива. Познакомьте их со всеми правилами и регламентами, помогите наладить общение с коллегами.

Служебные романы также считаются дурным тоном. В России это лишь пункт из свода правил делового этикета, но в других странах за это могут серьезно наказать. Например, в США за служебный роман можно получить обвинение в домогательстве и потерять работу. А в Чехии безнаказанным может считаться только два приглашения на свидание. Третье уже будет являться поводом для иска.

Следуя этим советам, вы сможете создать благоприятную атмосферу в коллективе и повысить эффективность своей работы.

«Встречают по одёжке»: дресс-код и этикет

Во все времена человека принимали, принимают и будут принимать по “одежке”, то есть по его внешнему виду. Даже самый востребованный профессионал своего дела вряд ли будет воспринят всерьез, если явится на встречу в спортивном костюме или пляжных шортах. Одежда должна соответствовать случаю, времени и месту.

Правильно одеться и не выделяться из толпы коллег  помогут основные принципы делового дресс-кода.

Для мужчин

1. На деловую встречу или приём мужчине следует явиться в костюме черного, угольно-серого или темно-синего цвета.

2. Одежда должна сидеть хорошо, поэтому многие бизнесмены предпочитают шить костюмы на заказ.

3. В некоторых случаях допустим стиль кэжуал. Хороший пример – джинсы, рубашка или поло, пиджак.

4. В качестве украшений допустимы запонки и часы.

5. У мужчин должно быть гладко выбритое лицо или стильная борода, усы.

6. Обувь должна быть чистой. Если мужчина шел пешком, он должен позаботиться о том, чтобы очистить туфли до того, как войдет в зал для переговоров.

7. Если на теле есть пирсинг или татуировки, они не должны быть видны из-под одежды.

8. Одежда – поло или рубашка, должна быть нейтральных цветов, не содержать принты и яркие узоры.

Для женщин

1. Женщина на деловой встрече должна быть одета в строгий костюм черного, серого или темно-синего цвета.

2. На женщине может быть юбка ниже колен или брюки.

3. В качестве украшений женщина может надеть кольца, сережки, цепочку. Не должно быть более двух украшений.

4. Макияж должен быть спокойным, содержащим нейтральные оттенки.

5. Маникюр не должен быть броским – нейтральный цвет или аккуратные ногти без лака.

6. При наличии татуировок и пирсинга они не должны быть видны.

7. Обувь должна быть чистой, каблук допустим средней высоты.

8. Короткие юбки и декольте на деловых встречах считаются моветоном. 

Одевшись соответствующим образом и зная основные правила делового этикета, можно добиться уважения коллег, руководства и партнеров, а также продвинуться по службе.

Степень соблюдения дресс-кода зависит от уровня серьезности мероприятия, его значения для дальнейшей работы. Так, для обеда с коллегами вполне подойдет обычный свитшот, а вот для презентации нового продукта партнёрам уже стоит выбрать деловой костюм. 

Заключение

Кратко обозначить основные аспекты делового этикета можно следующими пунктами: 

• Коммуникация. Деловая коммуникация — основа любого успешного взаимодействия. Она включает в себя умение общаться лично, по телефону, в письменной форме. При общении с коллегами, партнерами и клиентами важно быть вежливым, доброжелательным, аргументированным и сдержанным.
• Внешний вид. Внешний вид — визитная карточка человека. В деловом мире принято одеваться аккуратно, опрятно и со вкусом. Одежда должна соответствовать специфике работы и не быть вызывающей.
• Рабочее место. Рабочее место должно быть чистым, организованным и упорядоченным. Это свидетельствует о профессионализме и ответственности сотрудника.
• Отношения в коллективе. Деловые отношения должны быть основаны на взаимном уважении, доверии и сотрудничестве. Важно уметь работать в команде, разрешать конфликты и находить компромиссы.
• Культура общения с партнерами и клиентами. Деловое общение с партнерами и клиентами должно быть уважительным и доброжелательным. Важно соблюдать все правила этикета, чтобы произвести хорошее впечатление и заключить взаимовыгодные сделки.

Следуя описанным в этой статье правилам, можно улучшить свой авторитет, повысить производительность и ускорить продвижение по карьерной лестнице. Важно смотреть на соблюдение этикета комплексно, а также учесть особенности применения этих рекомендаций в той или иной рабочей ситуации.