Искусство тайм-менеджмента или сказ о потерянном времени

26.11.2020
21 мин

 Что такое тайм-менеджмент? Это менеджмент, который диктует вам, как управлять своим временем? Или это просто техники, позволяющие всегда работать с максимальной производительностью? Если обратиться к определению, то тайм-менеджмент — это управление временем, time management, в буквальном переводе с английского. До недавнего времени считалось, что это — набор стратегий, которые включают в себя определенные изменения в распорядке дня, недели и месяца, чтобы оптимизировать все доступные рабочие часы.

Если принять за основу современный подход, то тайм-менеджмент кратко — это вообще не управление временем, это управление собой. У всех нас одни и те же 24 часа в сутки. А то, насколько эффективно мы их используем, полностью зависит от нас. И немного — от правильно выбранной техники тайм-менеджмента, которая позволит правильно расставить приоритеты.

Люди вообще склонны рассматривать тайм-менеджмент, продуктивность и занятость как синонимы. Считается, что для того, чтобы преуспеть в бизнесе и личной жизни, мы должны постоянно быть в движении — возможно, даже недосыпать. И стараться уместить в 24 часа в сутках работу, учебу, уход за детьми, а еще — написание романа, подготовку к восхождению на гору или приготовление изысканных ужинов.

Тайм-менеджмент может помочь вам повысить продуктивность во всех сферах жизни. Но дело не только в том, чтобы втиснуть в распорядок дня как можно больше. Скорее, речь идет о понимании того, что нужно делать, что вы хотите сделать и сколько времени занимает каждая задача. В этой статье мы поговорим о новом восприятии времени, а также о навыках, методах и стратегиях, которые необходимы, чтобы использовать свое время во благо.

Зачем использовать тайм-менеджмент

Навыки тайм-менеджмента помогут сбалансировать противоречивые требования к вашему времени. Умение управлять этим бесценным ресурсом может помочь:

  • Снять напряжение и снизить уровень стресса.
  • Максимизировать свои достижения.
  •  Отслеживать промежуточные задачи, которые нужны для достижения важных целей.
  • Эффективно организовать свою работу.

Тайм-менеджмент: современный подход

Определение управления временем обычно вращается вокруг способности продуктивно и эффективно его использовать, особенно для работы, бизнеса и учебы. Однако современное видение считает, что тайм-менеджмент — не совсем точный термин. Вы все равно не можете управлять временем — время просто есть. Но вы можете управлять собой, своим вниманием и концентрацией.

Джули Моргенштерн, автор современного похода и ведущий эксперт по производительности труда в США, утверждает, что нам нужно понимать тайм-менеджмент иначе. «Я бы начала с изменения вашего восприятия времени», — говорит она. — «Это неоднозначное понятие, и я учу людей думать о времени как о шкафчике. Это ограниченное пространство, в которое уместится не так уж много. Как только вы визуализируете время, им станет намного легче управлять».

Что такое хорошие навыки тайм-менеджмента

Если вы посмотрите на дни своей жизни как на ограниченное пространство, вроде шкафчика, то начнете понимать, что не все туда помещается. Даже если вы готовы работать по 12-16 часов в день, это все равно ограниченное количество времени. И если вы пытаетесь сделать 15-часовую работу за 12 часов, это тоже не сработает. Вы просто будете разочарованы и снова почувствуете, что сделали недостаточно.

Помочь до конца разобраться с тем, как же эффективно управлять собственным временем в современной интерпретации, помогут следующие советы.

Оценивайте время

Навык хорошего тайм-менеджмента — это когда вы спрашиваете не только о том, что вам нужно делать, но и сколько времени это займет. Задавайте себе этот вопрос по каждой задаче, каждому запросу или делу, и вы сможете решить, что войдет в ваш «шкафчик», а что — нет. Полезно добавить столбец продолжительности в ваш список дел — так вы наглядно увидите эту картину. Как только вы начнете подсчитывать не только количество задач, но и время, которое они займут, — сможете управлять своими обязательствами и принимать более обоснованные решения.

Составляйте временные карты

Временная карта — это образец вашей недели. Вы берете все 168 часов в неделе, каждые 24 часа в день и составляете график. В нем указываете, в какое время вы просыпаетесь и в какое время ложитесь спать. Все, что находится между этими двумя точками, — пространство, с которым нужно работать. Это «шкафчик» на каждый день.

У руководителей есть повторяющиеся встречи. У родителей есть ранний ежедневный подъем и сбор детей в школу. У студентов и учеников есть расписание уроков, длительность которых заранее известна. Но шаблоны могут быть заданы не только внешними обстоятельствами, но и вами лично. Вы можете решить, что вечер пятницы — это всегда время для общения с друзьями, а суббота — день, когда нужно выполнять задачи по дому. Главное — создать структуру, шаблон. Например, составленный список дел на пятницу может включать разные задачи, и они могут изменяться. Но вы точно знаете, что будете заниматься домом каждый вечер субботы с 18:00 до 21:00. Определенная рутина действительно способствует повышению эффективности. Люди любят предсказуемость, и лучше организовать ее себе самому в умеренных пределах.

Шаблоны также помогают определить дисбаланс между работой и личной жизнью. Это опять-таки похоже на шкаф. Если ваши джинсы — на верхней полке, свитера — на средней, футболки — на нижней, то легко увидеть, много ли у вас чего-то в гардеробе или слишком мало. Если же все разбросано, то вы никак не определите, хватает ли вам футболок на каждый день недели или нет.

Точно так же это работает в отношении планируемого дня. Если вы сгруппируете похожие задачи, то будете работать более эффективно и сможете увидеть общую картину. Если одна из категорий монополизирует вашу жизнь за счет других, пора искать способы уменьшить ее влияние, чтобы освободить место для чего-то другого.

Применяйте основные принципы 4D: Delete, Delay, Diminish, Delegate

В буквальном переводе это означает «удаление, задержка, уменьшение, делегирование». Даже если вы предварительно оценили, сколько занимает работа, она всегда «съест» чуть больше времени, чем у вас есть. Именно тогда применяются принципы планирования в менеджменте 4D. Используйте их на работе или дома, чтобы упростить задачу или даже весь список дел.

  • Удаление. Спросите себя, стоит ли овчинка выделки, то есть количество затраченных усилий — цели? Может быть, эта задача дублирует уже проделанную кем-то работу или вообще никому не нужна?
  • Задержка. Это точно нужно делать сейчас? Можно ли вообще убрать эту задачу или начать ее выполнение позже?
  • Уменьшение. Можете ли вы ограничить объем задачи? Достаточно ли будет часовой видеоконференции вместо 12 часов, потраченных на письменный отчет?
  • Делегирование. Кто-нибудь еще может это сделать — так же или лучше, чем вы? Может быть, это вообще чьи-то обязанности или достаточно заплатить, чтобы это сделали за вас?

Популярные техники тайм-менеджмента

Приемы — это совокупность навыков. Преимущества использования популярных техник заключаются в том, что эксперты уже проверили их и признали эффективными. Поэтому все, что нужно сделать — это применить их. Мы познакомим вас с ТОП-11 методов управления временем и дадим один бонус — как сочетать две техники в одной.

Техника Эйзенхауэра или матрица управления временем по Кови

Эта техника берет свое начало во времена Дуайта Эйзенхауэра, верховного главнокомандующего во Второй мировой войне и 34-го президента Соединенных Штатов. Его фраза: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно», — положила начало целой теории. Гуру коучинга, Стивен Кови, изложил её основы в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Кови также предложил использовать матрицу тайм-менеджмента. 

Техника Эйзенхауэра

Эта матрица управления временем представляет собой прямоугольник, содержащий 4 квадрата, на которые разбиваются все задачи:

  • Срочно и важно. Сначала выполните эти задачи. Примеры: погоня за собакой, если она выбежала на улицу, или восстановительные работы на сервере компании, который недоступен после неудачного перехода на другую платформу.
  • Важно, но не срочно. Внесите это в календарь, чтобы сделать позже. К ним относятся такие вещи, как чтение книг для профессионального развития или прохождение курсов дополнительного образования для дальнейшей карьеры.
  • Срочно, но не важно. Под эти задачи часто маскируются нежелательные перерывы в работе — например чтение и разбор всей корпоративной электронной почты или поступивших сообщений вместо того, чтобы выключить телефон или компьютер.
  • Не срочно и неважно. Эти задачи имеют наименьшую ценность и отвлекают вас от заданных приоритетов. Пример: обсуждение, кто из приглашённых спикеров как одет, затянувшееся на полчаса, вместо решения текущих задач мероприятия.
Матрица управления временем

Чтобы использовать матрицу управления временем, добавьте элементы из списка дел в каждый квадрат по своему усмотрению.

Люди часто обнаруживают, что их деятельность относится, в основном, к квадратам 1 и 3.

Главный совет: постарайтесь не упускать из виду квадрат 2. Задачи этого типа обычно легко решаются, если их правильно «встроить» в свое расписание. Но они могут принести значительную пользу во всех сферах вашей жизни.

Вы также можете использовать матрицу в качестве инструмента для анализа. Сделайте 6 копий и используйте по одной на каждый рабочий день, чтобы отслеживать, как вы проводите время. В шестом экземпляре сложите все еженедельные занятия для каждого квадрата и оцените, какой процент времени вы потратили на каждый из них.

Метод ABC

Изначально техника ABC использовалась для управления цепочкой поставок и помогала определить, какие действия приносят наибольшую отдачу от затраченных усилий. В целях тайм-менеджмента эту технику применяют, группируя задачи по категориям A, B и C. Как и в матрице управления временем, каждая категория имеет свой уровень приоритета:

  • A = важно и срочно;
  • B = важно, но не срочно;
  • C = не важно и не срочно.
Техника ABC

Возьмите свой список дел и отнесите каждую из задач к соответствующей категории. Такой тайм-менеджмент — таблица из трех столбцов. Теперь в каждом столбце расставьте приоритеты для каждой задачи. Например, сначала нужно выполнить задание A1, затем A2, потом B1 и так далее.

Техника Парето — время и результат

Эту технику иногда называют «принцип 80/20». Парето описывает любое воспринимаемое явление так: 20% людей производят 80% результатов, в то время как остальные 80% людей только говорят о результатах и судят о действиях других. Этот подход трансформировался в соответствующую технику — сделать 80% результатов за 20% своего времени.

Техника Парето

Вы можете применять эту технику в своей личной жизни или при командной команде. Для этого подумайте, какие действия или процессы приносят вам наибольшие результаты. Они и должны стать основой ваших усилий.

Техники ABC и Парето

Часто технику Парето и ABC применяют одновременно. Для этого посмотрите на группу задач А — «важно и срочно» и определите, какие из них вы выполните быстрее всего. Начните именно с них — и вы сможете сделать это за 20% своего времени.

Pomodoro

Pomodoro — техника тайм-менеджмента, названная в честь итальянского слова «помидор». Создана она программистом Франческо Чирилло, который написал известную программу Tomato Timer, чтобы помочь себе сосредотачиваться на важных вещах во время учебы в университете. Суть проста: вы устанавливаете таймер — не обязательно использовать Tomato Timer, на 25 минут и работаете над одной задачей или проектом. Когда таймер срабатывает, вы виртуально «съели» один помидор. Теперь нужно сделать короткий перерыв примерно на 2 минуты. Во время него можно просмотреть сообщения в соцсети или, например, поиграть с собакой. Затем снова установите таймер на 100 минут, чтобы «съесть» 4 помидора. После этого сделайте более длительный перерыв. Комбинация четких отрезков времени, отведённых на работу и на отдых, позволяет меньше уставать и способствует сосредоточению на важных задачах.

18 минут

Эта техника взята из одноименной книги Питера Брегмана «18 минут: найдите фокус, научитесь отвлекаться и делайте то, что нужно». Техника работает так:

  • Каждое утро выделяйте 5 минут на то, чтобы решить, что вам нужно сделать в этот день, и что поможет вам почувствовать, что вы чего-то достигли.
  • Каждый час посвящайте 1 минуту размышлениям о том, продуктивно ли вы использовали этот час. Учитывая, что рабочий день длится, как правило, 8 часов, в общей сложности вы потратите 8 минут на обдумывание.
  • Каждый вечер выделяйте 5 минут на оценку того, что вы узнали и чего достигли за этот день.

Техника домино

Эта техника предложена экспертом Амитом Оффиром в его книге «24/8 — секрет мегаэффективности за счет достижения большего за меньшее время». Предполагает, что со временем одни виды деятельности окупаются в большей степени, чем другие, и предлагает сосредотачиваться именно на них. Наиболее часто цитируемый пример техники домино — написание книги, которая продолжает приносить доход даже после ее завершения. Например, в виде выплат авторских процентов за продажи, приглашений на интервью как эксперта или предложений поработать над другими проектами.

GTD — доведение дел до конца, Get the Things Done

Эта техника организации и управления временем разработана Дэвидом Алленом и описана в его одноименной книге. GTD позиционируется как набор передовых практик, которые дают больше возможностей и позволяют сосредоточиться только на самых важных вещах.

Система тайм-менеджмента по GTD состоит из 5 основных шагов:

  • Сбор: соберите все стикеры, бумаги, счета, которые засоряют пространство вокруг вас, и запишите все назначенные встречи, идеи или задачи.
  • Процесс: раз в час или чаще бегло просматривайте эти пункты — в том порядке, в котором они добавлены в ваш список или, например, появились в электронной почте. Решайте, что вам с ними делать. Сможете ли вы выполнить эту задачу? Можете ли делегировать ее? Нужно чего-то подождать, чтобы закончить ее, или вы можете отложить ее решение?
  •  Упорядочивание: с каждой задачей можно поступить следующим образом — убрать из списка вообще, отправить в файл долгосрочных проектов или добавить в календарь или список текущих дел.
  • Обзор: просматривайте свой почтовый ящик, календарь, список дел, долгосрочные проекты или размышляйте о том, что хотелось бы сделать еще, сколько угодно часто. Это позволяет сохранять ясность ума и не беспокоиться о том, что вы что-то упускаете.
  • Действие: начинайте или заканчивайте выбранные дела. В отличие от многих других техник, которые советуют в первую очередь выполнять сложные или неприятные задачи, GTD предлагает пытаться делать хоть что-то — то есть браться за решение задач по мере их возникновения.

Timeboxing

Суть этой техники — ограничить время для работы над задачей или проектом. Для этого вы каждый раз устанавливаете конкретную дату начала работы,крайний срок сдачи и укладываетесь в них. Технику можно использовать как самостоятельно, так и при командной работе. Возможно задавать различную временную структуру для управления проектами — включая сроки промежуточной отчетности и сроки постепенного продвижения к четко определенной цели. Если задача небольшая по трудозатратам, она называется спринт — это временной интервал в 1 месяц или меньше.

POSEC

Эта техника тайм-менеджмента часто встречается в бизнес-справочниках и построена на иерархии потребностей по Абрахаму Маслоу. POSEC помогает достичь самоактуализации — этот термин у Маслоу означает закрытие высшей духовной потребности.

Техника такой системы тайм-менеджмента включает следующие шаги:

  •  Prioritize — расставьте приоритеты. Определите цели и задачи, расположите их по порядку — первыми должны идти наиболее важные и достижимые за отведенное время.
  •  Organize — организуйте. Определите, как рациональнее выполнять повседневные задачи, — например, кормить кошку или покупать продукты.
  • Streamline and Simplify — оптимизируйте и упростите. Упростите все дела, которые вы должны делать, но не хотите, чтобы у вас было больше времени и энергии для других задач.
  • Economize — экономьте. Безжалостно сокращайте и убирайте из списка дел то, что не нужно делать срочно.
  • Contribute — жертвуйте. Достижение целей и задач по POSEC — это не просто зачеркнуть пункт в списке. Каждая такая «галочка» должна идти на пользу обществу в той или иной форме. Это важное условие, при котором вы можете достичь роста. Бессмысленная работа, которая нужна лишь для того, чтобы ее закончить и приняться за следующую, ничего не дает в плане самосовершенствования.

COPE

Американский эксперт по продуктивности Пегги Дункан разработала технику тайм-менеджмента, которая включает в себя следующие шаги:

  • Clear — Ясно. Четко обозначьте свои цели.
  • Organized — Организованно. Организуйте все, что вы должны сделать.
  • Productive — Продуктивно. Расставьте приоритеты для своих задач и целей.
  • Efficient — Эффективно. Работайте над завершением приоритетных задач.

Техника сортировки — планирование времени

Эта техника была придумана во время наполеоновских войн и использовалась для определения степени срочности ранений у солдат. Вы можете применить такой подход к любым вопросам организации и управления временем. Для этого определите, к какой из этих 3 категорий относятся ваши задачи:

  • Вещи важные, но не срочные. Пример: планирование высшего образования вашего малыша важно, но пока не срочно.
  • Вещи, которые являются пустой тратой времени. Пример: научиться укладывать плитку и закупать все необходимые материалы для отделки пола в ванной площадью 4 м2 — пустая трата времени. Если вы не планируете снова и снова укладывать плитку на пол.
  • Вещи, требующие немедленных действий. Примеры: если вы — будущий студент, который сдает экзамен ЕГЭ через неделю, необходимо учиться прямо сейчас. Если вы — управляющий магазина, а между покупателем и продавцом возник спор, вам нужно немедленно разрядить обстановку.

Эффективный тайм-менеджмент: ТОП-15 стратегий

Независимо от того, чем вы занимаетесь, эффективная организации времени точно вам пригодится. Мы подобрали для вас 15 стратегий тайм-менеджмента, которые работают вне зависимости от профессии и применяемых техник.

Поймите, что вы не идеальны

Для многих людей одна из самых сложных вещей — признать свое несовершенство. Они думают — если примут все меры предосторожности и распишут все возможные сценарии, то все пойдёт по плану. К сожалению, любой человек с подобным мышлением однажды столкнется с серьезной проблемой, которую «подбросит» реальность. Недавний пример — мог ли кто-то предположить COVID 19 и связанные с ним серьезные ограничения?

Техника тайм-менеджмента - вы не идеальны

Так что отложите все дела и найдите минуту прямо сейчас, чтобы понять: ошибаться и быть несовершенным — это нормально. Помните об этом, даже стремясь улучшить свои навыки тайм-менеджмента. Важно понимать, что даже самые продуманные планы могут измениться или потерпеть неудачу. Подобный подход поможет вам пережить любое незапланированное событие или стресс.

Определите свое продуктивное время

Вы — «жаворонок», «сова» или находитесь где-то посередине? Часто вопрос такого типа может помочь разработать правильную стратегию управления временем. Нужно всего лишь определить, когда вы наиболее продуктивно работаете в течение дня.

«Жаворонок», который может бодро вскочить с кровати за минуту до срабатывания будильника, вероятно, сможет выполнить больше важных дел в начале дня. В то время как «сова» просыпается с трудом, и таким людям нужно больше времени, чтобы вообще приступить к работе. Они обычно могут достичь более высокого уровня продуктивности во второй половине дня.

На какой бы стороне вы ни находились, определите, когда вы наиболее активны, продуктивны и мотивированы. Это и будет самым подходящим временем для интенсивной работы и выполнения большего количества повседневных задач.

Действуйте осознанно: составляйте список дел

Даже если планы меняются, это не значит, что их вообще не нужно строить. Одна из самых эффективных стратегий управления временем — распланировать каждый свой день.

Составление списка дел на день — совсем не революционная техника, но это один из самых действенных способов повысить продуктивность. Например, каждое утро составляйте новый список того, что нужно сделать сегодня. В конце дня подумайте, что вам нужно сделать завтра, а затем набросайте и этот список. На следующий день его можно откорректировать.

Лучшие списки дел включают в себя множество типов задач — например, быстрые и срочные задания, которые могут быть выполнены минут за 10, и начало больших проектов, которые невозможно завершить за пару дней. Ставьте перед собой задачи не только текущего, но и высшего и среднего уровня. Как можно определить, что вам нужно делать, если вы даже не знаете, чего хотите достичь?

Наличие определенного списка дел поможет осознать, над чем вы работаете. В нем буквально изложено все, что нужно выполнить. Соответственно, все задачи, которые появляются за пределами списка, являются второстепенными. И если вы отвлеклись или вас отвлекли, быстрый взгляд на текущий чек-лист напомнит о том, что вы действительно должны делать.

К тому же, ведение списка позволяет визуализировать все свои цели — то, чего вы хотите достичь, а затем пройти все шаги последовательно, вычеркивая их после завершения. Поэтому составьте не только список дел, но и в дополнение к нему — список задач, необходимых для завершения каждого дела.

Убедитесь также, что вы оставили несколько свободных мест в своем ежедневном списке. Это позволит отдохнуть или при необходимости вписать в эти промежутки дополнительные задания без стресса.

Полезные ресурсы

Существует множество программ и сервисов, облегчающих ведение списка дел. Todoist — одно из самых популярных благодаря своей гибкости и простоте. Вы можете использовать и другой онлайн-планировщик — такой как Trello. Пользователям Apple может также пригодиться Things — минималистичное приложение, визуально понятное, с дополнительными функциями.

Расставьте приоритеты: оцените свои задачи

Если составление списка дел — это первый шаг к более эффективному управлению временем, следующим будет определение приоритетов для всех задач — на ближайшие дни, недели и даже месяцы. Приоритеты легко проведут вас через повседневные дела в определенном порядке, гарантируя, что в первую очередь решаются самые важные задачи. При ранжировании задач стоит отдавать приоритет тем, которые для вас наиболее ценны. Выясните, какие задачи и действия имеют наибольшую ценность, то есть окажут самое большое влияние на вас, вашу работу или вашу команду.

Техника тайм-менеджмента - расставьте приоритеты

Пользу от расстановки приоритетов трудно переоценить. Без этого мы часто в конечном итоге сосредотачиваемся на неотложной, но на самом деле не такой важной работе. Просто потому, что приближается крайний срок. Расстановка приоритетов — самая эффективная защита от соблазна заняться срочными, но несущественными задачами.

Отслеживание будущих задач также позволит распределить рабочую нагрузку так, чтобы избежать чрезмерной занятости или стресса. Вы сможете установить более четкий распорядок дня для достижения повседневных целей и оставаться продуктивным в течение недели.

Но не откладывайте «на завтра» слишком много дел. Если вы это делаете регулярно — спросите себя, почему. Может быть, дело в том, что задачи для вас неподъемны, и проще от них отказаться?

Один из лучших способов начать работу с приоритетами — это составить длинный список всех задач или обязанностей, которые у вас вообще есть. Затем придется потратить некоторое время и разбить их на ежедневные, еженедельные и ежемесячные дела. Как только вы проясните все детали, будет намного легче не только планировать свой список дел, но и концентрироваться на его выполнении изо дня в день.

Полезные ресурсы

Приложения вроде MyLifeOrganized представляют собой ПО для ведения списка дел, но с дополнительными функциями. Они учитывают такие вещи, как крайние сроки сдачи и ваши собственные приоритеты, чтобы помочь рассчитать, что должно быть первым делом в вашем списке. nTask — еще одно полезное приложение, которое позволяет организовывать дела, расставлять приоритеты и отслеживать задачи по мере продвижения.

Сосредоточьтесь на важном: не отвлекайтесь

Несмотря на наилучшие намерения, мы все иногда отвлекаемся. На самом деле сесть и выполнить работу почти всегда труднее, чем должно быть. Нас может отвлечь что угодно — от уведомлений о новых сообщениях в соцсетях до разговорчивых коллег. Да и самую частую проблему — прокрастинацию, еще никто не отменял. Последние исследования показывают, что сосредоточиться заново на той же проблеме после того, как человек отвлекся, занимает около 23 минут. Поэтому нужно эффективно управлять отвлекающими факторами, чтобы не утратить сосредоточенность и концентрацию на задаче.

Ведите дневник, чтобы определить, как вы тратите время. Будьте честными. Так вы увидите время, которое тратите впустую.

Техника тайм-менеджмента - сосредоточьтесь на важном

Хотя некоторые отвлекающие факторы легко устранить, многие люди даже не осознают многочисленных помех, которые влияют на их рабочий ритм. Распространенными виновниками потери концентрации считаются электронная почта, мессенджеры и соцсети.

Всеми этими факторами можно эффективно управлять с помощью четкой структуры коммуникации. После того, как вы определите источник проблемы, его можно контролировать — например, чтобы вы сами решали, когда отправлять сообщения в Фейсбуке.

Полезные ресурсы

Для выявления и количественной оценки отвлекающих факторов лучше всего подойдут приложения для отслеживания активности. Например, такое как Timely — оно может автоматически записывать время, которое вы проводите на каждом сайте или в приложении. Если же вам просто нужно больше дисциплины, когда концентрация ослабевает, подойдут контроллеры доступа. Такие плагины, как StayFocusd и Mindful Browsing, могут наложить ограничения на доступ к тем сайтам, где вы тратите время впустую.

Ограничивайте время

Структурированный временной график имеет решающее значение для реализации задач, которые вы сами себе поставили. Это помогает ограничить работу какими-то рамками и создает стимул для ее завершения. Ограничение времени — один из наиболее продуктивных способов сделать работу вовремя. Так как это не позволяет одной задаче занять весь день или выполнять несколько дел одновременно.

Люди часто одновременно выполняют несколько работ, полагая, что так делается больше. Но на самом деле все наоборот — мы наиболее продуктивны, когда сосредотачиваемся на чем-то одном. Ограничение времени — продуманный подход к тому, как уделить нужное внимание каждой задаче. Выделяйте небольшие промежутки времени для административных задач — таких как электронная почта, планирование и ответные звонки, и более длительные периоды — для подробной, углубленной или аналитической работы.

Используйте даже короткое время ожидания по дороге на работу или в кабинете врача, чтобы сделать хоть что-нибудь. Просмотрите записи, составьте список покупок и так далее.

Полезные ресурсы

Все, что нужно — это простой инструмент в виде календаря, например Week Plan, чтобы заранее запланировать свое время на неделю вперед, например. В качестве альтернативы можно использовать другое типовое приложение — например, Google Календарь. Он тоже может отслеживать ваши задачи, чтобы помочь оптимизировать время.

Используйте таймер

Как бы странно это ни прозвучало, таймер — одно из лучших средств для управления временем. Установка таймера может быть эффективным способом напомнить о перерывах, установить ограничения по времени и даже повысить продуктивность. Отвести часть дня на «узаконенные» перерывы — бесценно, поскольку они дают возможность отвлечься от дел и не испытывать при этом чувство вины.

Еще одно отличное применение таймера — установить временные ограничения для конкретных задач. Дав себе определенное количество времени для достижения цели, вы заранее настраиваетесь уложиться в срок и в конечном итоге выполнить больше работы.

Полезные ресурсы

Вряд ли тут подойдут громоздкие устройства с будильником — вроде тех, которые используют кулинары для контроля времени выпечки. Существует множество полезных мини-программ — например, таймер Pomodoro, который дал название одноименной технике тайм-менеджмента.

Отслеживайте время

Вы не можете улучшить то, как используете свое время, если не понимаете, как вы его используете на самом деле. Организовать отслеживание элементарно — просто записывайте, сколько минут или часов ушло на ту или иную задачу. Это дает возможность вносить эффективные изменения и обнаруживать скрытые «утечки». Используйте сервисы, которые помогут вам составить график своих задач, организовать напоминания и отслеживать прогресс.

Полезные ресурсы

Тут понадобятся приложения автоматического отслеживания рабочего времени вроде Kickidler или TrackingTime. Они запишут, как вы проводите свое время, и отобразят результаты в соответствующей шкале. Обычно у них нет таймеров для остановки и запуска, и вам не нужно ничего делать дополнительно — просто запустите приложение, и каждая секунда будет зафиксирована.

Используйте инструменты тайм-менеджмента

Один из лучших способов разумно управлять своим временем — это использовать столько инструментов, сколько необходимо. Миллионы подходящих компьютерных программ и приложений для смартфонов могут существенно облегчить вашу жизнь. А уж внедрение глобального инструмента управления временем поможет сэкономить часы и даже дни работы.

Используйте одну из техник тайм-менеджмента, чтобы организовать все свои дела и расставить приоритеты. Сначала попробуйте выбранную технику на тех делах, которые вам неприятно делать, — сработает ли она. Обязательно добавьте хотя бы одно приятное для вас занятие к выбранному «набору» неприятных.

Полезные ресурсы

Пример, заслуживающий внимания, — это программное обеспечение для управления проектами Toggl Plan, которое позволяет создавать все: от контрольных списков дел до графиков. Функции ежедневного, еженедельного и годового списка задач позволят легко планировать их заранее.

Не выполняйте одновременно несколько задач

Последние исследования Стэнфордского университета доказывают — человеческий мозг совсем не приспособлен решать несколько задач одновременно. Знаете ли вы, что многозадачность может снизить ваш уровень понимания прочитанного и общий интеллект более чем на 17%? Для тех, кто думает, что это немного: просто представьте, что зарабатываете на 17% меньше, чем сейчас.

Техника тайм-менеджмента - не выполняйте одновременно несколько задач

Не выполняйте одновременно несколько задач. Исследования доказывают, что подавляющее большинство людей просто не умеют это делать в силу психологических и физических особенностей мозга.

Помимо уровня интеллекта, многозадачность также снижает производительность труда — в среднем, на 40-50%. Если подумать над этой статистикой, то становится очевидно — можно сделать вдвое больше за рабочую неделю, если работать только над одним делом за один раз.

Полезные ресурсы

Имейте в виду, что такие вещи, как прослушивание так называемой мотивирующей музыки во время работы обычно не считается многозадачностью. Наоборот, при правильном использовании она может повысить вашу производительность и эффективность. Яркий пример — сервис Focus@Will.

Уберите отвлекающие факторы

Почему так важен тайм-менеджмент? Потому что мир полон разных чудес, готовых отвлечь ваше внимание от текущей работы и обязанностей. Вот некоторые из самых значимых отвлекающих факторов на рабочем месте:

  • смартфоны;
  • социальные сети;
  • сеть Интернет;
  • электронная почта;
  • коллеги;
  •  корпоративные собрания.

Вы не всегда можете контролировать расписание корпоративных встреч. Но есть способы избавиться от других отвлекающих факторов, которые могут снизить вашу продуктивность.

Чтобы не отвлекаться на смартфон, погружаясь в увлекательный мир соцсетей, переведите его в беззвучный режим и положите подальше на время работы. А для таких вещей, как электронная почта, просто ограничьте количество заходов — установите точное время, чтобы проверять свой аккаунт, например, 2-3 раза в день.

Что касается общения с коллегами, то это, безусловно, важная часть работы. Но если кто-то регулярно отвлекает вас разговорами и мешает сосредоточиться, стоит мягко сообщить об этом и договориться о времени, когда вы сможете просто поговорить.

Словом, избавьтесь от отвлекающих факторов. Если вам нужно что-то закончить, уединитесь в офисе или дома и игнорируйте внешний мир, включая, может быть, даже электронную почту. Также подумайте о любых частых перерывах в работе, которые вы делаете и которые тратят ваше время впустую, — например, выход на перекур или проверка сообщений в соцсетях. Придумайте методы, как их избежать.

Делите большие проекты на части

Вы когда-нибудь смотрели на огромный проект со смешанным чувством тяжеловеса, которому навесили слишком много «блинов» на штангу? Просто снимите лишнее — и поднимайте вес по частям. Ценный совет для управления временем в большом проекте — разбить крупные этапы и сроки на более мелкие побочные задачи и цели.

Разбивайте задачи и по тематическим группам. Доказано, что эффективность повышается, если человек последовательно выполняет схожие операции. Пример тому — знаменитый сборочный конвейер Ford, где эффективность работника, каждый день выполнявшего одну и ту же задачу, существенно повышалась. Объедините, например, дела по аналитике информации в одну группу, а написание писем и отчетов — в другую.

Когда все будет разделено, можно применять различные техники и подходы — планировать время, расставлять приоритеты и так далее. Но общая картина будет выглядеть гораздо менее пугающей, а приближающийся крайний срок станет более достижимым.

Учитесь говорить «нет»

Вы когда-нибудь видели фильм «Всегда говори «да» с Джимом Керри в главной роли? Сюжет этой комедии построен на готовности главного героя сказать: «Да» любому начинанию после посещения семинара по позитивному настрою. После разных нештатных ситуаций он в конце концов понимает, что излишняя готовность к чему-либо может привести к серьезным проблемам.

{:en}The Art of Time Management{:}{:ru}Искусство тайм-менеджмента или сказ о потерянном времени{:}

Основная мораль истории — не нужно становиться человеком, который всегда отвечает «Да». Если вы видите, что постоянно перегружены работой или увязли в выполнении самых разных обязанностей, это плохой признак.

Скорее всего, придется научиться говорить «нет», когда кто-то в очередной раз просит вас помочь с чем-то. Если вам нужно просто сосредоточиться, тут вам в помощь техники тайм-менеджмента. Но если вы не можете взяться за другой проект или дело без усилий и «ломки», просто не делайте это. Насилие над собой во имя каких-то целей, — не самый лучший способ оставаться эффективным.

Это может открыть для вас целый мир возможностей — например, более эффективно управлять своим временем или повысить ценность выполняемой работы.

Делегируйте работу, когда можете

Делегируйте больше. Это особенно касается владельцев малого бизнеса и менеджеров, но применимо для всех случаев. Если вам некогда сходить в магазин, действуйте как успешный тайм-менеджер — делегируйте эту задачу службе доставки. Если нет времени просмотреть объемный отчет и написать свои предложения, поручите составить краткое резюме по данным другому сотруднику — так не придется читать все 100 страниц. Если у вас «висит» задача с жестким сроком, которую вы точно не сможете выполнить самостоятельно, поделитесь нагрузкой со своей командой и решите ее вместе.

То же самое относится и к задачам, которые поступают тогда, когда вы слишком заняты. Основное правило — не взваливать на себя сразу и все, а искать возможности передать эту работу на аутсорсинг. Казалось бы, это просто — но неумение делегировать приводит к целому ряду проблем со временем.

Это может быть особенно важно для менеджеров и руководителей команд. Поскольку рабочая нагрузка может быстро ложиться на их собственные плечи, если она не распределяется между другими сотрудниками. Чтобы избежать этого, убедитесь, что ваша роль и роли каждого члена команды четко определены. Это поможет понять, кто на самом деле должен обрабатывать каждую задачу по мере ее возникновения.

Перезаряжайте «батарейки»

Учитывайте состояние своего здоровья. Делайте перерывы, отдыхайте и не работайте в отпуске или каждые выходные. Периоды полного простоя и полноценный сон нужны, чтобы вы могли и дальше эффективно работать. Иначе начнется «выгорание» — у кого-то раньше, у кого-то позже.

Многие мировые рынки и отрасли всегда находятся в «боевом» режиме — решают очередные проблемы, прорабатывают следующий вопрос на повестке дня, воюют с конкурентами и так далее. Даже если вы — финансовый трейдер высшего звена, это не повод гореть на работе синим пламенем 24 часа в сутки. Среди всего этого хаоса важно всегда выделять время, чтобы отдохнуть и расслабиться.

Для отдыха разума и тела важен временный уход от повседневной рутины. Он сказывается на вашей способности к сосредоточенности и позволяет сохранять энергию после того, как вы вернетесь к своему рабочему столу или на строительную площадку.

Собираетесь ли вы в поход на выходных или отправляетесь в пляжный круиз с семьей на неделю — не так уж важно. Просто дайте себе немного времени, чтобы подзарядить свои умственные, физические и эмоциональные «батарейки» наиболее подходящим способом.

Выберите 3 стратегии

Сразу изменить 15 вещей в своем сознании и в подходе к делам почти невозможно, если вы, конечно, не киборг. А что если вы просто выберете 3 стратегии из тех, что мы описали, и включите их в свой распорядок дня? Как вы думаете, это изменит ситуацию?

Скажите «нет» несколько раз на этой неделе, пересмотрите свои приоритеты или устраните некоторые отвлекающие факторы, которые снижают вашу продуктивность. Вы будете приятно удивлены, насколько значимые последствия могут повлечь за собой эти небольшие изменения. И только тогда, когда первая «тройка» прочно вошла в ваш повседневный распорядок, подключайте следующие 3 стратегии.

Тайм-менеджмент для удаленной работы: полезные советы

И напоследок — бонус для всех, кто переживает «послековидные» времена. Мы живем в таком мире, где легко дружить с людьми даже на большом расстоянии и целые команды работают удаленно. Часы работы у таких сотрудников, по сути, ничем не ограничены. Поэтому так легко полностью погрузиться в процесс и оставить телефон включенным даже в выходные и праздничные дни. Или впасть в другую крайность — бросить все и отправиться в ближайшее кафе, оставив позади море работы.

Но обычно мотивированные сотрудники на «удаленке» пытаются сделать как можно больше. Если у вас есть и удаленная работа, и склонность хвататься за все подряд — делать столько, сколько можете, стоит остановиться. Кстати, прочитать про то, как эффективно работать из дома, можно в нашем отдельном материале.

Это похоже на поход в ИКЕА. Нужна огромная самодисциплина, чтобы купить там только те 3 вещи, которые вы собирались купить. Большинство людей после посещения этого магазина выходят с полной тележкой — там так много всего, что трудно устоять.

Вам нужно каждый день находить время, чтобы спланировать дела на завтра, на неделю и на месяц. Потом определите, что нужно сделать сегодня, и сосредоточьтесь только на этом. Будьте открыты для любых отвлекающих факторов — но не позволяйте им занимать слишком много вашего времени. Потому что вам вряд ли пригодится полная тележка вещей каждый день. Оставьте только те 3, которые планировали изначально.

А как насчет разницы во времени — явление на «удаленке» очень частое? Допустим, подходит крайний срок проекта. Вашему коллеге в США нужно сделать переводы, чтобы вы в Москве могли опубликовать их в 8 утра. Тем не менее, он работает над задачами в том порядке, в котором они поступали, и до ваших текстов ещё даже не добрался. Именно в подобных ситуациях нужно вести разговор о временных рамках. Без этого люди просто не знают, на что ориентироваться. Они даже не думают об этом. Если вы предполагаете, что они сами все поймут и во всем разберутся, это не так. Более того, они, вероятно, даже не знают толком, сколько времени займет их собственная работа.

Кстати, определять срок выполнения задачи — важно во многих ситуациях, а не только в случае с удаленными командами. Говорить о времени — это еще одна вещь, которую люди обычно не делают. Они просто говорят «ок» и потом пытаются понять, где же найти время на выполнение всего того, с чем так бездумно согласились.

Ключевой навык на «удаленке» — это спрашивать не только о том, что следует делать, но и сколько времени это займет. И принимать ответ на веру без уточнений — тоже не стоит. Если кто-то говорит: «Думаю, это займет у меня 5 часов», — спросите, почему именно так и откуда берется эта цифра. Во время перечисления задач, которые человек планирует выполнить, вы вполне можете увидеть, что он вас вообще не понял: «Я и не ожидаю, что ты сделаешь 40-страничный отчет! Все, что мне нужно, это «выжимка» из 5-6 самых важных пунктов!» Просто задайте правильный вопрос — это поможет сэкономить много времени для себя и других.

Рекомендуем вам

Что такое сторителлинг

2020-11-19

Руководство по работе с Google Forms

2020-11-23

Что такое парсер и как с ним работать

2020-12-01

Правильный подбор ключевых слов для Яндекс.Директ

2020-11-30
Блог