Руководство по работе с Google Forms

Статья обновлена 14.08.2023

В Сети часто спрашивают: что такое Гугл-форма? Если следовать определению самого Google, то это облачное программное обеспечение для анкетирования и тестирования. 

Google Forms — простой и удобный в использовании инструмент, позволяющий проводить опросы, собирать информацию от пользователей и получать обратную связь. Сфера применения платформы ограничена только вашей фантазией и набором инструментов — задействовать Гугл-формы можно где угодно.

Сервис был запущен в 2008 году как интеграция с Google Таблицами. Но тогда пользователям приходилось использовать 3 разных листа: один для добавления формы, второй для ее изменения и третий для просмотра полученных сведений. Позже, в 2016 году, Гугл-формы стали независимым приложением с более продвинутыми возможностями. Теперь вы можете прямо в автономном приложении управлять сведениями, которые получаете из форм. 

Google Forms имеют много общих характеристик с сервисами Гугл, в том числе совместный доступ в реальном времени. Читайте нашу статью, чтобы узнать, как пользоваться Гугл-формами профессионально, зачем они нужны, в какой таблице собираются ответы и какие есть ограничения при создании опросов. Еще в конце статьи дадим бонус в виде горячих клавиш для быстрой работы в сервисе — это будет полезно даже опытным пользователям. 

Google Forms: основы

Для запуска опроса в Гугл-формах нужно иметь рабочий аккаунт Google. Информация, полученная в таких документах, свободно интегрируется в прочие пространства платформы — например, в Гугл Таблицы. Чтобы создать Гугл-форму, войдите в аккаунт. 

Использование этого инструмента бесплатно. Кроме того, дизайн и интерфейс системы интуитивно понятные. Начинающим пользователям понравится простое меню, а для более продвинутых юзеров доступны расширенные настройки.

Возможности Гугл-форм

Сервис позволяет обрабатывать различные типы информации. Вот некоторые возможности:

• задавать параметры и размеры текстовых полей, собирать через Гугл-формы отзывы;
• отмечать необходимость заполнения определенных ячеек;
• дополнять анкету в Гугл-форме интерактивными элементами — чекбоксами, линейными шкалами, табличками;
• оформлять опрос с картинками и видео.

Кроме того, можно сформировать опрос с различными сценариями. В зависимости от того, как пользователи отвечают, платформа предлагает им разные страницы со следующими заданиями. Благодаря этому, к примеру, можно сделать онлайн-квест.

Еще одна особенность платформы — возможность задавать количество баллов за каждую задачу. Это ценно для преподавателей и студентов. Больше не придется искать сторонний сайт для создания учебных тестов. Алгоритм сразу же подсчитает количество правильных ответов и выведет эти сведения в отдельную табличку, где можно сравнить результаты разных учеников.

Чтобы редактировать полученную анкету, не нужно иметь специальное приложение — можно работать через браузер. Информация сохраняется на Гугл Диске в режиме реального времени.

Для чего используются Google Forms

Что можно сделать в Гугл-форме:

• анкету регистрации на событие или форум;
• тесты для проверки знаний;
• гугл-опросник для получения обратной связи от участников мероприятий, студентов, работников компании и клиентов;
• онлайн-тестирование;
• онлайн-квест;
• форму для сбора контактов клиентов.

Пример того, что можно сделать — Гугл-форма для регистрации на мероприятие. Организаторам не придется вручную собирать сведения участников. Уменьшается вероятность неправильной записи контакта для связи — алгоритм мгновенно вносит информацию в отдельную табличку, связанную с основным опросом. Уже там можно удобно сортировать информацию: по городам или цели присутствия на мероприятии.

Читать также

Автоматизация бизнес-процессов: как работает и зачем нужна

Автоматизация бизнес-процессов помогает экономить ресурсы, повышает эффективность работы компании и обеспечивает ей конкурентное преимущество на рынке. Поэтому для многих предпринимателей инструменты автоматизации бизнес-процессов — мастхэв в …

Еще

Частый пример использования Google Forms — форма на сайте для обратной связи. Она настраивается вставкой Гугл-формы на сайт. Это удобно и быстро: клиентам не придется тратить силы на отправку длинных электронных писем, а вы получите уведомление каждый раз, как придет новый ответ.

Обратите внимание: для сокращения ссылки на форму не нужно подключать сторонние сервисы. При сохранении формы поставьте галочку в чек-боксе «Короткий URL».

Читать также

Что такое Social listening и как мониторить упоминания бренда в Сети

Социальные сети сегодня становятся не только площадкой для общения, но и местом для обмена мнениями и опытом. Именно здесь бизнес может найти ценные данные об …

Еще

Типы вопросов в Google-формах и когда их использовать

В сервисе есть 11 видов вопросов. Каждый из них полезен для сбора различных типов ответов.

1. Текст/строка — короткий ответ

• Используется: для коротких ответов в произвольном виде. Это называется «строкой», но респонденты могут вводить сколько угодно символов, если автор формы не ограничил длину.
• Настраиваемые параметры: число, текст, длина и регулярное выражение — код, который позволяет сравнивать и группировать информацию в опросе — выделять правописание или найти все почтовые индексы.

2. Текст/абзац

• Используется: для длинных ответов в произвольном виде.
• Настраиваемые параметры: число, текст, длина, регулярное выражение.

3. Один из списка

• Используется: для выбора одного ответа из короткого предварительно отобранного перечня.
• Настраиваемые параметры: текст, задание перехода к следующему разделу в зависимости от ответа, ранжирование ответов в случайном порядке.

Если в перечне более 4-х ответов, рассмотрите возможность использования раскрывающегося списка.

4. Несколько из списка

• Используется: для выбора нескольких вариантов из перечня заранее выбранных.
• Настраиваемые параметры: текст, задание перехода к следующему разделу в зависимости от ответа, ранжирование ответов в случайном порядке. 

5. Раскрывающийся список

• Используется: для выбора одного ответа из перечня заранее выбранных.
• Настраиваемые параметры: переход к разделу, основанному на ответе, случайный порядок ответов.

6. Загрузка файлов

• Используется: для прикрепления к опросу документа, таблицы или иного файла.
• Настраиваемые параметры: ограничение типа файла, максимального количества файлов или их размера.

Вы также можете ограничить максимальный размер файлов, загружаемых всеми респондентами. После достижения заданного уровня дальнейшая загрузка будет запрещена. Если вы включаете этот тип, то не сможете встроить опрос на сайт.

7. Шкала

• Используется: для оценки по шкале.
• Настраиваемые параметры: нижний предел шкалы может быть 0 или 1, верхний — от 2 до 10. Также можно добавлять пометки к обоим пределам.

8. Сетка с множественным выбором

• Используется: для сравнения нескольких элементов по определенной шкале — таких как полезность услуги или мнения о возможностях. В каждой строке можно выбрать не более одного пункта.
• Настраиваемые параметры: требование обязательного ответа в каждой строке, ограничение в 1 ответ, случайный порядок строчек.

9. Сетка флажков

• Используется: для сравнения нескольких элементов по одной шкале. В отличие от множественного выбора, в каждой строке может быть выбрано несколько пунктов.
• Настраиваемые параметры: требование обязательного ответа в каждой строке, ограничение в 1 ответ, случайный порядок строк.

Поскольку заданий может быть очень много, используйте предварительный просмотр Гугл-формы. Так вы убедитесь, что окончательный макет выглядит так, как вы хотите.

10. Дата

• Используется: для запроса информации о дате, к примеру, об удобном дне встречи.
• Настраиваемые параметры: год, дата.

11. Время

• Используется: для запроса информации, когда произошло событие или какова ожидаемая продолжительность задачи.
• Параметры: время, продолжительность.

Преимущества Гугл-формы

1. Все ваши формы находятся онлайн

Поскольку Google Forms — облачное приложение, его не придется устанавливать на свой компьютер. Это дает возможность редактировать опросы и управлять ими с любого устройства. Вам просто нужен интернет, чтобы получить доступ к Гугл-формам на десктопе или портативном гаджете. На многих компьютерах не так много места для хранения данных, поэтому решения вроде Google Forms удобны для всех. 

2. Экономия ресурсов 

Если вам некогда настраивать форму с нуля, опирайтесь на шаблоны. Галерея включает следующие категории:

• работа — заказ работ, отзывы клиентов и подобное;
• личное — контактная информация, ответ на приглашение, регистрация на мероприятие и так далее;
• образование — анкета, рабочий лист, оценка курса и всё, что с этим связано.

Вы также можете создавать собственные шаблоны на основе существующих. Они будут расположены в той же галерее.

3. Автосохранение

Если ваш компьютер по какой-либо причине выключится или потеряет интернет-соединение, ваши формы не пропадут. Они сохранятся в облаке, причем в последней версии, которую вы редактировали. Каждый раз, когда вы заканчиваете создавать форму, она автоматически сохраняется. 

Инструкция по работе с Гугл-формами: всё о том, как создавать опросы

В этом разделе разберемся в тонкостях создания и настройки опроса в Гугл-форме. 

Как начать работать с Гугл-формами

Любая Гугл-форма потребует войти в аккаунт. Например, чтобы создать голосование, авторизуйтесь, зайдите на главную страницу Гугл Диска и выберите «Создать форму» наверху в левом углу. Если вам сложно сделать дизайн, помогут шаблоны — они расположены здесь же.

Типы заданий

Чтобы изменить тип задания, щелкните по соответствующему полю. Появится раскрывающееся меню с рядом форматов. Они определяют то, что появится под вопросом.

Чтобы объяснить пользователю, как заполнить Гугл-форму, добавьте краткое или развернутое описание к задачам или же ко всему опроснику. В режиме редактирования ссылки отображаются без подчеркивания, но при заполнении формы они будут активны.

В нашем примере мы ограничимся самым востребованным форматом «Один из списка». Это значит, что из всех вариантов правильный только один.

Заполните все поля. На этом этапе многие начинают выяснять, как создать Гугл-форму в виде опросника. Потому что непонятно, как указать правильные и неправильные варианты, нет никакой кнопки. На самом деле она есть, но не в самой форме, а в ее дополнительных настройках. 

Как сделать тест в Гугл-форме

Одна из самых популярных форм — тест с правильными вариантами ответов. Рассмотрим его создание в нашей инструкции по работе с Гугл-формами.

1. Впишите вопрос в одноименное поле.

Чтобы изменить любое наполнение в форме, щелкните по полю, которое хотите отредактировать. Под редактируемым полем должна появиться черная линия. Сам блок будет подсвечен синим у левого края. Прямо в тексте появится курсор.

Когда закончите редактировать фрагмент, нажмите на следующий элемент, который хотите изменить.

2. Назначьте тип вопроса. Как мы уже упоминали, это может быть выбор одного из нескольких вариантов или более сложные форматы:

• текстовое поле — длиной в одну строчку или размером в абзац;
• список — выбор одного пункта, множественный выбор, раскрывающийся перечень;
• загрузка файлов — к примеру, если в качестве ответа нужно загрузить выполненное домашнее задание в формате PDF или квартальный отчет в формате DOC;
• шкала, сетка с множественным выбором, сетка флажков;
• дата и время.

Так выглядит формат «Сетка флажков»:

Как сформировать опросник

1. Зайдите в настройки и выберите знак шестеренки справа наверху страницы. 
2. В открывшемся блоке передвиньте ползунок «Тест» в положение «включено». Здесь же можно задать прочие параметры теста. К примеру, сразу показать респонденту результаты или правильные решения. 
3. Кликните «Сохранить» и возвращайтесь к редактированию.

У вас появилась ссылка «Ответы», где вы и можете задать «вес» каждому из них в баллах, указать какой он — правильный или неправильный. 

4. Чтобы внести новый параметр, кликните на поле «Добавить вариант» и введите символы, которые должны отображаться. Чтобы удалить какой-то параметр, нажмите на серый крестик справа от той задачи, которую нужно убрать.

Под вариантами для каждого задания справа расположены две иконки:

1) выглядит как листы бумаги — дублирует вопрос;
2) похожа на корзину для мусора — удаляет блок.

Рядом с ними находится пункт «Обязательный вопрос» и ползунок. Если его включить, это будет означать, что респондент должен обязательно заполнить указанное поле, иначе он не сможет отправить всю форму.

Крайний справа значок с тремя точками определяет ряд параметров вашей формы. Нажмите на него, чтобы раскрыть дополнительное меню.

• «Описание» — можно добавить краткое описание задания.
• «Выбрать действие для каждого варианта ответа» — пункт нужен, чтобы создавать квесты. Тут можно задавать, куда отправится пользователь после ответа — к примеру, в следующий раздел.
• «Перемешать ответы» — задать алгоритм, чтобы версии решений отображались в случайном порядке для каждого респондента.

Если вы сначала заполнили поле, а потом поняли, что оно должно быть не здесь, ничего страшного. В центре формы прямо над вопросом, который вы редактируете, расположены 6 серых точек. Щелкните и удерживайте эту иконку, чтобы переместить задание выше или ниже по форме.

Читать также

6 качественных сервисов для создания опросов

Когда предпринимателю необходимо провести исследование аудитории, изучить потребности рынка, проанализировать мнение клиентов, то на помощь приходят онлайн-опросы. Современный бизнес динамичен и требует …

Еще

Загрузка файлов

Если с текстом, перечнями и остальными типами всё интуитивно понятно, то с файлами, возможно, нужно пояснение. К форме вы можете загрузить файлы размером до 1 Гб. Поддерживаются практически все форматы:

• PDF-файлы;
• видео- и аудиофайлы и изображения;
• презентации PowerPoint;
• текстовые документы.

Выставить предельное количество загружаемых файлов можно в момент редактирования Гугл-формы.

Как создать Гугл-форму с телефона или планшета

Чтобы создать опрос в Гугл-форме с мобильного устройства, можно не скачивать отдельное приложение. Просто введите forms.google.com в адресную строку браузера и начинайте работу. 

Если вы хотите создать простую Гугл-форму, шаблон не нужен — дизайн и интерфейс легко настроить самостоятельно. Достаточно заполнить форму информацией, выдать доступ и скопировать ссылку для заполнения, которую планируете распространять. А если нужно сделать анкету в Гугл-форме более детальной, поэкспериментируйте с настройками, о которых мы расскажем ниже.

Гугл-формы: как пользоваться настройками

Настройки сервиса находятся справа вверху документа — это значок шестеренки рядом с кнопкой «Отправить».

С помощью общих настроек можно:

• автоматически собирать адреса электронной почты респондентов;
• требовать у респондентов входа в аккаунт, чтобы в дальнейшем они не могли ответить на вопросы дважды с одного аккаунта;
• настроить доступ — разрешить или запретить редактировать ответы после отправки.

Во вкладке «Презентация» настраиваются следующие возможности:

• демонстрация прогресса при заполнении опросника — помогает повысить вовлеченность и процент юзеров, прошедших анкету до конца;
• порядок демонстрации вопросов — случайный или настроенный изначально;
• демонстрация ссылки для повторного заполнения опросника.

Кроме того, здесь настраивается подтверждение, которое увидят пользователи после заполнения всех полей.

Вкладка «Тесты» будет полезной для использования в образовательных целях. При заполнении опросника студенты увидят, сколько баллов начисляется за каждый вопрос. Сразу после отправки решений респонденты узнают свою оценку, смогут сделать работу над ошибками.

Тест в Гугл-форме — это простой способ проверить знания учеников. Ответы сразу же сохраняются в прикрепленной табличке.

Меню Google Forms

Меню для работы находится справа сбоку, рядом с блоками. Оно перемещается в зависимости от действий с формой. Доступны такие опции:

• добавить новое название, описание;
• импортировать вопросы из другой формы — если вы используете один и тот же опросник каждый месяц, к примеру, для получения отчетов сотрудников;
• сделать новый раздел в Google-форме или создать разрыв раздела;
• добавить изображение — доступны загрузка с компьютера и поиск среди картинок Google;
• добавить видеоролик из YouTube — можно прикрепить ссылку или найти видео через встроенный в формы поиск.

Как ориентироваться во всех этих функциях? Справа от формы, которую мы заполняем, есть прямоугольное поле с рядом иконок.

• В виде крестика — можно добавить еще один вопрос к форме.
• Лист бумаги со стрелкой — импортирует список вопросов из другой формы.
• Две буквы «Тт» — добавляют еще один заголовок и вопрос ниже; это удобно, если вы хотите задать новую группу вопросов.
• Рамка с двумя треугольниками — добавляет картинку к форме.
• Значок видео — позволяет добавить видеоролик.
• Знак равенства — нужен для более сложных форм, добавляет к форме разрыв раздела.

Каждый вопрос визуально представлен как отдельный блок. Он свободно двигается вверх-вниз, поэтому вы управляете формой как конструктором. Внизу находится кнопка для установки отметки «Обязательный вопрос» — пользователь не сможет отправить форму, не ответив на него.

Вот так выглядит картинка, вставленная в форму:

Еще одна удобная функция — вставка фотографии, сделанной прямо с камеры в момент заполнения. Это актуально для пользователей, создающих форму с телефона.

Сбоку настраивается тема. Можно задать размер шапки для Гугл-формы, загрузив ее, а также выбрать визуальное оформление, цвет фона, тип шрифта. 

Читать также

Рекламный баннер для сайта: как сделать самостоятельно

Рекламный баннер — один из самых эффективных инструментов для привлечения внимания клиентов. Изготовить баннер для сайта можно, обратившись к дизайнеру-фрилансеру или креативному агентству. …

Еще

Можно создать оригинальную шапку, воспользовавшись советами из этой статьи.

Оформление формы

Оформление Гугл-форм — еще один важный аспект работы с инструментом. Если вам некогда самостоятельно подбирать цветовую гамму, оставьте это платформе. Достаточно загрузить изображение для шапки, и алгоритм выберет наиболее подходящий оттенок для оформления. Опросы всегда выглядят минималистично и красиво: их приятно использовать при работе в компаниях или для проведения официального анкетирования в образовательном учреждении.

Как сделать в Гугл-формах визуальное оформление, каким должен быть размер обложки? В правом углу сверху экрана есть 4 иконки. Одна из них — палитра. Кликните на нее, и можете задавать любой из 16 вариантов цвета. Каждому основному стилю темы соответствуют дополнительные фоны. Выберите нужные, и ваша форма сразу изменится. Здесь же можно выбрать стиль шрифта.

Вы также можете изменить дизайн темы для своей формы. 

1. Щелкните по пункту «Верхний колонтитул».
2. В появившемся перечне выделите нужную. 

Кроме того, во вкладке вверху вы увидите опцию «Добавить». Если размер картинки для Гугл-формы не менее 800 на 200 пикселей, вы можете загрузить ее в качестве основы своей темы. 

Также в данном меню можно задать размер верхнего колонтитула в Гугл-форме.

Как закрыть Гугл-форму для заполнения

Когда собранных сведений достаточно, владельцу анкеты нужно закрыть опрос в Гугл-форме. Это тоже реализуется через опцию ответов. При редактировании формы решения могут как приниматься, так и нет. Это регламентируется отдельной кнопкой «Принимать ответы» во вкладке «Ответы». Если вы переведете регулятор в положение «выключено», то никакие решения больше приниматься не будут.

Как настроить доступ в Гугл-формах

После создания Гугл-формы для опроса или тестирования ею иногда нужно поделиться. Кнопка «Отправить» справа наверху — стандартная функция для документов Google. Во всплывающем окне настраивается ссылка на Гугл-форму и возможность доступа к анкете. Если вам важно понимать, как отправить Гугл-форму всем будущим респондентам, зайдите в раздел и выберите нужную возможность.

Есть 3 способа распространить вашу ссылку на Google-форму:

• отправка на почту;
• вставка Google-формы на сайт;
• рассылка через Гугл-формы с помощью социальных сетей.

Если вас интересует, как вставить Google Form на сайт, выберите третью опцию с иконкой в виде скобок в поле «Как отправить». Здесь вы можете скопировать HTML-код, а также настроить ширину и длину опросника для корректного отображения на веб-странице.

Тем, кто хочет узнать, как запретить редактировать Гугл-форму, тоже нужен раздел отправки. Здесь в настройках доступа можно удалить редакторский доступ у существующих пользователей.

Совместная работа над созданием Гугл-формы

Одна из полезных функций облачных онлайн-инструментов, таких как Google-формы, — в том, что они позволяют работать над документом нескольким людям одновременно.

Эти возможности пригодятся, если у вас есть несколько сотрудников, которым нужно получить доступ к Гугл-форме в любой момент. Как в Google-форме создать такой доступ:

1) найдите справа в верхнем углу иконку в виде трех точек;
2) щелкните по ней, и появится ряд дополнительных параметров;
3) выберите «Настройки доступа».

В открывшемся диалоговом окне в блоке «Редакторы» можно добавить новых пользователей. Для этого введите адрес электронной почты человека, с которым хотите сотрудничать, и выберите «Отправить».

Пригласив всех, кого нужно, вы можете вернуться к редактированию формы.

Как скопировать диаграмму из Гугл-форм

В разделе «Ответы» результаты часто оформляются в виде диаграмм. Этим и удобны Google Forms: они автоматически создают диаграммы, которые вы потом можете свободно использовать — например, вставлять в нужный документ.

Рассмотрим, как скопировать диаграмму из Гугл-форм в Ворд. Выберите функцию «Копировать» в правом углу наверху необходимой диаграммы. Далее в файле DOC, который вы редактируете, перейдите к пункту меню «Вставка» и вставьте скопированное изображение.

Как копировать Гугл-формы

Уже созданные формы можно удалять, изменять и даже копировать их содержимое в новые. Как скопировать Гугл-форму? 

1. Зайдите в новую форму — ту, в которую вы хотите скопировать предыдущие вопросы. 
2. Выберите значок со стрелкой для импорта данных.

3. В новом окне выберите форму-«донора», задайте параметры копирования — все вопросы или только какие-то конкретные, отмечаемые галочками.

Новая Google-форма создана, причем на базе существующей.

Как узнать ответы Гугл-формы владельцу опросника

В конструкторе формы Гугл вопросы и ответы находятся в двух разных вкладках. Переключаться между ними можно в верхней части страницы прямо при редактировании документа. Перейдите во вкладку «Ответы». Здесь вы увидите всех респондентов в виде перечня и сможете отсортировать сведения о них.

Просмотр Гугл-формы для проверки — не единственный способ для владельца, как посмотреть результаты полного опроса в Гугл-форме. К форме автоматически привязывается табличка, в которую заносятся все результаты теста. Она становится доступной после первого прохождения опросника любым участником. При этом вы можете привязать и старую табличку, если нужно, чтобы сведения из нескольких анкет в Гугл-форме добавлялись в один документ. Информация в Гугл-таблицу вносится автоматически до тех пор, пока вы не отключите возможность отвечать.

Как включить эту опцию? На вкладке «Ответы» есть иконка в виде зеленого значка с белым крестом. Щелкните по нему, и появится диалоговое окно с просьбой ввести название таблицы, в которую нужно записывать результаты вашей формы. Введите имя и выберите «Создать».

Теперь Гугл создаст электронную таблицу в вашей учетной записи Google Docs, куда будут отправляться все ответы из вашей формы.

Во вкладке «Ответы» есть и остальные функции меню:

• удалить все полученные решения;
• настроить уведомления о новых ответах на электронную почту;
• скачать таблицу с полученными сведениями в формате CSV или распечатать их.

Полезные советы и лайфхаки при работе с Гугл-формами

1. Обязательно просмотрите форму в режиме превью перед отправкой

Даже если вы уверены, что ошибок нет, просмотрите форму перед отправкой, прежде чем делиться ссылкой.

В правом углу наверху экрана, рядом с палитрой, есть иконка в виде глаза. Нажмите на нее — и вы увидите именно то, что и ваши сотрудники или клиенты, когда они откроют эту форму.

Когда закончите просмотр, кликните по значку карандаша в правом верхнем углу экрана.

2. Используйте дополнения

Вы можете существенно улучшить свой опыт работы с Гугл-формами. Просто подключайте программные дополнения, которые помогут создавать новые, более сложные опросы. Для этого нужно подключиться к сторонним инструментам и интегрировать данные своих форм с прочими приложениями — например, с Google Таблицами.

В основном меню в виде троеточия нужно выбрать опцию «Дополнения».

Откроется перечень всех надстроек и приложений, совместимых с Гугл-формами. Перечислим самые популярные. 

• Form Notifications
  Включите дополнение для отправки настраиваемых уведомлений по электронной почте вам и вашим респондентам. Например, если хотите отправить им подробную информацию о результатах опроса или поблагодарить за ответы.
• Form Limiter
  Если нужно ограничить количество ответов в опросе или тесте, используйте formLimiter. Он позволяет установить максимальное количество ответов на определенную дату и время. Или присвоить определенные значения количеству ответов. Например, после достижения лимита в 1000 ответов или даты 31.12.2023 надстройка автоматически отключит вашу форму и не даст ее заполнять.
• Form Ranger
  С помощью этого дополнения вы можете автоматически задать параметры множественного выбора или флажков в любой форме. Данные создаются в документе Гугл Таблиц или Doctopus.
• Data Scope
  Дополнение собирает информацию в автономном режиме, генерирует PDF-отчеты онлайн. Также позволяет вашим респондентам отвечать на персонализированные формы со своих мобильных устройств.

3. Настройте собственное уведомление в Гугл-форме

Когда пользователь проходит опрос или тест в Google Forms и нажимает «Отправить», он получает стандартное сообщение: «Ответ записан». Но можно заменить его собственным, причем не только создать персонализированное обращение, но даже пригласить человека перейти к следующей задаче, когда он закончит заполнение формы.

Для этого в форме перейдите в раздел «Настройки», выберите вкладку «Презентация». В поле «Текст подтверждения» измените сообщение на произвольную формулировку. Нажмите «Сохранить».

4. Унифицируйте создаваемые Google-формы

При создании Гугл-формы есть много типовых операций. Например, нужно внести разные типы вопросов. Наиболее частая опция, которая отнимает ресурсы, — делать каждый отдельный вопрос обязательным. Пользователь увидит рядом с ним красную звездочку и не сможет отправить форму или перейти в следующий раздел, пока не будут заполнены все необходимые поля.

В Гугл-формах есть функция, которая позволяет всё сделать автоматически.

Перейдите в раздел с тремя точками в правом углу сверху и выберите ссылку «Настройки». Установите флажок «Делать новые вопросы обязательными».

Когда вы вносите это изменение, оно влияет на все вопросы. Не только в этой форме, но и во всех созданных вами — пока вы не отключите настройку.

В разделе также можно назначить вопросу значение баллов по умолчанию. Это пригодится, когда вы преобразуете какой-нибудь опрос в викторину. Баллы по умолчанию будут добавлены к каждому вопросу в текущем и будущих тестах. Вы можете изменить количество баллов за отдельный вопрос в любой момент.

Еще можно автоматически включить в каждой форме сбор адресов электронной почты всех ответивших. Тогда не придется делать это в индивидуальных настройках каждого опросника.

5. Включите более совершенную проверку ответов

Когда вы задаете вопрос, который требует ответа в текстовом виде — например, «Текст/строка» или «Текст/абзац», то вводите правильные ответы вручную. Это может привести к некорректной обработке. К примеру, человек напишет синоним, а его засчитают как неправильный ответ. Чтобы предотвратить такие ошибки, нужно изменить параметры проверки ответа.

В меню настроек раздела с тремя точками перейдите на пункт «Проверка ответов». Выберите желаемый тип проверки ответа. Возможные настройки перечислены ниже.

Число

Если правильный ответ — число, оно может быть:

• больше чем;
• больше или равно;
• меньше чем;
• меньше или равно;
• равно или не равно;
• между или вне диапазона;
• число — то есть не может быть нечисловым символом;
• целое число.

Текст

Способы проверки такого поля следующие:

• содержит или не содержит;
• электронная почта;
• URL.

Длина

Возможны следующие варианты проверки длины поля:

• максимальное количество символов;
• минимальное количество символов.

Регулярное выражение

Функция для продвинутых создателей форм. Регулярные выражения — это текстовые строки, используемые для поиска совпадений с образцом, подсчета символов с помощью кода. Например, регулярное выражение может искать шаблон почтовых индексов, подсчитывать количество введенных слов или проверять варианты написания. Более подробную информацию можно найти в официальной инструкции Гугл-форм. Для проверки по этому параметру доступны следующие способы:

• содержит или не содержит;
• совпадает или не совпадает.

Короткие ответы и текст с абзацами позволяют проверять ответы, прежде чем респондент сможет отправить форму. Если ответ не соответствует выбранным параметрам, отображается сообщение об ошибке. При желании сообщение об ошибках по умолчанию можно заменить собственными, в том же разделе.

6. Используйте Google Forms для сбора данных

Создав Гугл-форму, вы можете собирать информацию в формате CSV, просматривать ее в Google Документах или Google Таблицах. Вы также можете вставить результаты в Google Слайды или в презентацию PowerPoint, импортировать их в базу данных и проанализировать тенденции голосования.

Гугл-формы интегрируются с популярными сторонними программными решениями, включая:

• MailChimp;
• Trello;
• Slack.

7. Экономьте время за счет встроенных инструментов

Приведем советы, которые сделают использование Гугл-форм более эффективным.

Основные функции

• Вы можете быстро перейти к Гугл-формам из любого приложения Google — Документы, Таблицы или Презентации. Просто нажмите на верхнее меню и выберите «Формы».
• После того, как вы введете нужный ответ, нажатие на кнопку Enter переместит вас на следующий вариант.
• Быстрее всего редактировать шаблон, а не начинать создавать Гугл-форму с чистого листа.
• Не используйте тип «Один из списка», если всего вопросов в форме более 5. Вместо этого рассмотрите формат раскрывающегося перечня — тогда всё уместится на экране респондента.
• Все инструменты Google имеют свою цветовую схему. Документы помечены синим, слайды — желтым, таблицы — зеленым, а формы — фиолетовым. Это поможет не запутаться, какой сервис у вас сейчас открыт во вкладке. 

Расширенные функции

• У большинства элементов — например, вопросов, есть поле для описания, но оно по умолчанию скрыто. Чтобы увидеть его, в правом нижнем углу щелкните на значок меню для этого элемента. Затем выберите «Показать» и «Описание». Даже если вы измените шрифт, поле описания не изменится. Вы также можете добавлять сюда URL-адреса.
• При настройке вопроса о времени или дате часовой пояс по умолчанию будет соответствовать часовому поясу создателя формы.
• Если вы настраиваете переходы между разделами в зависимости от того, как респондент отвечает на вопрос, потратьте некоторое время на создание схемы: кто какие разделы должен видеть. Иначе легко запутаться.
• Если у вас много форм, вы можете создать папки, чтобы организовать их на главной странице Гугл-форм. Просто нажмите на значок папки под шаблонами.
• Сервис сохраняет все ответы, записанные в режиме предварительного просмотра. Если вы ввели какие-либо данные при тестировании формы, удалите их перед отправкой. Щелкните на вкладку «Ответы», выберите меню формы и пункт «Удалить все ответы».
• Вы можете получать уведомления, когда кто-нибудь заполняет вашу форму. Перейдите на вкладку «Ответы», затем в меню формы выберите пункт «Получать уведомления по электронной почте о новых ответах…». 

Читать также

ORM: как репутация бренда влияет на продажи

Пандемия ускорила переход от офлайн- к онлайн-покупкам, и откат назад вряд ли возможен. По данным Topmarketplace, 46% россиян делают покупки только в интернете. Почти 23% …

Еще

Безопасны ли Google-формы

Google строго относится к безопасности, но всегда есть риски — как для самих создателей форм, так и для респондентов.

Риски для создателя Гугл-формы

Если вы хотите получить конфиденциальную информацию, будьте внимательны, отправляя форму людям для заполнения. По умолчанию ссылка доступна только тем, у кого она есть. Но лучше еще раз убедитесь, что вы или ваши соавторы не изменили права доступа. 

Есть дополнительные параметры для ограничения круга допущенных лиц.

• Используйте функцию проверки, чтобы ограничить круг лиц, имеющих доступ к форме — запросите их адрес электронной почты или потребуйте ввести назначенный вами пароль.
• Если ваша компания работает в Google Apps for Work, вы можете ограничить доступ к формам только для людей внутри вашей организации.
• Не слишком доверяйте параметрам по умолчанию. Выбор «Любой пользователь, у кого есть ссылка» может казаться безопасным решением, потому что форма не будет индексироваться в поисковых системах. Но как только ссылка будет опубликована, любой, у кого она есть, сможет переслать ее кому-то еще. Эти люди также могут получить доступ к форме и поделиться линком дальше.
• Проверяйте необходимость встраивания формы на сторонние ресурсы. Неважно, как у вас настроена безопасность: если вы встроите код формы на сайт, к нему сможет получить доступ любой человек, который догадается просмотреть код страницы. 

Риски для респондентов

• Безопасность предоставленных данных целиком зависит от создателя формы и установленных ограничений доступа.
• Создатели формы могут настроить ее так, чтобы респонденты могли видеть чужие ответы. Поэтому имейте это в виду при заполнении формы.
• В Google-формах есть дополнения, которые могут использовать их владельцы. И эти программы также могут иметь доступ к вашим ответам.
• Создатель формы может подключить к редактированию других людей, которые также могут видеть ответы респондентов.

Бонус: список «горячих клавиш» для Google Forms

«Горячие клавиши» идеально подходят для ускорения работы в Гугл-формах. Вот сочетания, которые могут быть полезны.

Теперь вы знаете, как сделать Гугл-форму, и понимаете, как пользоваться Гугл-таблицей для поиска ответов на вашу анкету. Свободно используйте возможности сервиса для учебы, работы и творчества.