Что такое чек-лист: ш­­­­паргалка и примеры использования

05.11.2020
14 мин

Что такое чек-лист? Начнем издалека. Любой человек постоянно жонглирует задачами и сортирует их по значимости, чтобы дела шли гладко. Однако есть проблема, с которой сталкивается каждый, — список задач бесконечен. Накапливается слишком много хаоса, чтобы его корректно организовать и расставить приоритеты. Что-то забыть — легко, а вот исправить — обычно сложнее, чем сделать все правильно с первого раза. Решение есть! Называется оно чек-лист. Это формат, предназначенный для выполнения повторяющихся действий, проверки списка требований или для упорядоченного и систематического сбора данных. Он используется для регулярных проверок деятельности или продукции, чтобы не забыть ничего важного.

Чек-лист: коротко о важном

Чек-лист предлагает подробную классификацию задач и разбивает сложный процесс на более мелкие шаги. Он содержит список дел с подробными инструкциями, в которых описывается, как должен выполняться конкретный процесс для достижения наилучших возможных результатов. Это обеспечивает нужную последовательность действий и не дает пропустить какие-то этапы.

Инструмент предназначен для:

  • описания определенных процессов и целей;
  • выполнения стандартных проверок.

Этим правилам подчиняется любой чек-лист. Образец всегда содержит действия, которые должны быть выполнены в течение определенного периода времени. Задачи в списке могут быть повторяющимися или нет.

Зачем нужны чек-листы

К сожалению, возможности человеческого мозга не безграничны. Обычно в краткосрочной памяти можно удерживать не более трех-четырех напоминаний, последовательности действий или важных дел одновременно. Если же процесс — сложный и состоит более чем из 10 шагов, высока вероятность того, что какие-то этапы будут пропущены по забывчивости.

Если сравнить мозг с компьютером, то проблема — не в недостатке места на жестком диске, а, скорее, в загрузке данных. Информация поступает слишком быстро, чтобы наша память могла все это записать. Вокруг так много новых фактов и событий, о которых нужно помнить, что мы просто не можем все удержать в голове.

Большинство людей перегружены информацией, с которой им приходится справляться за день. Балансируя между работой и личными делами, легко упустить важные моменты, если не управлять задачами осознанно. Чек-лист — полезный инструмент для повышения эффективности и производительности, помогающий решить эту проблему.

Хорошо структурированный чек-лист может избавить от умственной гимнастики, когда вы пытаетесь вспомнить, что же нужно делать. А ещё это — отличный мотиватор. Каждый раз, когда какой-либо пункт помечается как выполненный, человек испытывает чувство, что цель достигнута. Мозг при этом вырабатывает эндорфины, и это делает процесс более продуктивным.

Чек-листы полезны как в личном, так и в профессиональном плане. Нужно только знать, как максимально раскрыть их потенциал, и как следует разобраться с теорией.

Разница между чек-листом и списком де­л

Часто эти понятия — список дел, to do list, и чек-лист, checklist — употребляются как синонимы, но это не так. Оба этих инструмента помогают запоминать какие-то вещи и содержат рекомендации по выполнению задач, но на этом их сходство кончается.

Для наглядности рассмотрим to do list — примеры и примеры чек-листа. Допустим, вы хотите испечь торт и составляете список дел и чек-лист.

Для выпечки торта нужно подготовить все ингредиенты и необходимое оборудование, прежде чем начинать процесс. Это — список дел. В него может войти список ингредиентов, которые нужно приобрести, или дело вроде «помыть миксер». Список дел не способствует постоянному совершенствованию процесса, он составляется по каждому конкретному случаю.

Что такое чек-лист

В отличие от списка дел, чек-лист обычно содержит инструкции, как сделать то или иное дело, и подробные шаги, которые нужно выполнить, чтобы сделать его хорошо. В случае с тортом, чек-лист — это рецепт, которому нужно следовать, чтобы выпечка каждый раз получалась идеальной.

Список дел носит более конкретный характер и помогает сосредоточиться на том, что нужно сделать прямо сейчас. Чек-лист помогает делать что-то идеально и постоянно, выполнять задачи быстрее и эффективнее. Он гарантирует, что ни один важный шаг не будет пропущен, позволяя достигать неизменного качества и уменьшать количество ошибок.

Чек-лист предлагает упорядоченный и систематический подход к задачам, позволяя плавно переходить от одного элемента к другому. Вы можете использовать его как часть любого процесса, чтобы гарантировать достижение цели.

Что такое процесс и цели в чек-листах

Процесс — это серия шагов, которые необходимо выполнить, чтобы нужные дела делали нужные люди в нужное время. То, как что-то работает лучше всего. Процессы могут быть разовыми или повторяться периодически — бывает чек-лист на 30 дней, а также ежедневный, еженедельный или ежеквартальный.

Процесс — это ряд последовательных шагов, которые нужно предпринять для выполнения задачи.

Цель процесса — определение наилучшего способа выполнения задачи с обеспечением согласованности.

Процессы и цели важны для составления чек-листа, потому что они описывают, как все должно быть сделано. Чек-листы по управлению бизнес-процессами предотвращают ошибки и помогают людям выполнить задачу именно так, как нужно.

Чек-листы для описания процессов

Что подразумевается под чек-листами, которые применяются для описания процессов? В контексте процесса чек-лист — это целое объемное понятие, а не просто отметка каких-то пунктов в списке дел. Поэтому рассмотрим этот момент подробнее.

С помощью чек-листа, связанного с процессом или процедурой, записываются все шаги или задачи, необходимые для выполнения отдельного действия или всего процесса.

Список задач обычно не меняется, то есть вы можете использовать один и тот же чек-лист каждый раз, когда выполняете это конкретное действие или процесс. В чек-листы обычно добавляются новые элементы после того, как завершены более ранние этапы и определены дополнительные задачи.

В правильных руках и с правильной структурой чек-лист незаменим для бизнеса. Он может обеспечивать следующие бизнес-процессы:

  • Улучшение организации труда. Инструмент позволяет упорядочить действия по их важности. Чек-лист гарантирует, что в первую очередь будет выполнена самая важная работа.
  • Снижение стресса от принятия решений. Хорошо структурированный чек-лист избавляет сотрудников от необходимости помнить, что делать дальше. Когда вы весь день пытаетесь выполнить разную работу, попытки вспомнить, что еще нужно сделать, могут утомлять. Помимо уменьшения нагрузки на память, чек-листы могут мотивировать сотрудников на более творческий подход, давая им время и энергию для нестандартного мышления.
  • Повышение производительности труда. Чек-листы показывают персоналу, на чём следует сосредоточиться. С самого начала они знают, какие задачи жизненно важны, а какие могут подождать. Чек-лист сводит к минимуму потери времени и максимизирует знания. Сотрудники могут сосредоточиться только на задачах, которые необходимо выполнить, и, следовательно, не отвлекаться. Обычно чек-лист включает временные рамки для каждого элемента, и это помогает оставаться в тонусе.

Чек-лист: пример использования в процессах

Чек-лист для процессов всегда описывает деятельность, в которой важно не упустить ни единого шага, или где задачи должны выполняться в строго установленном порядке. Вот некоторые примеры:

  • Авиация. Пилоты должны заполнять чек-лист перед каждым взлетом.
  • Космос. Если вы когда-либо наблюдали за запуском ракеты, то слышали, как диспетчеры проходят специальный чек-лист, который гарантирует, что каждая часть управления полетом готова.
  • Отдел кадров. Процессы адаптации новых сотрудников.
  • Виртуальный помощник. Предоставление сотруднику точного набора шагов, которые необходимо выполнить для выполнения поставленных задач.
  • Медицина. Книга под названием «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям» известного хирурга Атула Гаванде повысила безопасность и уменьшила количество человеческих ошибок в медицине. Автор доказал, что введение чек-листов может помочь хирургу пройти ключевые этапы любой сложной процедуры. После того, как ВОЗ создал контрольный чек-лист по безопасности хирургических операций на основе исследований Гаванде, во многих больницах по всему миру внедрены подобные чек-листы.

Чек-листы для проверки

Помимо описания процессов, чек-листы обычно используются для выполнения различных поверок и проверок, а также для того, чтобы сотрудник ничего не упустил из повседневной рутины. Как правило, это следующие типы задач:

  • Проведение стандартных проверок и запись тех точек, которые были проверены, — например, противопожарная безопасность.
  • Проверка правильности выполнения стандартов или процедур — например, соответствие продукции ГОСТ.
  • Получение информации для анализа случаев возникновения нарушений и несоответствий — например, для проверки причины неисправностей.
  • Проверка технических характеристик продукта — например, ОТК при приемке.
  • Сбор данных для дальнейшего анализа — например, анализ повседневных обязанностей сотрудника.

Преимущество использования чек-листов для проверок заключается в том, что они позволяют систематизировать повторяющиеся действия и элементы действий, которые нужно выполнять. Позже их можно использовать в качестве стандарта для задач, которые выполняются каждый день.

Например, разные чек-листы можно использовать на производственном предприятии для контроля компонентов продукта, дефектов, инцидентов и задержек на производственной линии. Таким образом, продукт будет проверяться с разных сторон и в каждой точке. Данные могут храниться, передавая информацию о том, какие продукты проверялись каждый день, и о результатах проверок.

Типы чек-листов

Вне зависимости от того, нацелен инструмент на проверку или на процесс, существует два типа чек-листов:

  • Прочитай и сделай, Read-Do: вы читаете инструкцию для каждого шага, а затем выполняете их по порядку, отмечая сделанное по ходу выполнения.
  • Сделай и подтверди, Do-Confirm: вы выполняете несколько последовательных шагов по памяти, пока не достигнете определенной точки — паузы. В это время вы просматриваете чек-лист и подтверждаете, что каждый шаг был завершен.

10 преимуществ чек-листов

Любой тип чек-листа можно использовать для построения процессов или проверок. Мы подобрали 10 основных преимуществ использования этого простого инструмента, который обеспечит четкое выполнение задач.

Что такое чек-лист, преимущества
  1. Организация.
    Чек-листы обеспечивают прямое выполнение основных задач и помогают людям стать более организованными, гарантируя, что ни одного этапа в процессе не пропущено. Даже если шаг очень простой, о нём всё равно можно забыть. Чек-лист позволяет избежать отвлекающих факторов, заставляя выполнять только те задачи, которые в нем указаны. Он помогает быстро и эффективно управлять различными элементами и планировать свои действия.
  2. Мотивация.
    Чек-листы мотивируют действовать и выполнять задачи. Поскольку успешное выполнение чек-листа дает чувство удовлетворения, это становится хорошей привычкой — человек добивается большего благодаря положительным результатам.
  3. Продуктивность.
    Имея чек-лист, вы можете выполнять повторяющиеся задачи быстрее, эффективнее и с меньшим количеством ошибок. Это дает больше времени в течение дня и гарантирует меньше авралов вроде «пятилетку за три дня». Вы работаете более продуктивно и делаете больше каждый день.
  4. Креативность.
    Чек-листы позволяют справляться с повторяющимися задачами и использовать больше возможностей мозга для творческой деятельности. Поскольку чек-лист означает меньше стресса и авралов, у вас не только будет больше времени для творчества, у вас будет возможность мыслить более ясно.
  5. Делегирование полномочий.
    Разбивая задачи на конкретные шаги, чек-листы дают больше уверенности при делегировании каких-то действий. Когда мы чувствуем уверенность в том, что задачи будут выполняться правильно, мы делегируем больше и становимся значительно более продуктивными. К тому же, чек-листы предотвращают проявление инициативы со стороны исполнителей — то есть вмешательства в процесс тех людей, которые, по их мнению, знают всё лучше, чем разработчики.
  6. Экономия времени.
    Простое и упорядоченное описание нужных шагов упрощает их выполнение и приводит к сокращению количества ошибок. Это помогает избежать бесполезной траты времени на устранение проблем и на определение того, что делать дальше. Чек-лист сам подсказывает, что делать дальше.
  7. Предотвращение фатальных ошибок.
    Чек-листы могут буквально спасать жизни. Когда авиакорпус армии США представил бомбардировщик B-17 во время Второй мировой войны, опытный летчик разбил самолет во время второго демонстрационного полета. После этой трагедии армия потребовала, чтобы пилоты использовали специальный чек-лист перед взлетом. Тот же тип используется сегодня и помогает избежать сбоев.
    Чек-листы также снижают смертность в больницах. Когда они были внедрены для хирургов, смертность снизилась на 47% за счет предотвращения случаев внебольничной инфекции. Выполнение чек-листа врачом также должна была подтвердить медсестра — это обеспечило полный контроль.
  8. Совершенствование бизнес-процессов.
    Чек-листы обеспечивают дисциплину и последовательность. В зависимости от типа бизнеса, многое может зависеть от правильного завершения процесса. Использование чек-листов может помочь, когда что-то пойдет не так, как подтверждение того, был ли завершен конкретный шаг. Это позволяет, например, повышать лояльность клиентов и выстраивать долгосрочные отношения. Гарантия лучшего обслуживания, которая обеспечивается стандартизованной процедурой чек-листа, — это то, что увеличивает ценность бренда. Использование чек-листов также гарантирует, что никто ничего не забудет. Если менеджеры компании делают что-то снова и снова, и вы хотите, чтобы они делали это правильно, — используйте чек-лист.
  9. Получение отчётности.
    Чек-листы могут использоваться для получения данных, построения графиков, гистограмм или диаграмм. Это может понадобиться для управления развитием какой-то функции или деятельности, или для отчётов о состоянии дел. Использование чек-листов также поможет создать цифровой архив данных вместо бумажных гор размером с Эверест.
  10. Геймификация бизнеса.
    Есть что-то иррациональное в том, что людям нравится отмечать пункты из списка как сделанные. Но это так — исследования показали, что использование чек-листов повышает вероятность 100% выполнения задач. Это хорошо согласуется с новыми теориями геймификации бизнеса.

Как создать чек-лист правильно

Теперь, когда мы понимаем, для чего нужен чек-лист и какие у него преимущества, можно перейти к основным моментам его создания. Не каждый подробный список приведет к желаемым результатам. Поэтому стоит знать, чем отличается правильный чек-лист:

  • Простота. Составьте краткий чек-лист, чтобы любой, кто его использует, мог легко пройти все необходимые шаги. Помимо языка, на котором составлен чек-лист, также имеет значение количество элементов в списке. Не добавляйте слишком много вещей, которые могут испугать пользователей.
  • Структура. Если в вашем чек-листе есть разные виды занятий, разбейте их на категории. Разделение задач на разделы упрощает навигацию.
  • Гибкость. Хороший чек-лист должен быть гибким — оставлять место для корректировок. Со временем может потребоваться уточнить список, и инструмент должен позволить это без каких-либо проблем.

Важно, чтобы чек-листы были чётко написаны и включали всю информацию, которая может понадобиться при выполнении задач. Вот список вещей, которые должен включать типовой чек-лист:

  • Единицы, которые необходимо контролировать, измерять или проверять.
  • Критерии соответствия и потенциальные несоответствия — что правильно, а что нет.
  • Как часто нужно проверять: периодичность проверки.
  • Кто должен выполнять задания или проверки.
  • Процедуры, спецификации и правила, применяемые в проверяемых действиях.

Также нужно выделить место для заметок и обмена информацией, чтобы сотрудник мог вписать туда любое наблюдение и получить обратную связь о возможных причинах, вызвавших трудности.

Готовые чек-листы: программы и сервисы

Раньше чек-лист представлял собой листки бумаги со списком вопросов или действий с полями, которые можно было отметить галочкой после выполнения задачи.

Сегодня для этого используется текстовый редактор, а также электронные таблицы в Excel или OpenOffice. Такое решение оправдано, если вы хотите просто распечатать созданный чек-лист и планируете сделать это однократно. Для более сложных задач бумажные варианты не годятся, даже если речь идет о ваших личных чек-листах.

В таких случаях рекомендуем использовать специальные приложения вроде Google Календарь ,ToDo от Microsoft или аналогичные программы для управления задачами на своем ноутбуке или смартфоне. Это работает как цифровая альтернатива простым текстовым чек-листам.

Программное обеспечение для создания чек-листов имеет существенно больше функций, включая автоматизацию, напоминания и распределение обязанностей по каждой задаче. Поговорим о его возможностях подробнее.

Программные инструменты для создания чек-листов

Цифровые решения не просто записывают нужные шаги, но и расставляют приоритеты для повседневных задач, оптимизируют операции. Вместо груды документов и рядов папок всё необходимое для эффективного ведения бизнеса находится прямо под рукой.

Повседневные операции являются ключевым аспектом ведения любого бизнеса. Чек-листы и отчёты используются для уменьшения количества проблем в повседневной деятельности, автоматизации потока информации, для сокращения времени отклика и улучшения контроля. К тому же, единая платформа позволяет легко стандартизировать бизнес, контролировать выполнение задач и даже повышать эффективность.

Это лишь некоторые из преимуществ, которые предлагает программное обеспечение для создания чек-листов.

Что еще позволяют делать такого рода программы?

  • Собирать актуальную информацию и создавать список дел на ее основе.
  • Отображать задачи или проект в режиме реального времени.
  • Отправлять напоминания о задачах.
  • Обеспечивать командное взаимодействие.
  • Просматривать и отслеживать ежедневные задачи.
  • Добавлять фотографии, видео, электронную подпись, а также GPS-метки для дополнительной информации.
  • Отслеживать ход выполнения задач и проектов.

Для создания чек-листов существует бесчисленное множество приложений — на любой вкус. Поэтому, прежде чем принимать окончательное решение, определитесь с теми задачами, которые вы планируете решать с помощью такого ПО. Задайте себе следующие вопросы:

  • Достаточно ли простого чек-листа или нужно добавлять проекты с подзадачами?
  • Нужна ли командная работа над чек-листом или хватит возможности поделиться им с коллегами?
  • Как сделать и можно ли сделать задачи повторяющимися, чтобы ничего не пропустить?
  • Могут ли сотрудники получать push-уведомления в качестве напоминаний?
  • Нужно ли в функциях что-то большее, чем просто перечислить пункты чек-листа — например, заполнение и отправка форм и отчетов, особенно если вы в пути?
  • Как создать онлайн разные формы чек-листа для заполнения, насколько это сложно?
  • В каких системах нужно использовать интерактивный чек-лист — Android, iOS, MacOS, настольный компьютер и так далее?
  • Как выглядит решение по созданию чек-листа, легко ли его реализовать и использовать, подходит ли оно всем вашим сотрудникам?
  • Сколько потребуется тренировок, чтобы начать использовать ПО полноценно?
  • Доступно ли решение по цене?

9 лучших онлайн-приложений для создания чек-листов

Мы взяли на вооружение все эти вопросы и провели собственное исследование, чтобы представить 9 самых популярных и функциональных онлайн-приложений для создания чек-листов. В нашем списке они выстроены по объёму функционала — от большего к меньшему. Есть как бесплатные чек-листы, так и платные решения.

Вы можете подобрать инструмент, который соответствует вашим потребностям, из нашего обзора.

Connecteam

Цена: от 29$ в месяц, есть бесплатный план с ограничениями.

Из всех онлайн-приложений для чек-листов в этом списке Connecteam — единственное мобильное решение для малого бизнеса. Пользователи могут заполнять чек-листы, формы и отчеты, которые были разработаны специально для сотрудников, работающих дистанционно. Это означает простоту использования и полную совместимость с любыми мобильными устройствами.

Преимущества

  • Богатый набор функций. Интуитивно понятный и простой редактор позволяет создать любую форму за считанные минуты путем простого перетаскивания нужных элементов. С помощью расширенных возможностей можно вести даже сбор «полевой» информации — захват изображений, отметка местоположения, подробные раскрывающиеся списки, голосовые записи, вложенные файлы, подписи и многое другое.
  • Доступен в любое время и из любого места. Сотрудники всегда имеют доступ ко всем необходимым формам, даже когда они в пути.
  • Уведомления в режиме реального времени — они приходят о каждой записи, сделанной любым из сотрудников.
  • Можно загружать и отправлять автоматические отчеты в Excel, получать копии в формате PDF для каждого шага, мониторить ситуацию в режиме реального времени.
  • Расширенные мобильные возможности позволяют просматривать записи на ходу, отвечать и участвовать в заранее определенных последующих действиях в режиме реального времени.
  • Встроенные коммуникационные возможности, такие, как чат в приложении, push-уведомления и обновления, позволяют быстро проверять и реагировать на любые изменения.

Zenkit To Do

Цена: есть бесплатный тариф, стоимость платных начинается от 4 евро в месяц за каждого пользователя.

С Zenkit можно работать над своими повседневными задачами в приложении Zenkit To Do. Все данные собираются в одном месте, от чек-листов для работы с клиентами до задач, ошибок и необходимых документов.

Преимущества

  • Имеет функцию умных списков, которым могут присваиваться степень важности или время выполнения — например, на неделю.
  • Задачами из созданного чек-листа можно поделиться с сотрудниками и отслеживать, что выполнено и когда.
  • Умеет выдавать напоминания о сроках, что позволяет не упустить ничего важного.
  • Можно записывать повторяющиеся задачи.
  • Работает как онлайн, так и в автономном режиме.
  • Zenkit может интегрироваться с более чем 1000 приложениями, такими как Asana, Clockify, EverNote, Gmail, Slack и другими.

Any.do

Цена: от 2,99$ в месяц.

Приложение Any.Do предлагает две основные функции: чек-листы и календарь для ежедневника. Каждая функция позволяет создавать чек-листы по расписанию или местоположению, а также делиться задачами.

  • Any.do с можно синхронизировать Google Календарем или iCloud, чтобы все данные хранились в одном месте.
  • Чек-листы легко персонализировать — настроить тему и просмотр списка пунктов для чек-листа любым удобным способом.
  • Расширенные возможности позволяют отслеживать процент заполнения чек-листов, настраивать автоматические напоминания для пользователей, следить за людьми, которые еще не заполнили свои формы, и многое другое.

Evernote Business

Цена: от 360 рублей за пользователя в месяц.

Evernote Business — это инструмент для бизнеса, имеющий множество применений. Обычно его используют для облачного хранилища медиафайлов, но у ПО есть возможности для создания заметок и онлайн-чек-листов. 

  • Можно добавлять изображения, видео и другие вложения в свой чек-лист.
  • Программа позволяет синхронизировать задачи с сотрудниками, чтобы согласовывать их на каждом этапе, работает как автономно, так и онлайн.
  • Созданными пунктами чек-листа можно делиться или закреплять важные заметки, чтобы ничего не пропустить.
  • В каждую учетную запись Evernote Business ежемесячно добавляется 20 ГБ дискового пространства для совместного использования, а также дополнительно 2 ГБ на каждого пользователя в этой учетной записи.

Google Keep

Цена: бесплатно.

С Google можно многое сделать, в том числе и ежедневный онлайн-чек-лист.

Преимущества

  • Можно создать простой чек-лист и поделиться им с коллегами, друзьями и семьей.
  • Легко добавлять заметки, списки, фотографии и голосовые записи по каждому пункту.
  • Все задачи могут быть объединены по определенному цвету, который им назначен.
  • Можно создавать уникальные метки-теги, относящиеся к нужной теме.
  • Есть напоминания на основе местоположения и времени выполнения задачи.
  • Позволяет получать доступ к инструменту со смартфона, планшета или компьютера.

WorkFlowy

Цена: бесплатно до 100 чек-листов в месяц. План Pro стоит 50$ в год и включает неограниченное количество чек-листов и элементов.

WorkFlowy — простой онлайн-планировщик для создания чек-листов. Он создан для компаний, малых предпринимателей и частных лиц, чтобы они могли работать более продуктивно.

  • Можно составлять различные чек-листы, делать заметки по ходу выполнения задач.
  • Созданными чек-листами можно делиться, сотрудничать с командой и вписывать обозначенные задачи в свое и чужое расписание.
  • Все элементы доступны для поиска, поэтому использование WorkFlowy позволяет сэкономить время и легко создавать шаблон любого чек-листа на основе имеющихся.
  • Можно поделиться не только чек-листом, но и общими ссылками.
  • Встроенный текстовый редактор позволяет легко дополнить любую задачу необходимыми заметками.
  • Есть настольная версия, а также версии для MacOs и Android, с возможностью синхронизации.

#365done

Цена: бесплатно. 

Этот конструктор чек-листов и списков позволяет создавать простые чек-листы на основе 11 имеющихся шаблонов — от расписания на неделю до трекера на 4 полезных привычки.

  • Имеет шаблоны чек-листов на месяц, 100 и 365 дней.
  • Простой визуальный виджет-редактор позволяет легко менять шаблон чек-листа под нужный функционал.
  • 11 типовых шаблонов помогают упорядочить практически все области личной деятельности.
  • Может использоваться для простых задач в работе.

Remember The Milk

Цена: бесплатная базовая версия. План Pro стоит 39,99$ в год.

Программа была разработана в 2004 году и успешно используется до сих пор. Это простое и эффективное приложение позволяет легко создавать базовые чек-листы, которые также можно синхронизировать на разных устройствах.

Преимущества

  • С помощью приложения можно установить важные дедлайны, напоминания и расставить приоритеты для всех задач из чек-листа.
  • Позволяет хранить документы, таблицы, файлы и фотографии вместе с соответствующими задачами из чек-листа после подключения программы к своей учетной записи Dropbox или Google Диск.
  • Milk также может подключаться к устройствам Siri, IFTTT, Apple Watch и Alexa.

JotForm

Цена: бесплатная базовая версия. Платные опции — от 24$ в месяц.

JotForm — это онлайн-конструктор и планировщик, который позволяет создавать любые онлайн-формы и собирать данные.

  • Имеет интуитивно понятный пользовательский интерфейс с возможностью перетаскивания элементов.
  • Позволяет создавать любые формы и чек-листы, в том числе заполняемые в формате PDF.
  • После публикации созданного чек-листа его можно интегрировать на свой сайт.
  • Может настраиваться так, чтобы присылать напоминания и получать ответы по электронной почте.

Как создать чек-лист: 9 полезных советов

Чек-листы предлагают способ обеспечить выполнение задач определенным образом. Но перечислить все шаги мало, важно их правильно описать. Мы подобрали 9 полезных советов по составлению эффективного чек-листа, чтобы вы не упустили какие-то важные этапы в процессе.

  1. Начните внедрять чек-листы в тех областях вашего бизнеса, где возникли проблемы с упорядочиванием процессов, которые вы регулярно выполняете. Например, проблемы с логистикой — точно повод создать стандартизированный список необходимых шагов.
  2. Убедитесь, что чек-лист сфокусирован на самых важных вещах, которые необходимо сделать, чтобы задача была успешной. Не пытайтесь описать процесс посекундно.
  3. Будьте проще — используйте короткие, точные и легкие для понимания описания задач.
  4. Будьте короче — по возможности, ограничьте чек-лист одной страницей.
  5. Сделайте чек-лист простым в использовании — установите флажок или оставьте место, чтобы помечать элементы как завершенные.
  6. Разумно используйте паузы при выполнении пунктов. Если в чек-листе предусмотрены паузы, между ними должно быть не более 10 шагов, а желательно — от 5 до 7.
  7. Каждый пункт в чек-листе не должен быть предметом обсуждения и размышления. Он должен быть единственным объектом внимания и содержать только возможные ответы: «Да, выполнено» или «Нет, не выполнено». При этом ответ типа: «Нет, не выполнено» не должен позволять продвигаться дальше по чек-листу, пока вы не отметите этот пункт как сделанный.
    Именно по этому принципу работают чек-листы, используемые пилотами. Они проходят весь список последовательно, отмечая, что каждый элемент готов к работе, прежде чем продолжить проверку дальше. Как пассажир, вы точно не хотите, чтобы самолет взлетел, если в чек-листе каждый пункт не отмечен как «Да, выполнено». Представьте, как вы бы себя чувствовали, если бы пилот отметил пункт про закрылки как «Возможно, работают неплохо, но перегорел датчик» или написал про двигатель: «Не смог проверить этот пункт, но гудит как обычно»!
  8. Проверьте созданный чек-лист. Убедитесь, что он дает нужные результаты. Очень вероятно, что в первый раз вы пропустите какие-то важные шаги. Если возможно, попросите кого-нибудь использовать чек-лист «от и до» и подтвердить, что его можно успешно использовать для выполнения задания.
  9. Регулярно просматривайте чек-лист — старайтесь редактировать и упрощать связанные с ним задачи.
Блог