Искусство тайм-менеджмента или сказ о потерянном времени

Статья обновлена 01.03.2024

Что такое тайм-менеджмент? Это менеджмент, который диктует вам, как управлять своим временем? Или это просто техники, позволяющие всегда работать с максимальной производительностью? Если обратиться к определению, то тайм-менеджмент — это управление временем, time management, в буквальном переводе с английского. До недавнего времени считалось, что это — набор стратегий, которые включают в себя определенные изменения в распорядке дня, недели и месяца, чтобы оптимизировать все доступные рабочие часы.

Если принять за основу современный подход, то тайм-менеджмент кратко — это вообще не управление временем, это управление собой. У всех нас одни и те же 24 часа в сутки. А то, насколько эффективно мы их используем, полностью зависит от нас. И немного — от правильно выбранной техники тайм-менеджмента, которая позволит правильно расставить приоритеты.

Люди вообще склонны рассматривать тайм-менеджмент, продуктивность и занятость как синонимы. Считается, что для того, чтобы преуспеть в бизнесе и личной жизни, мы должны постоянно быть в движении — возможно, даже недосыпать. И стараться уместить в 24 часа в сутках работу, учебу, уход за детьми, а еще — написание романа, подготовку к восхождению на гору или приготовление изысканных ужинов.

Тайм-менеджмент может помочь вам повысить продуктивность во всех сферах жизни. Но дело не только в том, чтобы втиснуть в распорядок дня как можно больше. Скорее, речь идет о понимании того, что нужно делать, что вы хотите сделать и сколько времени занимает каждая задача. В этой статье мы поговорим о новом восприятии времени, а также о навыках, методах и стратегиях, которые необходимы, чтобы использовать свое время во благо.

Зачем использовать тайм-менеджмент

Навыки тайм-менеджмента помогут сбалансировать противоречивые требования к вашему времени. Умение управлять этим бесценным ресурсом может помочь:

• Снять напряжение и снизить уровень стресса.
• Максимизировать свои достижения.
•  Отслеживать промежуточные задачи, которые нужны для достижения важных целей.
• Эффективно организовать свою работу.

Тайм-менеджмент: современный подход

Определение управления временем обычно вращается вокруг способности продуктивно и эффективно его использовать, особенно для работы, бизнеса и учебы. Однако современное видение считает, что тайм-менеджмент — не совсем точный термин. Вы все равно не можете управлять временем — время просто есть. Но вы можете управлять собой, своим вниманием и концентрацией.

Джули Моргенштерн, автор современного похода и ведущий эксперт по производительности труда в США, утверждает, что нам нужно понимать тайм-менеджмент иначе. «Я бы начала с изменения вашего восприятия времени», — говорит она. — «Это неоднозначное понятие, и я учу людей думать о времени как о шкафчике. Это ограниченное пространство, в которое уместится не так уж много. Как только вы визуализируете время, им станет намного легче управлять».

Что такое хорошие навыки тайм-менеджмента

Визуализация времени: советы

Представьте свои дни как ограниченное пространство, например, шкафчик. Не все задачи поместятся в него, даже если вы работаете по 12-16 часов.

1. Оценивайте время:

• Задавайте себе вопрос: «Сколько времени займет эта задача?»
• Добавьте столбец продолжительности в список дел.
• Управляйте своими обязательствами, принимая обоснованные решения.

2. Составляйте временные карты:

• Визуализируйте свою неделю, разбив ее на 168 часов (24 часа/день).
• Запланируйте время пробуждения, отхода ко сну и другие повторяющиеся события.
• Создайте шаблоны для разных дней недели (например, вечер пятницы — общение с друзьями, суббота — домашние дела).
• Определяйте дисбаланс между работой и личной жизнью.
• Группируйте похожие задачи для повышения эффективности.

3. Применяйте принципы 4D:

• Delete (удаление): Стоит ли овчинка выделки?
• Delay (задержка): Можно ли отложить задачу?
• Diminish (уменьшение): Можно ли сократить объем задачи?
• Delegate (делегирование): Может ли кто-то другой выполнить задачу?

Используйте эти принципы, чтобы упростить задачи и освободить время для важных дел.

И еще несколько советов:

• Используйте календари, планировщики и приложения для управления задачами.
• Избегайте многозадачности.
• Делайте перерывы.
• Следите за своим прогрессом.
• Не бойтесь корректировать свои планы.

Помните, что эффективное управление временем — это не sprint, а marathon.

Популярные техники тайм-менеджмента

Приемы — это совокупность навыков. Преимущества использования популярных техник заключаются в том, что эксперты уже проверили их и признали эффективными. Поэтому все, что нужно сделать — это применить их. Мы познакомим вас с ТОП-11 методов управления временем и дадим один бонус — как сочетать две техники в одной.

Техника Эйзенхауэра или матрица управления временем по Кови

Эта техника берет свое начало во времена Дуайта Эйзенхауэра, верховного главнокомандующего во Второй мировой войне и 34-го президента Соединенных Штатов. Его фраза: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно», — положила начало целой теории. Гуру коучинга, Стивен Кови, изложил её основы в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Кови также предложил использовать матрицу тайм-менеджмента. 

Эта матрица управления временем представляет собой прямоугольник, содержащий 4 квадрата, на которые разбиваются все задачи:

• Срочно и важно. Сначала выполните эти задачи. Примеры: погоня за собакой, если она выбежала на улицу, или восстановительные работы на сервере компании, который недоступен после неудачного перехода на другую платформу.
• Важно, но не срочно. Внесите это в календарь, чтобы сделать позже. К ним относятся такие вещи, как чтение книг для профессионального развития или прохождение курсов дополнительного образования для дальнейшей карьеры.
• Срочно, но не важно. Под эти задачи часто маскируются нежелательные перерывы в работе — например чтение и разбор всей корпоративной электронной почты или поступивших сообщений вместо того, чтобы выключить телефон или компьютер.
• Не срочно и неважно. Эти задачи имеют наименьшую ценность и отвлекают вас от заданных приоритетов. Пример: обсуждение, кто из приглашённых спикеров как одет, затянувшееся на полчаса, вместо решения текущих задач мероприятия.

Чтобы использовать матрицу управления временем, добавьте элементы из списка дел в каждый квадрат по своему усмотрению.

Люди часто обнаруживают, что их деятельность относится, в основном, к квадратам 1 и 3.

Главный совет: постарайтесь не упускать из виду квадрат 2. Задачи этого типа обычно легко решаются, если их правильно «встроить» в свое расписание. Но они могут принести значительную пользу во всех сферах вашей жизни.

Вы также можете использовать матрицу в качестве инструмента для анализа. Сделайте 6 копий и используйте по одной на каждый рабочий день, чтобы отслеживать, как вы проводите время. В шестом экземпляре сложите все еженедельные занятия для каждого квадрата и оцените, какой процент времени вы потратили на каждый из них.

Метод ABC

Изначально техника ABC использовалась для управления цепочкой поставок и помогала определить, какие действия приносят наибольшую отдачу от затраченных усилий. В целях тайм-менеджмента эту технику применяют, группируя задачи по категориям A, B и C. Как и в матрице управления временем, каждая категория имеет свой уровень приоритета:

• A = важно и срочно;
• B = важно, но не срочно;
• C = не важно и не срочно.

Возьмите свой список дел и отнесите каждую из задач к соответствующей категории. Такой тайм-менеджмент — таблица из трех столбцов. Теперь в каждом столбце расставьте приоритеты для каждой задачи. Например, сначала нужно выполнить задание A1, затем A2, потом B1 и так далее.

Техника Парето — время и результат

Эту технику иногда называют «принцип 80/20». Парето описывает любое воспринимаемое явление так: 20% людей производят 80% результатов, в то время как остальные 80% людей только говорят о результатах и судят о действиях других. Этот подход трансформировался в соответствующую технику — сделать 80% результатов за 20% своего времени.

Читать также

Закон Парето как основа для эффективного маркетинга и саморазвития

В маркетинге и бизнесе часто встречается упоминание «закон Парето 20/80». Что это такое и как применяется? Известный экономист XIX-XX века Вильфредо Парето …

Еще

Вы можете применять эту технику в своей личной жизни или при командной команде. Для этого подумайте, какие действия или процессы приносят вам наибольшие результаты. Они и должны стать основой ваших усилий.

Техники ABC и Парето

Часто технику Парето и ABC применяют одновременно. Для этого посмотрите на группу задач А — «важно и срочно» и определите, какие из них вы выполните быстрее всего. Начните именно с них — и вы сможете сделать это за 20% своего времени.

Pomodoro

Pomodoro — техника тайм-менеджмента, названная в честь итальянского слова «помидор». Создана она программистом Франческо Чирилло, который написал известную программу Tomato Timer, чтобы помочь себе сосредотачиваться на важных вещах во время учебы в университете. Суть проста: вы устанавливаете таймер — не обязательно использовать Tomato Timer, на 25 минут и работаете над одной задачей или проектом. Когда таймер срабатывает, вы виртуально «съели» один помидор. Теперь нужно сделать короткий перерыв примерно на 2 минуты. Во время него можно просмотреть сообщения в соцсети или, например, поиграть с собакой. Затем снова установите таймер на 100 минут, чтобы «съесть» 4 помидора. После этого сделайте более длительный перерыв. Комбинация четких отрезков времени, отведённых на работу и на отдых, позволяет меньше уставать и способствует сосредоточению на важных задачах.

18 минут

Эта техника взята из одноименной книги Питера Брегмана «18 минут: найдите фокус, научитесь отвлекаться и делайте то, что нужно». Техника работает так:

• Каждое утро выделяйте 5 минут на то, чтобы решить, что вам нужно сделать в этот день, и что поможет вам почувствовать, что вы чего-то достигли.
• Каждый час посвящайте 1 минуту размышлениям о том, продуктивно ли вы использовали этот час. Учитывая, что рабочий день длится, как правило, 8 часов, в общей сложности вы потратите 8 минут на обдумывание.
• Каждый вечер выделяйте 5 минут на оценку того, что вы узнали и чего достигли за этот день.

Техника домино

Эта техника предложена экспертом Амитом Оффиром в его книге «24/8 — секрет мегаэффективности за счет достижения большего за меньшее время». Предполагает, что со временем одни виды деятельности окупаются в большей степени, чем другие, и предлагает сосредотачиваться именно на них. Наиболее часто цитируемый пример техники домино — написание книги, которая продолжает приносить доход даже после ее завершения. Например, в виде выплат авторских процентов за продажи, приглашений на интервью как эксперта или предложений поработать над другими проектами.

GTD — доведение дел до конца, Get the Things Done

Эта техника организации и управления временем разработана Дэвидом Алленом и описана в его одноименной книге. GTD позиционируется как набор передовых практик, которые дают больше возможностей и позволяют сосредоточиться только на самых важных вещах.

Система тайм-менеджмента по GTD состоит из 5 основных шагов:

• Сбор: соберите все стикеры, бумаги, счета, которые засоряют пространство вокруг вас, и запишите все назначенные встречи, идеи или задачи.
• Процесс: раз в час или чаще бегло просматривайте эти пункты — в том порядке, в котором они добавлены в ваш список или, например, появились в электронной почте. Решайте, что вам с ними делать. Сможете ли вы выполнить эту задачу? Можете ли делегировать ее? Нужно чего-то подождать, чтобы закончить ее, или вы можете отложить ее решение?
•  Упорядочивание: с каждой задачей можно поступить следующим образом — убрать из списка вообще, отправить в файл долгосрочных проектов или добавить в календарь или список текущих дел.
• Обзор: просматривайте свой почтовый ящик, календарь, список дел, долгосрочные проекты или размышляйте о том, что хотелось бы сделать еще, сколько угодно часто. Это позволяет сохранять ясность ума и не беспокоиться о том, что вы что-то упускаете.
• Действие: начинайте или заканчивайте выбранные дела. В отличие от многих других техник, которые советуют в первую очередь выполнять сложные или неприятные задачи, GTD предлагает пытаться делать хоть что-то — то есть браться за решение задач по мере их возникновения.

Timeboxing

Суть этой техники — ограничить время для работы над задачей или проектом. Для этого вы каждый раз устанавливаете конкретную дату начала работы,крайний срок сдачи и укладываетесь в них. Технику можно использовать как самостоятельно, так и при командной работе. Возможно задавать различную временную структуру для управления проектами — включая сроки промежуточной отчетности и сроки постепенного продвижения к четко определенной цели. Если задача небольшая по трудозатратам, она называется спринт — это временной интервал в 1 месяц или меньше.

POSEC

POSEC – система управления временем, основанная на иерархии потребностей Абрахама Маслоу. Она помогает достичь самоактуализации – высшей духовной потребности, по Маслоу.

Этапы POSEC

1. Приоритизация

• Определите цели и задачи.
• Расставьте их по порядку, от самых важных и достижимых к менее значимым.

2. Организация

• Оптимизируйте выполнение повседневных задач.
• Используйте методы тайм-менеджмента для повышения эффективности.

3. Упрощение

• Упростите задачи, которые вам не нравятся, чтобы освободить время и энергию для других дел.
• Делегируйте или откажитесь от ненужных задач.

4. Экономия

• Сократите или удалите из списка дел задачи, не требующие срочного выполнения.
• Используйте принцип Парето (80/20) для фокусировки на самых важных 20% задач.

5. Вклад

• Каждая выполненная задача должна приносить пользу обществу в той или иной форме.
• Избегайте бессмысленной работы, не дающей самосовершенствования.

POSEC – это не просто метод управления временем, а инструмент для достижения самоактуализации. Используя эту систему, вы сможете не только повысить свою продуктивность, но и реализовать свой потенциал.

COPE

Американский эксперт по продуктивности Пегги Дункан разработала технику тайм-менеджмента, которая включает в себя следующие шаги:

• Clear — Ясно. Четко обозначьте свои цели.
• Organized — Организованно. Организуйте все, что вы должны сделать.
• Productive — Продуктивно. Расставьте приоритеты для своих задач и целей.
• Efficient — Эффективно. Работайте над завершением приоритетных задач.

Техника сортировки — планирование времени

Техника сортировки, зародившаяся во времена наполеоновских войн, помогала определять срочность лечения солдат. Сегодня ее можно использовать для планирования и управления временем в любой сфере.

Суть метода — разделить все задачи на 3 категории:

1. Важные, но не срочные:

• Пример: Планирование высшего образования ребенка – важно, но не срочно.
• Цель: Заблаговременно подготовиться к будущему, не действуя в последний момент.

2. Пустая трата времени:

• Пример: Осваивать укладку плитки для ремонта ванной, если вы не планируете заниматься этим профессионально.
• Цель: Избегать ненужных дел, отнимающих время и ресурсы.

3. Требующие немедленных действий:

• Пример: Подготовка к экзамену через неделю или решение спора между покупателем и продавцом.
• Цель: Сфокусироваться на задачах, требующих срочного внимания.

Применение

• Определите, к какой категории относится каждая задача.
• Сконцентрируйтесь на важных и срочных делах.
• Важные, но не срочные задачи запланируйте на будущее.
• Откажитесь от пустой траты времени.

Техника сортировки помогает расставить приоритеты, фокусироваться на важном и не тратить время на ненужные дела.

Эффективный тайм-менеджмент: ТОП-15 стратегий

Независимо от того, чем вы занимаетесь, эффективная организации времени точно вам пригодится. Мы подобрали для вас 15 стратегий тайм-менеджмента, которые работают вне зависимости от профессии и применяемых техник.

Поймите, что вы не идеальны

Для многих людей одна из самых сложных вещей — признать свое несовершенство. Они думают — если примут все меры предосторожности и распишут все возможные сценарии, то все пойдёт по плану. К сожалению, любой человек с подобным мышлением однажды столкнется с серьезной проблемой, которую «подбросит» реальность. Недавний пример — мог ли кто-то предположить COVID 19 и связанные с ним серьезные ограничения?

Так что отложите все дела и найдите минуту прямо сейчас, чтобы понять: ошибаться и быть несовершенным — это нормально. Помните об этом, даже стремясь улучшить свои навыки тайм-менеджмента. Важно понимать, что даже самые продуманные планы могут измениться или потерпеть неудачу. Подобный подход поможет вам пережить любое незапланированное событие или стресс.

Определите свое продуктивное время

Ваш хронотип влияет на вашу продуктивность в течение дня.

• Жаворонки: бодры с утра, продуктивны в первой половине дня.
• Совы: активны вечером, продуктивны во второй половине дня.

Определите свой хронотип — ответьте на эти вопросы:

• Когда вы просыпаетесь без будильника?
• В какое время дня вы чувствуете себя наиболее энергичным?
• Когда вам легче всего сосредоточиться?

Используйте свой пик продуктивности грамотно:

• Жаворонки: планируйте сложные задачи на утро.
• Совы: переносите важные дела на вторую половину дня.

Независимо от вашего хронотипа!

• Спите 7-8 часов в сутки.
• Обеспечьте себе регулярный режим сна.
• Включите в свой день физическую активность.
• Питайтесь правильно.

И еще:

• Нет «правильного» или «неправильного» хронотипа.
• Важно знать свой пик продуктивности и использовать его максимально эффективно.

Действуйте осознанно: составляйте список дел

Даже если планы меняются, это не значит, что их вообще не нужно строить. Одна из самых эффективных стратегий управления временем — распланировать каждый свой день.

Составление списка дел на день — совсем не революционная техника, но это один из самых действенных способов повысить продуктивность. Например, каждое утро составляйте новый список того, что нужно сделать сегодня. В конце дня подумайте, что вам нужно сделать завтра, а затем набросайте и этот список. На следующий день его можно откорректировать.

Лучшие списки дел включают в себя множество типов задач — например, быстрые и срочные задания, которые могут быть выполнены минут за 10, и начало больших проектов, которые невозможно завершить за пару дней. Ставьте перед собой задачи не только текущего, но и высшего и среднего уровня. Как можно определить, что вам нужно делать, если вы даже не знаете, чего хотите достичь?

Наличие определенного списка дел поможет осознать, над чем вы работаете. В нем буквально изложено все, что нужно выполнить. Соответственно, все задачи, которые появляются за пределами списка, являются второстепенными. И если вы отвлеклись или вас отвлекли, быстрый взгляд на текущий чек-лист напомнит о том, что вы действительно должны делать.

К тому же, ведение списка позволяет визуализировать все свои цели — то, чего вы хотите достичь, а затем пройти все шаги последовательно, вычеркивая их после завершения. Поэтому составьте не только список дел, но и в дополнение к нему — список задач, необходимых для завершения каждого дела.

Убедитесь также, что вы оставили несколько свободных мест в своем ежедневном списке. Это позволит отдохнуть или при необходимости вписать в эти промежутки дополнительные задания без стресса.

Полезные ресурсы

Существует множество программ и сервисов, облегчающих ведение списка дел. Todoist — одно из самых популярных благодаря своей гибкости и простоте. Вы можете использовать и другой онлайн-планировщик — такой как Trello. Пользователям Apple может также пригодиться Things — минималистичное приложение, визуально понятное, с дополнительными функциями.

Расставьте приоритеты: оцените свои задачи

Если составление списка дел — это первый шаг к более эффективному управлению временем, следующим будет определение приоритетов для всех задач — на ближайшие дни, недели и даже месяцы. Приоритеты легко проведут вас через повседневные дела в определенном порядке, гарантируя, что в первую очередь решаются самые важные задачи. При ранжировании задач стоит отдавать приоритет тем, которые для вас наиболее ценны. Выясните, какие задачи и действия имеют наибольшую ценность, то есть окажут самое большое влияние на вас, вашу работу или вашу команду.

Пользу от расстановки приоритетов трудно переоценить. Без этого мы часто в конечном итоге сосредотачиваемся на неотложной, но на самом деле не такой важной работе. Просто потому, что приближается крайний срок. Расстановка приоритетов — самая эффективная защита от соблазна заняться срочными, но несущественными задачами.

Отслеживание будущих задач также позволит распределить рабочую нагрузку так, чтобы избежать чрезмерной занятости или стресса. Вы сможете установить более четкий распорядок дня для достижения повседневных целей и оставаться продуктивным в течение недели.

Но не откладывайте «на завтра» слишком много дел. Если вы это делаете регулярно — спросите себя, почему. Может быть, дело в том, что задачи для вас неподъемны, и проще от них отказаться?

Один из лучших способов начать работу с приоритетами — это составить длинный список всех задач или обязанностей, которые у вас вообще есть. Затем придется потратить некоторое время и разбить их на ежедневные, еженедельные и ежемесячные дела. Как только вы проясните все детали, будет намного легче не только планировать свой список дел, но и концентрироваться на его выполнении изо дня в день.

Полезные ресурсы

Приложения вроде MyLifeOrganized представляют собой ПО для ведения списка дел, но с дополнительными функциями. Они учитывают такие вещи, как крайние сроки сдачи и ваши собственные приоритеты, чтобы помочь рассчитать, что должно быть первым делом в вашем списке. nTask — еще одно полезное приложение, которое позволяет организовывать дела, расставлять приоритеты и отслеживать задачи по мере продвижения.

Сосредоточьтесь на важном: не отвлекайтесь

Несмотря на наилучшие намерения, мы все иногда отвлекаемся. На самом деле сесть и выполнить работу почти всегда труднее, чем должно быть. Нас может отвлечь что угодно — от уведомлений о новых сообщениях в соцсетях до разговорчивых коллег. Да и самую частую проблему — прокрастинацию, еще никто не отменял. Последние исследования показывают, что сосредоточиться заново на той же проблеме после того, как человек отвлекся, занимает около 23 минут. Поэтому нужно эффективно управлять отвлекающими факторами, чтобы не утратить сосредоточенность и концентрацию на задаче.

Ведите дневник, чтобы определить, как вы тратите время. Будьте честными. Так вы увидите время, которое тратите впустую.

Хотя некоторые отвлекающие факторы легко устранить, многие люди даже не осознают многочисленных помех, которые влияют на их рабочий ритм. Распространенными виновниками потери концентрации считаются электронная почта, мессенджеры и соцсети.

Всеми этими факторами можно эффективно управлять с помощью четкой структуры коммуникации. После того, как вы определите источник проблемы, его можно контролировать — например, чтобы вы сами решали, когда отправлять сообщения в Фейсбуке.

Полезные ресурсы

Для выявления и количественной оценки отвлекающих факторов лучше всего подойдут приложения для отслеживания активности. Например, такое как Timely — оно может автоматически записывать время, которое вы проводите на каждом сайте или в приложении. Если же вам просто нужно больше дисциплины, когда концентрация ослабевает, подойдут контроллеры доступа. Такие плагины, как StayFocusd и Mindful Browsing, могут наложить ограничения на доступ к тем сайтам, где вы тратите время впустую.

Ограничивайте время

Структурированный временной график имеет решающее значение для реализации задач, которые вы сами себе поставили. Это помогает ограничить работу какими-то рамками и создает стимул для ее завершения. Ограничение времени — один из наиболее продуктивных способов сделать работу вовремя. Так как это не позволяет одной задаче занять весь день или выполнять несколько дел одновременно.

Люди часто одновременно выполняют несколько работ, полагая, что так делается больше. Но на самом деле все наоборот — мы наиболее продуктивны, когда сосредотачиваемся на чем-то одном. Ограничение времени — продуманный подход к тому, как уделить нужное внимание каждой задаче. Выделяйте небольшие промежутки времени для административных задач — таких как электронная почта, планирование и ответные звонки, и более длительные периоды — для подробной, углубленной или аналитической работы.

Используйте даже короткое время ожидания по дороге на работу или в кабинете врача, чтобы сделать хоть что-нибудь. Просмотрите записи, составьте список покупок и так далее.

Полезные ресурсы

Все, что нужно — это простой инструмент в виде календаря, например Week Plan, чтобы заранее запланировать свое время на неделю вперед, например. В качестве альтернативы можно использовать другое типовое приложение — например, Google Календарь. Он тоже может отслеживать ваши задачи, чтобы помочь оптимизировать время.

Используйте таймер

Как бы странно это ни прозвучало, таймер — одно из лучших средств для управления временем. Установка таймера может быть эффективным способом напомнить о перерывах, установить ограничения по времени и даже повысить продуктивность. Отвести часть дня на «узаконенные» перерывы — бесценно, поскольку они дают возможность отвлечься от дел и не испытывать при этом чувство вины.

Еще одно отличное применение таймера — установить временные ограничения для конкретных задач. Дав себе определенное количество времени для достижения цели, вы заранее настраиваетесь уложиться в срок и в конечном итоге выполнить больше работы.

Полезные ресурсы

Вряд ли тут подойдут громоздкие устройства с будильником — вроде тех, которые используют кулинары для контроля времени выпечки. Существует множество полезных мини-программ — например, таймер Pomodoro, который дал название одноименной технике тайм-менеджмента.

Отслеживайте время

Вы не можете улучшить то, как используете свое время, если не понимаете, как вы его используете на самом деле. Организовать отслеживание элементарно — просто записывайте, сколько минут или часов ушло на ту или иную задачу. Это дает возможность вносить эффективные изменения и обнаруживать скрытые «утечки». Используйте сервисы, которые помогут вам составить график своих задач, организовать напоминания и отслеживать прогресс.

Полезные ресурсы

Тут понадобятся приложения автоматического отслеживания рабочего времени вроде Kickidler или TrackingTime. Они запишут, как вы проводите свое время, и отобразят результаты в соответствующей шкале. Обычно у них нет таймеров для остановки и запуска, и вам не нужно ничего делать дополнительно — просто запустите приложение, и каждая секунда будет зафиксирована.

Используйте инструменты тайм-менеджмента

Один из лучших способов разумно управлять своим временем — это использовать столько инструментов, сколько необходимо. Миллионы подходящих компьютерных программ и приложений для смартфонов могут существенно облегчить вашу жизнь. А уж внедрение глобального инструмента управления временем поможет сэкономить часы и даже дни работы.

Используйте одну из техник тайм-менеджмента, чтобы организовать все свои дела и расставить приоритеты. Сначала попробуйте выбранную технику на тех делах, которые вам неприятно делать, — сработает ли она. Обязательно добавьте хотя бы одно приятное для вас занятие к выбранному «набору» неприятных.

Полезные ресурсы

Пример, заслуживающий внимания, — это программное обеспечение для управления проектами Toggl Plan, которое позволяет создавать все: от контрольных списков дел до графиков. Функции ежедневного, еженедельного и годового списка задач позволят легко планировать их заранее.

Не выполняйте одновременно несколько задач

Последние исследования Стэнфордского университета доказывают — человеческий мозг совсем не приспособлен решать несколько задач одновременно. Знаете ли вы, что многозадачность может снизить ваш уровень понимания прочитанного и общий интеллект более чем на 17%? Для тех, кто думает, что это немного: просто представьте, что зарабатываете на 17% меньше, чем сейчас.

Не выполняйте одновременно несколько задач. Исследования доказывают, что подавляющее большинство людей просто не умеют это делать в силу психологических и физических особенностей мозга.

Помимо уровня интеллекта, многозадачность также снижает производительность труда — в среднем, на 40-50%. Если подумать над этой статистикой, то становится очевидно — можно сделать вдвое больше за рабочую неделю, если работать только над одним делом за один раз.

Полезные ресурсы

Имейте в виду, что такие вещи, как прослушивание так называемой мотивирующей музыки во время работы обычно не считается многозадачностью. Наоборот, при правильном использовании она может повысить вашу производительность и эффективность. Яркий пример — сервис Focus@Will.

Уберите отвлекающие факторы

Современный мир полон соблазнов, готовых отвлечь от работы и обязанностей. Вот некоторые из них:

1. Смартфоны: бесконечный поток уведомлений, игры, социальные сети – все это манит, отнимая драгоценное время.

2. Интернет: бесчисленное множество сайтов, видео, статей – легко застрять в виртуальном мире, забыв о реальных задачах.

3. Социальные сети: ленты новостей, чаты, комментарии – поглощают внимание, не оставляя места для работы.

4. Электронная почта: постоянный поток писем требует внимания, отвлекая от других дел.

5. Коллеги: разговоры, обсуждения, вопросы – все это может мешать сосредоточиться.

6. Корпоративные собрания: не всегда продуктивные, они отнимают время от работы.

Не все отвлекающие факторы поддаются контролю. Но есть способы минимизировать их влияние:

• Смартфон: переведите в беззвучный режим, уберите подальше.

• Интернет: установите блокировщики сайтов, ограничьте время доступа.

• Социальные сети: выделите фиксированное время для проверки.

• Электронная почта: установите ограниченное количество проверок в день.

• Коллеги: вежливо сообщите о том, что вас отвлекают, договоритесь о времени для общения.

• Собрания: тщательно планируйте, делайте их максимально продуктивными.

Иногда требуется полная изоляция:

• Уединитесь: работайте дома или в офисе без distractions.

• Игнорируйте: отключите телефон, почту, сосредоточьтесь на задаче.

• Ограничьте перерывы: не тратьте время на ненужные «отвлекалочки».

Борьба с отвлекающими факторами – ключ к продуктивности. Используйте методы тайм-менеджмента, чтобы не терять время и добиваться целей.

Делите большие проекты на части

Вы когда-нибудь смотрели на огромный проект со смешанным чувством тяжеловеса, которому навесили слишком много «блинов» на штангу? Просто снимите лишнее — и поднимайте вес по частям. Ценный совет для управления временем в большом проекте — разбить крупные этапы и сроки на более мелкие побочные задачи и цели.

Разбивайте задачи и по тематическим группам. Доказано, что эффективность повышается, если человек последовательно выполняет схожие операции. Пример тому — знаменитый сборочный конвейер Ford, где эффективность работника, каждый день выполнявшего одну и ту же задачу, существенно повышалась. Объедините, например, дела по аналитике информации в одну группу, а написание писем и отчетов — в другую.

Когда все будет разделено, можно применять различные техники и подходы — планировать время, расставлять приоритеты и так далее. Но общая картина будет выглядеть гораздо менее пугающей, а приближающийся крайний срок станет более достижимым.

Учитесь говорить «нет»

Вы когда-нибудь видели фильм «Всегда говори «да» с Джимом Керри в главной роли? Сюжет этой комедии построен на готовности главного героя сказать: «Да» любому начинанию после посещения семинара по позитивному настрою. После разных нештатных ситуаций он в конце концов понимает, что излишняя готовность к чему-либо может привести к серьезным проблемам.

Основная мораль истории — не нужно становиться человеком, который всегда отвечает «Да». Если вы видите, что постоянно перегружены работой или увязли в выполнении самых разных обязанностей, это плохой признак.

Скорее всего, придется научиться говорить «нет», когда кто-то в очередной раз просит вас помочь с чем-то. Если вам нужно просто сосредоточиться, тут вам в помощь техники тайм-менеджмента. Но если вы не можете взяться за другой проект или дело без усилий и «ломки», просто не делайте это. Насилие над собой во имя каких-то целей, — не самый лучший способ оставаться эффективным.

Это может открыть для вас целый мир возможностей — например, более эффективно управлять своим временем или повысить ценность выполняемой работы.

Делегируйте работу, когда можете

Делегирование – это не просто способ облегчить свою жизнь, но и инструмент эффективного тайм-менеджмента.

Владельцы малого бизнеса, менеджеры и даже обычные люди могут использовать делегирование, чтобы:

• Освободить время для более важных задач.
• Снизить уровень стресса.
• Повысить продуктивность.

Как делегировать?

• Определите задачи, которые можно делегировать.
• Выберите подходящего человека для выполнения задачи.
• Четко поставьте задачу и объясните ожидаемый результат.
• Предоставьте все необходимые ресурсы.
• Доверяйте и не контролируйте каждый шаг.

Делегирование может быть особенно полезно:

• Когда вы слишком заняты.
• Когда у вас нет времени или навыков для выполнения задачи.
• Когда задача может быть выполнена кем-то другим более эффективно.

Не бойтесь делегировать! Это поможет вам освободить время для более важных дел, повысить свою продуктивность и достичь своих целей.

Для менеджеров и руководителей команд делегирование особенно важно:

• Оно помогает распределить нагрузку между членами команды.
• Предотвращает переутомление и выгорание.
• Повышает мотивацию и вовлеченность сотрудников.

Четко определите роли и обязанности каждого члена команды, чтобы каждый знал, за что он отвечает.

Делегирование – это не признак слабости, а признак умного управления временем и людьми.

Читать также

Методы оценки персонала

Современные методики оценки качеств персонала позволяют использовать кадровый потенциал организации по максимуму. Компания применяет их при составлении плана собеседования, чтобы выявить сильные …

Еще

Перезаряжайте «батарейки»

Учитывайте состояние своего здоровья. Делайте перерывы, отдыхайте и не работайте в отпуске или каждые выходные. Периоды полного простоя и полноценный сон нужны, чтобы вы могли и дальше эффективно работать. Иначе начнется «выгорание» — у кого-то раньше, у кого-то позже.

Многие мировые рынки и отрасли всегда находятся в «боевом» режиме — решают очередные проблемы, прорабатывают следующий вопрос на повестке дня, воюют с конкурентами и так далее. Даже если вы — финансовый трейдер высшего звена, это не повод гореть на работе синим пламенем 24 часа в сутки. Среди всего этого хаоса важно всегда выделять время, чтобы отдохнуть и расслабиться.

Для отдыха разума и тела важен временный уход от повседневной рутины. Он сказывается на вашей способности к сосредоточенности и позволяет сохранять энергию после того, как вы вернетесь к своему рабочему столу или на строительную площадку.

Собираетесь ли вы в поход на выходных или отправляетесь в пляжный круиз с семьей на неделю — не так уж важно. Просто дайте себе немного времени, чтобы подзарядить свои умственные, физические и эмоциональные «батарейки» наиболее подходящим способом.

Выберите 3 стратегии

Сразу изменить 15 вещей в своем сознании и в подходе к делам почти невозможно, если вы, конечно, не киборг. А что если вы просто выберете 3 стратегии из тех, что мы описали, и включите их в свой распорядок дня? Как вы думаете, это изменит ситуацию?

Скажите «нет» несколько раз на этой неделе, пересмотрите свои приоритеты или устраните некоторые отвлекающие факторы, которые снижают вашу продуктивность. Вы будете приятно удивлены, насколько значимые последствия могут повлечь за собой эти небольшие изменения. И только тогда, когда первая «тройка» прочно вошла в ваш повседневный распорядок, подключайте следующие 3 стратегии.

Тайм-менеджмент для удаленной работы: полезные советы

В эпоху удаленной работы легко переработать или, наоборот, прокрастинировать.

Как же найти баланс?

1. Планируйте

• Составьте план на день, неделю, месяц.
• Определите приоритеты.
• Сосредоточьтесь на 3-х самых важных задачах.

2. Избегайте отвлекающих факторов

• Выделите рабочее пространство.
• Установите границы между работой и личной жизнью.
• Используйте приложения для блокировки сайтов и уведомлений.

3. Общайтесь

• Обсуждайте сроки выполнения задач с коллегами.
• Учитывайте разницу во времени.
• Не бойтесь говорить о своих потребностях.

4. Не хватайтесь за все подряд

• Не пытайтесь сделать больше, чем можете.
• Делегируйте задачи.
• Делайте перерывы.

5. Используйте преимущества удаленной работы

• Гибкий график.
• Возможность работать из любой точки мира.
• Экономия времени на дорогу.

Помните

• Эффективная работа на удаленке требует самодисциплины и планирования.
• Создайте комфортную рабочую атмосферу.
• Не бойтесь говорить «нет».
• Найдите баланс между работой и личной жизнью.
• Используйте приложения для управления задачами.
• Практикуйте техники тайм-менеджмента.
• Следите за своим здоровьем и высыпайтесь.
• Делайте то, что вам нравится.

Удаленная работа может быть плодотворной и enjoyable, если правильно организовать свой рабочий процесс.

Ключевой навык на «удаленке» — это спрашивать не только о том, что следует делать, но и сколько времени это займет. И принимать ответ на веру без уточнений — тоже не стоит. Если кто-то говорит: «Думаю, это займет у меня 5 часов», — спросите, почему именно так и откуда берется эта цифра. Во время перечисления задач, которые человек планирует выполнить, вы вполне можете увидеть, что он вас вообще не понял: «Я и не ожидаю, что ты сделаешь 40-страничный отчет! Все, что мне нужно, это «выжимка» из 5-6 самых важных пунктов!» Просто задайте правильный вопрос — это поможет сэкономить много времени для себя и других.