Бриф: как его правильно составить и где использовать
Статья обновлена 07.06.2022
Основа любого сотрудничества — взаимоотношения сторон, основанные на достижении общей цели. Чтобы клиент и заказчик, начальник и подчиненный смогли найти общий язык, понять друг друга правильно, составляется бриф. Что это такое? Кто должен его составлять, какую информацию туда вносить, какова должна быть структура документа? Разберем ответы на эти вопросы.
Бриф: понятие и особенности
Бриф — документ, в котором кратко, в письменном виде обозначаются обязательства сторон, задачи будущего проекта. Нередко бриф включает вопросы исполнителя, ответы заказчика: благодаря данной информации можно добиться выгодного для обеих сторон результата сотрудничества.
Брифы составляют при личной встрече, через специальные формы электронной переписки. Если сотрудничество удаленное, исполнитель обычно формирует основные вопросы, уточнения к заказчику, а тот дает наиболее полные ответы.
10 полезных советов тем, кто хочет уйти на фриланс
Если раньше все мечтали стать космонавтами и актрисами, то сейчас даже молодежь думает о том, как она вырастет, купит себе ноутбук и …
ЕщеРекламные агентства зачастую размещают бриф прямо на корпоративном сайте. Такое заочное знакомство позволяет упростить процедуру заказа, поскольку нюансы сотрудничества выяснены заранее.
При помощи брифа достигается:
- разделение задач на смысловые и временные блоки;
- формирование понимания задач для всех участников проекта;
- экономия времени, сил и ресурсов;
- выделение ключевой информации;
- правильное распределение времени, ресурсов;
- синхронизация ожиданий заказчика и исполнителя;
- предотвращение конфликтных ситуаций.
Составление и заполнение брифа сторонами требует времени, оно непременно окупится позднее. Также бриф станет прекрасным опытом для будущей работы, упростит последующие задачи.
Виды брифов
Впервые понятие «бриф» начало использоваться в сфере рекламы. Поэтому первые его виды так или иначе были связаны с продвижением:
- медиа-бриф — используется при запуске рекламных кампаний;
- креативный — предназначен для создания рекламных материалов;
- экспертный — создается для проведения маркетинговых исследований, тестирований.
Позднее брифы стали действенным инструментом сферы digital, поэтому появились другие их виды:
- для разработки мобильных приложений;
- для создания сайтов и лендингов;
- для разработки программных продуктов;
- для настройки рекламных кампаний;
- для создания маркетинговой стратегии.
Тендеры в digital: кому нужны и как правильно организовать
Тендер — это конкурс, который владелец бизнеса или маркетолог компании проводит среди подрядчиков. Допустим, бизнесу нужна разработка сайта. Он идет на тендерную …
ЕщеСовременные брифы получили распространение также в консалтинге, юриспруденции, дизайне, строительстве.
Чтобы правильно составить бриф, новичку поможет пример рекламного брифа, который мы рассмотрим далее. В нем будут отражены все основные вопросы и нюансы. Создав первый бриф по образцу, можно значительно упростить дальнейшую работу. Такая анкета поможет сэкономить время и нервы — исполнителю не нужно будет несколько раз связываться с заказчиком, уточнять детали, решать возникающие вопросы.
Правильное создание брифа
Бриф фактически помогает исполнителю получить максимум информации от заказчика. Именно это позволит выполнить задание максимально качественно и оперативно.
Удачный бриф должен содержать восемь нижеперечисленных пунктов.
- Данные компании-заказчика.
- Описание проекта, задачи.
- Результат, к которому нужно стремиться. Исполнитель может попросить заказчика добавить примеры удачных работ: качественные и удачные решения других компаний или из опыта заказчика — референсы.
- Дедлайн — какой срок отводится на выполнение задания.
- Целевая аудитория — на кого рассчитан конечный продукт, кого нужно заинтересовать. Здесь важна конкретика — регион, возраст, пол, род занятий, достаток, другие характеристики.
- Показатели проекта заказчика: сильные и слабые стороны, особенности предоставляемых услуг, уровень конкуренции.
- Бюджет проекта.
- Дополнительные вопросы, пожелания, комментарии по проекту.
Это список основных моментов. В зависимости от сферы деятельности он может дополняться другими пунктами. На практике бриф может отличаться от идеального примера. Например, бриф по созданию логотипа компании будет кардинально отличаться от брифа по разработке приложения для смартфона.
Не всегда сотрудничество подразумевает взаимоотношения двух опытных сторон. Если ваш заказчик — новичок, ему тем более нужно предоставить бриф для заполнения. В этом случае можно взять готовый пример или составить новую форму на основе особенностей конкретного сотрудничества. При составлении индивидуального брифа стоит учесть все нюансы работы: сфера деятельности, конкуренция, тема, задачи, дедлайн и так далее.
Заказчик может попросить исполнителя помочь в заполнении брифа, ведь новичок не всегда сам уверен в собственных потребностях. В таком случае, конечно, стоит максимально посодействовать своему партнеру. Следует учесть, что даже совместно составленный бриф нужно отправить заказчику на согласование: он еще раз просмотрит ответы на вопросы, при необходимости подкорректирует их, дополнит опросник своими пожеланиями и комментариями.
Форма брифа
Компании, которые только начинают внедрять брифы в свою работу, интересуются оптимальной формой брифа, который преподносят заказчику. Важно понимать: бриф, его форма будут отражать серьезность ваших намерений. К тому же он должен быть удобным как для исполнителя, так и для заказчика. В эпоху цифровых технологий самая удобная форма — электронная.
По созданию брифа и его заполнению можно отметить следующие общие моменты:
- проще всего создать файл в Excel или Word и отправить его заказчику по электронной почте или через мессенджер;
- если у исполнителя есть сайт, форму брифа можно разместить на ресурсе и попросить заказчика ее заполнить;
- удобно разместить форму в облачном хранилище, виртуальном диске или в онлайн-опроснике, предоставив заказчику доступ для заполнения;
- также можно распечатать форму и дать заполнить второй стороне при личной встрече.
Создать первый бриф с нуля довольно сложно, поэтому лучше взять за основу готовый удачный пример. Существует масса специализированных ресурсов, где есть примеры заполнения брифов и список рекомендуемых вопросов. Самым простым методом станет дополнение предложенного списка с учетом специфики предстоящих работ.
Писать вопросы в теле электронного письма — не самый комфортный и продуктивный метод взаимодействия с заказчиком. К тому же исполнителю будет сложнее искать необходимую информацию. Обычно так поступают неопытные сотрудники и новички на рынке.
Отдельно созданный файл с формой брифа — свидетельство уважения заказчиков и их времени со стороны компании.
Бриф: пример заполнения
Как мы уже поняли ранее, бывают разные формы и содержание брифа. В качестве примера рассмотрим задание на разработку печатной рекламы. Заполнив все указанные поля, заказчик полностью передаст свои пожелания, тогда исполнитель сможет взять данную таблицу за основу для выполнения задачи.
| 1. Информация о компании и продукте | Укажите данные о вашей компании |
| Название компании, сфера деятельности | |
| Описание продуктов или услуг, предоставляемых компанией | |
| Ссылка на логотип компании и брендбук (если таковые имеются) | |
| Веб-сайт компании | |
| Уникальные свойства предоставляемых продуктов или услуг | |
| Прочая информация о компании | |
| Контактное лицо, телефон, email |
| 2. Конкуренты | Заполните данные о конкурентах вашей компании |
| Конкурентные преимущества компании | |
| Слабости по сравнению с конкурентами | |
| Основные конкуренты в ценовом сегменте | |
| Основные конкуренты по качеству | |
| Основные конкуренты по имиджу | |
| Дополнительная информация о конкуренции на рынке в сфере деятельности компании |
| 3. Целевая аудитория | Портрет вашей целевой аудитории |
| Пол, возраст и социальный статус целевой аудитории | |
| Сфера трудовой деятельности потенциальных покупателей | |
| Образование потенциальных покупателей | |
| Интересы и хобби целевой аудитории | |
| Место проживания целевой аудитории |
| 4. Маркетинговые цели компании | Необходимо пометить галочкой нужные пункты |
| Увеличение продаж | |
| Позиционирование бренда | |
| Охват новой целевой аудитории | |
| Запуск нового продукта или услуги | |
| Другое |
| 5. Информация о предстоящих работах | Полная информация о необходимых работах |
| Краткая информация о продукте/услуге, который необходимо рекламировать | |
| Необходимый рекламный формат (веб-баннер/листовка/плакат/каталог/другое) | |
| Информация, которую необходимо указать в креативе | |
| Цвета, которые необходимо использовать в креативе (если таковые пожелания имеются) | |
| Эмоции, которые должна вызвать реклама | |
| Ситуации, в которых клиент увидит рекламу (по дороге домой, на веб-сайте, на профессиональной выставке и так далее) | |
| Срок сдачи макета | |
| Бюджет работ |
| 6. Дополнительная информация | Какие еще данные могли бы помочь в выполнении работ? |
| Миссия компании. Как вы могли бы описать ваш бренд одним словом? | |
| Ссылки на исследования и результаты предыдущих рекламных кампаний, если таковые проводились | |
| Дополнительные пожелания к выполнению работ |
После заполнения анкеты заказчиком исполнитель получит подробный бриф. Пример рассматривает только создание маркетинговой продукции, однако его можно видоизменить под любой другой вид деятельности, ведь в документе учтены все необходимые моменты: информация о заказчике, продукте, требуемой работе, сроках, бюджете.
Что такое ZOOM и как его использовать в интересах развития бизнеса
Zoom — что это такое и как работает? Это одноименное приложение, выпущенное компанией Zoom Video Communications. Она была основана в 2011 году …
ЕщеВажность брифа: убеждаем заказчика
Несмотря на то, что большинство компаний открыты к передовым технологиям и методам, не все знакомы с понятием «бриф». Поэтому исполнитель может столкнуться со стеной непонимания, предложив второй стороне ответить на вопросы анкеты.
Другие заказчики, даже зная суть брифа, могут отказываться его заполнять, ведь процесс потребует времени. Многие полагают: незачем заполнять форму, ведь можно в двух словах просто описать ситуацию.
Исполнителю не стоит поддаваться подобным уговорам, иначе может возникнуть непонимание. Лучше убедить заказчика в необходимости брифа: при появлении разногласий у обеих сторон будет письменное подтверждение их договоренности, значит, уже никто не скажет: «Я такого не говорил».
Серьезные заказчики обязательно отзовутся на просьбу заполнить форму. Если нет, следует задуматься, стоит ли вообще начинать сотрудничество.
Бриф необходимо отправить второй стороне после обсуждения общих деталей. Это удобно, поскольку заказчик выберет подходящее время и заполнит форму. Наиболее удобная последовательность действий включает в себя первичное составление брифа и последующее обсуждение стоимости работ.
Различия между брифом и ТЗ
Компании и отдельные лица, начинающие свой путь в сфере digital, часто путают такие понятия, как «бриф» и «ТЗ, техническое задание». На самом деле понятия разные: техзадание — точная и четкая инструкция для выполнения одной конкретной задачи, а бриф помогает определить общие представления о проекте.
Как составить ТЗ: даем подробную инструкцию
Сегодня разберёмся с таким термином, как техническое задание. Что это такое? Как его правильно разработать? На что стоит обязательно обратить внимание? Ответ …
ЕщеЧасто бриф используют для первоначального уточнения условий сотрудничества, затем на его основе создают несколько конкретных ТЗ. Следовательно, техническое задание и бриф могут существовать вместе или по отдельности.
Если бриф не нравится заказчику
В любой сфере может возникнуть ситуация, когда заказчика не устроил присланный исполнителем бриф. Он может посчитать, что перечень вопросов неполный или они звучат слишком обобщенно. Если исполнитель взял готовый пример у коллег и не переделал его, то вероятно, заказчик уже где-то видел эту форму и может счесть, что вторая сторона подходит к процессу несерьезно.
Заказчик может попросить переделать бриф под конкретную сферу или задачу. Тогда исполнителю, если он желает продолжать сотрудничество, следует выполнить требование. Так он покажет всю серьезность своей работы и расположит заказчика индивидуальным подходом.
Бывает, что бриф составлен, договоренности достигнуты, но в процессе реализации исполнитель выполняет дополнительный объем работ. Несмотря на то, что дополнительные усилия исполнителя не отражены в брифе, он вправе требовать от заказчика доплаты за проделанные действия. Однако следует учитывать первичные договоренности, зафиксированные документально, и не ожидать дополнительного финансового поощрения.
Заключение
Бриф — своеобразная анкета, которую исполнитель просит заполнить заказчика. Форма содержит вопросы, позволяющие выполнить задание в соответствии с ожиданиями, предотвратить непонимание и конфликты.
Более других в составлении брифов нуждаются digital-сегмент, сфера услуг. Форма должна содержать информацию о заказчике, основные задачи, желаемый результат, сроки, контакты.
При составлении брифов нужно опираться на удачные примеры из практики других компаний и собственный опыт общения с клиентами.
Топ универсальных hard skills для digital-специалистов
Любой медик умеет оказывать первую помощь, любой водитель — завести авто. А что должен уметь любой диджитал-специалист? Ответ на этот вопрос дает команда Digital Academy …
Еще
