Как грамотно делегировать и добиваться выполнения задач

Про делегирование все слышали, и многие его даже пробовали, но не у каждого выходило успешно передавать свои задачи другим. Порой при делегировании задачи выполняются наперекосяк, и приходится всё переделывать самостоятельно, либо задачи не выполняются вовсе. Иногда исполнитель срывает сроки, теряет контекст и в конце концов перестает понимать, чего от него вообще хотят. Сегодня о том, как делегировать задачи и не беспокоиться о сроках и результатах их выполнения.

Плюсы делегирования

Увеличивает число выполненных задач

Работая в одиночку, вы ограничены своим рабочим временем и личным ресурсом: без ущерба своему времени и здоровью не получится регулярно выполнять вместо 10 задач 20 аналогичных. Как только вы делегируете часть работы другим людям, у вас появляется команда — значит, и возможность делать больше за то же время.

Освобождает время для важного

Например, вы из месяца в месяц хотите заняться продвижением бизнеса, обучением сотрудников или стратегией. Но не успеваете даже подумать об этом, потому что по уши в отчетах, платежках и переговорах — эти дела всегда срочнее, но не такие уж важные с точки зрения развития бизнеса. Если вы делегируете часть подобной рутины, то сможете сосредоточиться на том, что лежало в долгом ящике и ждало своего часа: и стратегию развития продумать, и план обучения сотрудников написать, и маркетинговый план составить.

Дает ресурс для роста

Поручая задачи другим, вы учитесь расставлять приоритеты и не тащить всё на себе. Те, кому вы делегируете, тоже прокачивают свои навыки — например, планирования. В итоге вся компания растет и достигает больших результатов. В одиночку вы пришли бы к ним за два года, а с командой — например, всего за 6 месяцев. 

Что можно и нельзя делегировать?

Ответить на этот вопрос поможет матрица Эйзенхауэра. Она состоит из 4 квадрантов, в которых задачи делятся на группы:

• важные и срочные;
• неважные и срочные;
• важные и несрочные;
• неважные и несрочные.

Единой классификации задач по этим квадрантам нет — всё сильно зависит от типа бизнеса и ваших приоритетов здесь и сейчас. Для примера распределение может быть таким:

Исходя из матрицы, точно стоит делегировать:

• неважные и несрочные задачи — они обычно пылятся в списке и тянут обязательствами их выполнения;
• неважные и срочные задачи — там часто живет рутина, из-за которой трудно сосредоточиться и которая забирает уйму рабочего времени;
• некоторые важные и несрочные задачи — но учтите компетенции, мотивацию и загруженность сотрудника, которому вы делегируете их.

Не стоит перепоручать важные и срочные задачи. Хотя если раньше вы сами занимались счетами, платежками и прочими бухгалтерскими делами, а теперь у вас появился специалист для выполнения таких задач — тогда делегирование оправдано. 

О частых проблемах при делегировании и немного юмора

Чайка-менеджмент

Менеджеры-чайки будто бы делегируют, но на самом деле создают суету и везде суют свой клюв. Именно они сидят над душой сотрудников, инициируют перекрашивание кнопок и замену баннеров, а потом просят вернуть всё, как было. Они же обычно не ладят с планированием и на самом-то деле поручать дела другим вообще не умеют. 

Чтобы не превращаться в такого менеджера, важно:

• четко формулировать передаваемую задачу — что должно быть сделано и в каком объеме;
• устанавливать сроки — не из головы, а те, что оправданы внешними ограничениями (например, защита проекта перед клиентом в четверг, значит, готово должно быть за пару дней до дедлайна, чтобы был запас на правки).

Дятел-менеджмент

Дятел-менеджер — близкий родственник чайки, но влезать в чужую работу и наводить там шороху ему неинтересно. Его больше всего волнуют сроки. Поэтому он будет долбить подчиненных вечными: «Уже готово? А сейчас? А когда точно будет готово?». Работать в такой обстановке, мягко говоря, неприятно. Плюс сложно получить адекватный результат работы, потому что все постоянно на нервах. 

Чтобы не превращаться в дятла, важно:

• устанавливать адекватные сроки — да, опять;
• добавлять в процесс точки контроля. 

Например, техническое задание на разработку сайта, с которым компания пойдет в студию, должно быть готово через 2 недели. Как раз к этому моменту руководство выделит бюджет на разработку. Значит, можно сделать пару контрольных точек. На первой проверить со специалистом общую структуру. На второй обсудить, какие есть проблемы и затыки. Если таких будет много, до срока можно назначить дополнительный контроль — это поможет не сорвать дедлайн и не отвлекать сотрудника вечными расспросами о готовности. 

Попытка быть хорошим для всех

Это часто история о тех, кого повысили до руководителя и дали в подчинение бывших линейных коллег. Делегировать и ставить задачи в этом случае сложно — страшно испортить отношения, требовать, говорить о последствиях плохой работы и указывать на ошибки. Итог — человек по-прежнему многое делает сам, а иногда — доделывает и переделывает за тем, кому поручил. В итоге делегирования ноль, а задач — гора. 

Чтобы такого не происходило, стоит:

• четко описывать задачу — что должно быть сделано, в каком объеме и в какой срок;
• если сроки срываются — обсуждать это, а не замалчивать;
• если работа выполняется плохо — давать корректную обратную связь, как переделать, но не переделывать самому.

Как упростить делегирование 

Делегирование — один из навыков тайм-менеджмента. Чтобы грамотно делегировать, нужно понимать свой текущий объем задач и их приоритеты, а также адекватно оценивать собственные ресурсы на выполнение этих задач. Здесь помогают планировщики. Они могут быть в виде бумажного ежедневника или мобильного приложения. У каждого руководителя свои предпочтения. 

Но с планировщиком вы всегда: 

• в курсе, когда у вас встречи, личные дела и прочая регулярная рутина;
• понимаете, сколько задач вы успеете выполнить;
• раскладываете все дела по полочкам: личные — отдельно, рабочие — отдельно;
• выстраиваете четкую иерархию по проектам или другим сферам — это помогает поддерживать баланс работы и отдыха, а также дает рост продуктивности.

Еще планировщик поможет делегировать часть работы и отслеживать выполнение переданных других людям задач. О том, какие инструменты планирования будут полезны, рассказывают коллеги из SingularityApp — приложения для планирования дел и задач.

Совместная работа

В режиме командной работы вы можете создать отдельный проект и поделиться им с другими пользователями приложения. Тогда они смогут видеть задачи и их приоритеты, а также добавлять, удалять задачи и отмечать их выполненными.

Простые списки

Удобно, когда ваш планировщик умеет делиться списками не только с теми, у кого есть аккаунт в приложении, но и вообще с кем угодно. Тогда вы можете просто составить список дел для конкретного человека и отправить ему ссылку, а после следить за прогрессом выполнения задач.

Чек-листы

Если задача, которую вы делегируете, объемная и сложная, вы можете добавить к ней чек-лист. С ним у сотрудника меньше шансов упустить важное и выполнить дело не так, как вы ожидаете.

Уведомления и дедлайны

Хорошо, если ваш планировщик умеет назначать дедлайны задачам — тогда сотрудники могут видеть крайний срок и планировать свою работу так, чтобы точно к нему успеть. А множественные уведомления помогут им не забыть про поручение.

Теги

Чтобы координировать работу сразу нескольких сотрудников в одном проекте, пригодятся теги. Вы можете создать тег под каждого человека и распределить с их помощью задачи между несколькими участниками проекта. А можете — тегами задавать контрольные точки.

Делегирование помогает выполнять больше задач за то же время и освобождает вас от рутины — появляется возможность заняться действительно важными делами, которые давно ждут своего часа. Делегировать сложно, но это то, чему нужно учиться. Если прокачать навык делегирования, он может дать хорошие результаты: и для вас как специалиста, и для ваших коллег, и для компании в целом.