Бриф: как его правильно составить и где использовать

Статья обновлена 28.02.2024

Основа любого сотрудничества — взаимоотношения сторон, основанные на достижении общей цели. Чтобы клиент и организация, начальник и подчиненный смогли правильно понять друг друга, составляется бриф. Что это такое в маркетинге и других сферах? Зачем нужен бриф? Как заполнить его? Кто должен его составлять, какую информацию туда вносить, какой должна быть структура документа? Разберем всё по полочкам в этой статье. 

Понятие и особенности

Начнем с определения, что такое бриф. 

Бриф — это документ, в котором письменно и кратко обозначаются цели и задачи будущего проекта, а также обязательства сторон. Нередко бриф включает вопросы исполнителя и ответы заказчика: благодаря этим сведениям можно быстро добиться выгодного для обеих сторон результата сотрудничества. 

Брифы составляют при личной встрече от руки, через специальные электронные формы или даже просто в Word. Если сотрудничество удаленное, исполнитель обычно формирует основные вопросы, уточнения, а клиент дает наиболее полные ответы. 

Читать также

10 полезных советов тем, кто хочет уйти на фриланс

Если раньше все мечтали стать космонавтами и актрисами, то сейчас даже молодежь думает о том, как она вырастет, купит себе ноутбук и …

Еще

Рекламные агентства часто размещают бриф прямо на своем сайте. Такое заочное знакомство позволяет упростить процедуру заказа, поскольку нюансы сотрудничества выяснены заранее. 

Бриф — что-то вроде анкеты, которую исполнитель просит заполнить заказчика. Форма содержит вопросы, позволяющие выполнить задание в соответствии с ожиданиями, предотвратить непонимание и конфликты.

Для чего нужен бриф? С его помощью достигается:

• формирование понимания задач для всех участников проекта;
• разделение задач на смысловые и временные блоки;
• выделение ключевой информации;
• правильное распределение времени, ресурсов;
• синхронизация ожиданий заказчика и исполнителя;
• предотвращение конфликтных ситуаций. 

Составление и заполнение брифа требует времени, но оно непременно окупится позднее. Вам не придется тратить ресурсы на исправления или попытки взыскать неустойки из-за того, что результат работы не соответствует ожиданиям. Также документ станет прекрасным опытом для будущей работы, упростит последующие задачи бизнеса.

Виды брифов

Впервые понятие «бриф» начало использоваться в сфере рекламы. Поэтому первые его виды так или иначе были связаны с продвижением:

• медиа-бриф — используется при запуске рекламных кампаний;
• креативный — предназначен для создания рекламных материалов;
• экспертный — создается для проведения маркетинговых исследований, тестирований.

Позднее такие анкеты стали общепринятым инструментом выстраивания коммуникации в других сферах, поэтому появились другие их разновидности:

• для разработки мобильных приложений;
• для создания сайтов и лендингов;
• для разработки программных продуктов;
• для настройки рекламных кампаний;
• для создания маркетинговой стратегии. 

Читать также

Тендеры в digital: кому нужны и как правильно организовать

Тендер — это конкурс, который владелец бизнеса или маркетолог компании проводит среди подрядчиков. Допустим, бизнесу нужна разработка сайта. Он идет на тендерную …

Еще

Современные брифы получили распространение также в консалтинге, юриспруденции, дизайне, строительстве.

Правильно составить документ новичку поможет пример рекламного брифа, образец или список разделов, который мы рассмотрим далее. Создав первый бриф по образцу, вы значительно упростите свою дальнейшую работу. Такая анкета поможет экономить время и нервы — не нужно будет несколько раз связываться с клиентом, уточнять детали, разрешать возникающие вопросы и недопонимания.

Структура брифа

Бриф – это основа успешного сотрудничества между заказчиком и исполнителем. Он обеспечивает ясное понимание задачи и помогает избежать недопонимания.

1. Информация о заказчике

• Название компании.
• Контактные данные.
• Сфера деятельности.

2. Описание проекта

• Название проекта.
• Цель проекта.
• Краткое описание задачи.

3. Целевой результат

• Ожидаемый результат от проекта.
• Примеры удачных решений (референсы).

4. Сроки выполнения

• Дата начала проекта.
• Дата завершения проекта.

5. Целевая аудитория

• Описание целевой аудитории.
• Регион.
• Возраст.
• Пол.
• Род занятий.
• Достаток.
• Другие характеристики.

6. Информация о бизнесе клиента

• Сильные и слабые стороны.
• Особенности предоставляемых услуг.
• Уровень конкуренции.

7. Бюджет проекта

• Выделенный бюджет.
• Возможные дополнительные расходы.

8. Дополнительные сведения

• Пожелания и комментарии к проекту.
• Контактная информация для связи.

В зависимости от сферы деятельности список дополняется другими пунктами. На практике текст может отличаться от идеального образца. Например, анкета для создания логотипа организации будет не такой, как документ по разработке сайта или приложения для смартфона.

Не всегда сотрудничество подразумевает взаимоотношения двух опытных сторон. Если клиент впервые сталкивается с подобной задачей, ему будет проще работать с вами при наличии брифа, а вы легко расскажете об этапах проекта. При составлении индивидуального брифа для заказчика стоит учесть все нюансы работы: сфера деятельности, конкуренция, тема, задачи, дедлайн и так далее.

Клиент может попросить помощи в заполнении брифа, и это нормально. Но следует учесть, что даже совместно составленный документ нужно отправить заказчику на согласование: он еще раз просмотрит ответы на вопросы, при необходимости подкорректирует их, дополнит опросник своими пожеланиями и комментариями.

Как составить бриф

Организации, которые только начинают внедрять брифы в свою работу, интересуются его оптимальной формой. Важно понимать, что бриф для заказчика и его формат будут отражать ваш структурный подход к работе. К тому же анкета должна быть удобной как для вас, так и для клиента. В эпоху цифровых технологий самая оптимальная для бизнеса форма — электронная.

Как написать бриф? Он должен дать максимум информации от заказчика. Именно это позволит выполнить задание максимально качественно и оперативно.

По созданию брифа и его заполнению отметим следующие общие моменты:

• проще всего создать файл, например, в Excel или Word, а затем отправить его клиенту по электронной почте или через мессенджер;
• если у вас есть сайт, можно разместить форму на ресурсе и попросить заказчика ее заполнить;
• удобно разместить форму в облачном хранилище, на виртуальном диске или в онлайн-опроснике, предоставив клиенту доступ для заполнения;
• также можно распечатать форму и дать заполнить второй стороне при личной встрече.

Создать первый бриф с нуля довольно сложно, поэтому лучше взять за основу готовый удачный образец. В интернете много сайтов, где есть примеры заполнения брифов, креативные формулировки и список рекомендуемых вопросов. Самое простое: взять за основу готовый бриф и дополнить его с учетом специфики предстоящих работ.

Писать вопросы в теле электронного письма — не самый комфортный и продуктивный метод взаимодействия с заказчиком. К тому же исполнителю будет сложнее искать необходимые сведения. Обычно так поступают неопытные сотрудники и новички на рынке. 

Отдельно созданный файл с формой брифа — свидетельство вашего уважения к клиенту и его времени. 

Бриф: пример заполнения

В качестве примера рассмотрим задание на разработку печатной рекламы. Заполнив все указанные поля, клиент полностью передаст свои пожелания. В результате исполнитель сможет взять эту таблицу за основу для выполнения задачи.

После заполнения анкеты заказчиком исполнитель получит подробный документ. Пример рассматривает только сферу маркетинга, однако его можно видоизменить под любой другой вид деятельности, ведь в документе учтены все необходимые моменты: информация о клиенте, продукте, требуемой работе, сроках, бюджете. 

Читать также

Что такое ZOOM и как его использовать в интересах развития бизнеса

Zoom — что это такое и как работает? Это одноименное приложение, выпущенное компанией Zoom Video Communications. Она была основана в 2011 году …

Еще

Различия между брифом и ТЗ

Компании и специалисты частной практики, начинающие свой путь в сфере digital, часто путают такие понятия, как «бриф» и «ТЗ, техническое задание». На самом деле понятия разные: техзадание — точная и четкая инструкция для выполнения одной конкретной задачи, а бриф помогает определить общие представления о проекте. 

Читать также

Как составить ТЗ: даем подробную инструкцию

Сегодня разберёмся с таким термином, как техническое задание. Что это такое? Как его правильно разработать? На что стоит обязательно обратить внимание? Ответ …

Еще

Часто бриф используют на первом этапе сотрудничества, затем на его основе создают несколько ТЗ. То есть техническое задание и бриф могут существовать вместе или по отдельности.

Важность брифа: убеждаем заказчика

Несмотря на то, что большинство компаний открыты к передовым технологиям и методам, не все знакомы с понятием «бриф». Поэтому исполнитель может столкнуться с непониманием или просто нежеланием заказчиков тратить время на заполнение брифа. Но исполнителю лучше сразу убедить клиента в необходимости брифа: при появлении разногласий у обеих сторон будет письменное подтверждение их договоренности.

Серьезные заказчики обязательно отзовутся на просьбу заполнить форму. Если нет, следует задуматься, стоит ли вообще начинать сотрудничество.

Если бриф не нравится заказчику

Может возникнуть ситуация, когда заказчика не устроил присланный исполнителем бриф. Он может посчитать, что перечень вопросов неполный или они слишком общие. Если исполнитель взял готовый пример у коллег и не переделал его, то вероятно, клиент уже где-то видел эту форму и может счесть, что вторая сторона подходит к процессу несерьезно.

Заказчик может попросить переделать бриф под конкретную сферу или задачу. Тогда вам как исполнителю важно выполнить требование. 

Иногда бриф составлен, договоренности достигнуты, но в процессе работы над проектом у исполнителя появляется дополнительный объем работ. И он вправе требовать от заказчика доплаты за дополнительную работу. Даже если это не отражено в брифе изначально.

Чаще всего в составлении брифов нуждаются digital-сегмент и сфера услуг. Форма обязательно должна содержать информацию о заказчике, основные задачи, желаемый результат, сроки, контакты. При составлении документа нужно опираться на удачные примеры из практики других компаний и собственный опыт общения с клиентами. Иначе будет так: